订单

序章·销售流程

1. 原始订单下载

1.1 下载流程

  1. 选择需要下载订单的店铺。
  2. 选择下载方式,支持按单号下载和按更新时间批量下载。(amazon只能间隔两个小时下载订单;shopee平台15天一个区间)
  3. 点击下载后系统开始下载订单,可在页面右侧查看下载的进度及报错信息。

1.2 图例

图一:原始订单下载

2. 原始订单管理

2.1 操作流程

  1. 若您开启了自动抓单配置,并且没有关闭当前店铺的自动抓单功能,则当有买家在平台下单购买商品时,系统会自动(每30分钟一次)抓取平台的原始订单信息,所有获取到的原始订单数据,均可以在原始订单页面进行查看。
  2. 您需对原始订单执行 递交 操作,以便生成可供您在系统内编辑的 系统订单 ,您对系统订单的编辑不会影响平台的原始订单,正常情况下系统会 自动执行递交 ,您也可以关闭自动递交功能手动处理。

2.2 注意事项

  1. 由于平台对订单下载的接口有次数限制,系统默认每30分钟自动下载一次平台订单,若您发现某个需要紧急处理的订单尚未出现,可以手动下载订单并执行递交,给您带来的不变敬请谅解。
  2. 下载订单时,请注意选中店铺的授权状态,授权失败的店铺无法下载订单,系统会定期检测店铺授权的状态并会将结果通知给您,为保证该功能的正常使用,请及时处理。

2.3 图例

图一:原始订单递交

自动递交步骤:设置-系统设置-基本设置-同步设置-启用订单自动递交。

3. 订单审核

3.1 操作流程

  1. 在订单审核页面,您可以对订单进行编辑,可以修改发货仓库、发货物流、收件地址、添加备注、删除商品、更换商品、添加赠品、修改申报信息、手动申报等。
  2. 在订单审核页面,您可以对订单执行 合并拆分 操作,系统会根据订单信息帮您快速筛选出可以合并、可以拆分的订单。
  3. 若订单递交过程中未能成功选出发货的仓库和物流,则需您手动为订单选择发货仓库、发货物流后,方可完成订单审核工作。
  4. 订单审核成功后,系统会自动生成用于仓库发货的 出库单 ,您可以在出库单管理页面找到并查看出库单信息。
  5. 其他操作:
    • 清除驳回:被驳回的订单需要清除驳回状态后,才能审核通过;
    • 清除异常:当订单处于异常状态时,需要清除异常状态后才能进行其他操作;
    • 取消订单:支持取消 待审核 状态的订单,取消之后订单状态变为 已取消 ,已取消的订单可以在订单管理界面进行恢复;
    • 导入订单:支持通过模板对待审核订单进行批量导入;
    • 管理标记:客户可以根据自己的需求,对不同种类的订单进行不同颜色的标注,更加便于客户通过标记筛选查看订单;
    • 修改标记:选中相应的订单,进行标记的修改或清除。

3.2 注意事项

  1. 系统对订单合并条件的校验非常严格,当订单的平台信息、买家账号、收件人信息完全一致并且平台支持订单合并发货的情况下,才能在系统内对订单进行合并发货的操作。
  2. 为订单选择好发货仓库和物流,执行审核操作,审核通过后系统会 自动创建出库单 ,自动占用发货仓库库存,并通过接口获取物流面单信息。
  3. 编辑订单时,若用户通过手动申报的方式填写申报信息,在获取速卖通线上无忧物流和Wish Post物流单号时,系统会自动根据用户手动填写的申报信息进行分摊,以便于正常获取以上两类物流单号。
  4. 系统订单审核时,如果订单选择发货的物流公司要求填写申报信息,而订单申报信息缺失的,无法通过审核。
  5. 审核时,因申报信息缺失而被拦截的订单,可以在订单审核页面通过“申报信息缺失”功能筛选出来。

3.3 无效货品

1)平台原始订单递交时,如果发现原始订单中有未完成匹配的商品,会记录为“无效货品”;

2)打开订单审核中的无效货品页面,手动指定匹配关系(可匹配系统单品、系统组合装);

3)匹配完成后关闭页面,系统会自动处理受影响的订单。

3.4 子订单部分退款

1)当从平台下载订单,发现子订单部分退款。原始订单自动递交,系统自动拆分为两单,一单为已退款商品(此时订单为已取消,无需发货),另一单为未退款商品(此订单为待审核,可以正常审核发货)。

2)当从平台下载订单,订单未发生退款,但在后期处理发货的过程中,订单更新为部分退款。

  • 如果订单未审核,此时系统会对订单进行异常标记,异常订单无法通过审核,用户需要清除异常并将退款部分商品拆分出来取消发货,另一部分未退款的商品正常审核发货即可。
  • 如果订单已审核,此时系统会拦截出库,同时对订单进行异常标记,用户需要将之前的出库单驳回关闭,然后清除订单异常标记并将退款部分商品拆分出来取消发货,另一部分未退款的商品正常审核发货即可。

3.5 新增子单处理

1)添加商品时,系统订单未递交。此种情况下,系统会更新订单信息,递交时仅会生成一个订单,订单中包含之前的商品和新添加的商品,您可以正常处理发货。

2)添加商品时,系统订单已递交,但未审核。此种情况下,新添加的商品会生成一个新的订单,系统会提醒您新订单与之前存在的订单存在“同名未合并”关系(即两个订单的买家相同,可以合并发货),此时您可以筛选并合并两个相关订单,然后正常审核发货。

3)添加商品时,系统订单已递交、审核完成,正等待发货。此种情况下,新添加的商品会生成一个新的待审核订单,同时系统会拦截原有订单发货,您需要根据实际情况判断两个订单是需要合并一起发货,还是要拆分发货。

3.6 图例

图一:订单审核

图二:编辑订单

图三:无效货品

4. 原始退换单

4.1 功能说明

shopee、lazada平台有一部分订单,售中退款时会直接关闭平台订单,并且不会生成对应的平台退换单。为了保证财务数据的准确性,针对此类异常单据,系统会自动生成原始退换单。并支持进行后续处理。系统自动下载平台的原始退换单抓取包括售中和售后的订单,您可以对订单接受退款递交,或者接受退款发现货品无损失发起争议不接受退款递交到退换管理界面选择换货出库或者退货入库。

4.2 操作流程

1)前往原始退换单页面查看,选中单据点击递交,生成系统退换单(编辑中状态);

2)编辑系统退换单,支持变更退回物流公司与物流单号(生成时,系统默认为订单发出时填写的物流公司及单号);

3)支持选择退换原因、添加备注信息;

4)递交并审核系统退换单,等待退货入库。

5)原始退换单界面订单接受退款,递交订单到退换管理界面退货入库;

6)原始退换单也支持接受退款,发现货品无问题,向卖家发起争议,递交,拒绝退货,换货出库。

4.3 其他情况

1)目前发现shopee、lazada平台有一部分订单,售中退款时会直接关闭平台订单,并且不会生成对应的平台退换单。为了保证财务数据的准确性,针对成功发货的订单,如果突然变更为“取消”或“关闭”状态,系统会自动生成售中原始退换单,并支持进行后续处理。

2)关于“未知”的退换类型,目前从shopee接口下载退换单时,无法区分是“仅退款”还是“退款退货”类型的单据,所以单据下载后,系统会设置退换类型为“未知”,需要用户递交编辑时,根据实际业务选择是“仅退款”还是“退款退货”。

3)目前从shopee接口中下载的退换单,仅包含实际退款总金额,系统无法区分实际退款的货款和邮费分别是多少,需要用户递交编辑的时候根据实际退款业务进行填写,请您正确填写货款和邮费的金额,保证系统对账和统计数据的准确性。

4.4 页面预览

图一:递交原始退换单

5. 退换管理

5.1 退货流程

  1. 首先,您需要确定为哪个订单创建退换单,您可点击“引用订单”选择为订单及需要退换的商品。
  2. 其次,您需要选择退换类型以及商品退回的仓库。
  3. 然后,确定每一种商品退换的数量及退换金额。
  4. 最后,核对信息无误,递交退换单至 待审核 状态,或保存退换单为 编辑中 状态。
  5. 其他操作:
    • 取消 — 恢复。您可以取消那些无需继续处理的退换单(状态为 编辑中/待审核 ),已取消的退换单可以通过恢复功能恢复到 编辑中 状态。
    • 审核 — 返回编辑。您可以操作 待审核 状态的退换单使其通过审核,也可选择将其返回到 编辑中 状态。
    • 驳回审核。已审核的退换单可执行入库操作,若您希望将退换单驳回到 待审核 的状态,请确保尚未对退换单执行过入库操作。
    • 明细导出。支持批量导出退换单明细,输入搜索条件,筛选出符合条件的数据,然后点击导出,支持导出CSV和Excel两种格式
    • 停止等待。对于部分入库的单据进行操作,停止等待后系统会开始结算流程

5.2 换货流程

  1. 首先,您需要确定为哪个订单创建退换单,您可点击“引用订单”选择为订单及需要退回的商品,也可以通过扫描物流单号,快速识别关联的订单。
  2. 其次,您需要选择退换类型以及商品退回的仓库。
  3. 然后,确定每一种商品的退回数量、退回金额、换出数量、换出金额。
  4. 最后,核对信息无误,递交退换单至 待审核 状态,或保存退换单为 编辑中 状态。
  5. 其他操作:
    • 取消 — 恢复。您可以取消那些无需继续处理的退换单(状态为 编辑中/待审核 ),已取消的退换单可以通过恢复功能恢复到 编辑中 状态。
    • 审核 — 返回编辑。您可以操作 待审核 状态的退换单使其通过审核,也可选择将其返回到 编辑中 状态。
    • 驳回审核。已审核的退换单可执行入库操作,若您希望将退换单驳回到 待审核 的状态,请确保尚未对退换单执行过入库操作。
    • 明细导出。支持批量导出退换单明细,输入搜索条件,筛选出符合条件的数据,然后点击导出,支持导出CSV和Excel两种格式
    • 停止等待。对于部分入库的单据进行操作,停止等待后系统会开始结算流程

5.3 图例

图一:创建退换单

图二:编辑订单

图三:递交(保存)退换单

5.4 退换单停止等待

1.作用:当发生意外情况,比如退货途中部分货品损坏或者部分货品丢失(或者其他原因),只收到了部分退货商品时,可以将收到货品入库后,将退货单停止等待,终止入库。

2.停止等待条件:当退货单部分入库,且不存在未入库的退货入库单时,允许将退货单停止等待,停止等待后此退货单终止入库。

6. 物流同步

6.1 操作流程

  1. 正常情况下,系统会自动将已发货订单的物流信息同步到平台上。
  2. 同步失败的订单可以重新同步。
  3. 可手动设置同步状态为“成功”或取消同步。
  4. 更改物流后,需要重新同步物流。

6.2 图例

图一:物流同步

7. 订单管理

7.1 操作流程

  1. 浏览订单。您可以在订单管理页面查找系统内的全部订单。
  2. 手动建单。针对商品补发或线下销售等没有原始订单的情况,您可以选择 手动创建系统订单 ,打开订单管理页面,点击“新建”,在弹窗中录入订单信息后点击完成。
  3. 一键重发。针对丢失或被扣押的包裹,可以快速创建重发订单,补发后自动更新物流信息到平台(仅限于亚马逊、速卖通等支持更新物流信息的平台),只能对“已发货”状态的订单使用一件重发功能。
  4. 自流转。亚马逊FBA、LazadaFBL等由平台负责发货配送的订单(系统称之为自流转订单),系统会自动抓取自流转订单,记录出库情况,扣减系统库存和成本计算统计。
  5. 批量重发。支持批量选中已经发货完成的订单,然后快速创建出一批重发订单,重发订单的收件人、商品信息、申报信息和发货仓库等,跟原订单相同

7.2 图例

图一:订单管理

图二:手动建单

图三:一键重发

8订单明细

1、 进入订单管理页面,按照时间范围搜索订单

  • 点击全部
  • 点击今天
  • 点击最近7天
  • 点击最近30天
  • 点击最近90天
  • 点击最近180天

2、 明细导出:进入订单管理页面,筛出部分订单明细,点击导出,然后选择导出格式