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旺店通账款说明

一、功能大概

位置:菜单栏[账款管理]

旺店通账款当前支持应收应付款管理、收支管理、物流邮资和货到付款结算管理、客户预存款管理、账款数据的统计汇总分析。

二、名词解释

  • 应收应付账款:欠别人钱或者别人欠自己钱的账款记录,对应收应付账款可以执行付款操作和收款操作。
  • 收支账款:对应收应付单进行收款或者付款操作后,会生成一个收支单,记录当时收款或者付款的那个动作。
  • 预存款: 预收款或者预付款,可以和应收应付进行冲销操作
  • 客户类型: 系统内账款模块的客户类型支持5类 供货商、消费客户、物流、内部员工、其它单位,在其它单位中可以设置不属于上述四类的客户。
  • 关联业务: 产生该笔账款信息的业务明细

三、账款内部流程介绍

应收应付有待结算、已结算、已取消、已核销四种状态,待结算指的是比如一个应收单总额为100,初始为待结算状态,然后某一次已经收到了60,还剩下40未收,则仍为待结算状态,然后又收到40,则为已结算状态。所有的待结算的在待结算账款内显示,已结算、已取消、已核销的在已结算应收应付界面显示。

收支单也有待审核、已审核、已取消、已核销四种状态,每次收入和支出必定对应了一个收支账户,收支账户可以在设置-其它目录设置-收支账户中进行添加修改,收支账户有一个选项为审核后生效,当勾选上该项时,则该账户下所有的收入和支出只有在账款管理-收支管理-收支审核界面审核通过后,才会更改对应账户的余额。审核通过的所有收入和支出在账户资金明细界面进行显示。

四、应收应付操作说明

可以对应收应付进行的操作包括:收款付款操作、往来对冲操作、核销、取消、设置账期等操作。

  • 收款付款操作:对待结算账款可以执行该操作,执行该操作后,会生成一个收支单,可以在收支审核或者账户资金明细界面查看该收入或者支出,如果收款或者付款操作后,该应收应付单已结算金额等于应收应付单总金额,那么该应收应付单自动转变为已结算状态
  • 往来对冲操作:对同一个客户,既存在待结算应收,又存在待结算应付,那么可以在账款管理-应收应付-往来对冲界面进行冲销操作,冲销时需保证要冲销的应收的总额等于要冲销的应付总额。
  • 核销操作:可以对待结算或者已结算应收应付单进行该操作,分三种情况:
    • 1)应收应付单没进行过结算,比如100的应收,没进行结算,那么核销时,直接将该应收应付单标更改为已取消状态
    • 2)应收应付单部分结算或者已完成结算,比如100的应收,已经收到80,即对应了一个80的收入,此时进行核销操作会将80的收入做一个冲销生成一个80的支出,同时修改该应收应付单的已结算金额为0,状态为已核销状态
    • 3)应收应付中包含预收冲应收或者预付冲应付的,会将对应的预收或者预付核销掉,将预收或者预付的余额增加上去,然后修改该应收应付单的已结算金额为0,状态为已核销状态
  • 取消操作:在待结算账款界面,右键有取消该应收应付单操作,该操作将应收应付单直接修改为已完成状态,如果该应收应付单已经部分结算了,则该操作不会将已结算部分核销掉。
  • 设置账期:对于待结算的应收应付可以设置账期,设置后,如果到了该期限,在待结算账款界面会突出显示该类型账款。

五、收支操作说明

  • 收支审核操作:对于收支的账户设置了收支需审核的账款,在账款管理-收支管理-收支审核界面可以进行收支审核操作,审核后,才会计入收入或者支出。
  • 核销操作:对于已审核的账款执行该操作,会生成一个反单,即如果是100的收入,核销后会生成一个100的支出,同时如果改收入是通过收应收款或者付应付款操作得来的,那么对于的应收应付单也会做相应的改动,修改应收应付单的已结算金额。
  • 取消操作:在收支审核界面可以对未审核的收支进行取消操作,取消会直接将收支更改为已取消状态

六、预收款和预付款的处理

预收款和预付款可以在账款管理-收款管理-收预收款或者账款管理-付款管理-付预付款进行预收款的初始化操作,以及续费操作。当前支持对账款内5类客户进行预存款操作,供货商、消费客户、物流、内部员工、其他单位。在该5类的明细界面,可以显示每个客户的余额。

执行收预收款/付预付款操作,系统会生成一个对应的收入和支出,在收支管理中可以查看,同时在收支管理-预收/预付查询界面可以查看该笔记录,以及当时的客户的余额和历史充值记录。

收支管理-预收/预付明细界面列出了所有的客户预存款使用的记录,以及当时使用时的余额信息。

七、系统内账款流程处理

系统内会产生账款信息的模块大致包括货品加工、采购-到货单结算、采购-退货结算、订单模块、库存-盘点盈亏、售后-退换结算。

每个模块介绍:

  • 货品加工:货品加工时可以录入加工费用,加工后会生成一个支出
  • 采购-到货单结算:该界面的应付合计等于货款总额加上其他费用,保存时,会生成一个应付,应付金额=货款+其他费用,该界面还有一个现付金额,如果不为0,则创建应付后,其中的现付金额会作为创建的应付中的已结算部分进行保存,同时生成一个等于现付金额的支出。如果卖家提前对供货商付了预付款,那么可以填写现付金额为0,系统创建一个应付,然后在待结算账款界面找到该笔应付,右键有快捷付款,会计付款界面会显示该客户的预存款信息,勾选使用客户预存款,然后输入使用金额。
  • 采购-退货结算:该退货结算会生成一个应收账款。如果想将该应收账款转为预付款,可以执行如下操作,在待结算账款界面,右键快捷收款,输入同等金额的收入,保存后,该应收为已结算状态,然后在付款管理-付预付款,选择该供货商,输入和应收同等金额的预付,输入摘要信息,点击保存。则完成应收转预付的过程
  • 库存-盘点盈亏:盘点货品数量和系统内原有不同时,盘盈会记录一笔货品成本价*货品数量的收入,盘亏记录对应的支出。
  • 售后-退换结算:退换结算界面保存后会记录一个和应退合计同等金额的应付,如果现付金额不为0,则对该应付会有一个和现付金额相等的支出,作为该应付的已结算部分。也可以执行和采购-到货单结算相似的流程将应付转为预收。
  • 订单模块: 订单模块的账款流程相对复杂一些,订单在系统内有不同的结算方式,每种结算方式对应了一种账款记录方式,当前订单的结算方式大概有以下六种:担保交易、银行收款、现金收款、货到付款、欠款记应收、客户预存款。每种结算方式对应的账款体现如下:
    • 1)担保交易:担保交易是大多数订单的默认结算方式,即有第三方机构作为中间人的一种交易方式,该方式下,在订单发货的时候,会对该笔订单创建一个和订单同等金额的应收账款单,同时如果系统设置-账款设置-平台订单发货后默认记为收入选项为勾选状态,则创建应收单据后,同时会创建一个和应收同等金额的收入,并将该应收单更改为已结算状态。
    • 2)银行收款、现金收款:这两中订单结算方式的账款处理一样,一般应用在现款销售订单或者客户电话订单中。对于这两种结算方式,会在订单财审的时候创建一个订单同等金额的收入。
    • 3)货到付款:对于该类型订单,会在订单发货后,生成一笔订单同等金额的一个货到付款结算单,在账款管理-物流结算-货到付款结算界面,和物流公司进行统一结算。
    • 4)欠款记应收:俗称赊账,先从你这边拿货,但是不给钱,后面再给钱。这种结算方式会在订单财审时生成一个应收,可以在待结算账款界面进行处理。
    • 5)客户预存款:消费客户在卖家那的预付款。这种结算方式,会在订单财审的时候查询客户的余额,如果足够支付该次消费,则首先会生成订单同金额的应收,然后使用预收余额冲销该应收,该应收会更改为已结算状态,同时会在 收支管理-预收/预付明细中添加一条预存款使用记录。如果客户要部分使用预付款,部分使用现款,处理方式为:结算方式改为欠款记应收,创建应收后,待结算账款中右键快捷收款,勾选使用客户预存款,然后再快捷收款,选择相应收款账户录入收款金额。