旺店通旗舰版奇门仓储操作手册

委外仓的建立及单据的推送

一个商家要使用一个委外仓,首先要在erp系统内添加委外仓,其次仓库里还有有商品的信息。基础信息确定好之后,才会有业务的往来。流程主要有:添加委外仓库、同步商品信息、采购单的操作、订单的操作、退货单的操作、调拨单的操作、委外其他出入库单的操作以及单据出入库信息的回传。下面我们将逐一介绍每个流程的操作和注意事项。

为了防止单据被重复发货;针对系统内所有委外单据的“逆操作(反审核/驳回)”以及“重新推送操作”,都必须联系仓库人员进行通知确认后方可进行。

一、添加委外仓库

打开【设置】-【基本设置】-【仓库】,点击【添加】按钮,即可新增一个委外仓库,注意有以下几点:

1)仓库的类别要选择对应的委外仓的类别,在这里我们选择的是【奇门】。

2)对仓库编号、仓库名称、联系人、手机、省份、城市、区县、地址这些信息要写清楚。

3)仓库授权,仓库设置界面点击【授权】按钮,客户编号为用户自定义,货主编号和仓库编号由仓库提供,与wms里的仓库和货主编号一致即可。点击保存按钮,这样一个委外仓库就建立成功了。

二、创建委外物流

对于不同订单的货品属性、地址位置、买家的特殊要求等条件,需要选择成本较低且满足客户要求的物流。通过ERP选物流策略,将最优的物流选择出来,推送给WMS(一些WMS有自己的专属物流也可以不推送),下面我们讲一下如何在ERP中创建委外物流。

1)在【设置】-【基本设置】-【物流】界面,选择业务类型为“WMS销售”的物流类型,点击添加按钮,在物流设置界面填写好物流编号、物流名称(这里维护的是ERP系统物流编号名称)、物流类别(必须选择正确的类别,否则不可使用)、联系人、地址等信息。点击保存就成功创建了一个用于WMS销售业务的物流。

2)将系统中WMS销售物流添加到委外仓库。

在仓库选中要添加物流的委外仓,点击“WMS物流”按钮,再点击“添加”按钮,填写WMS系统中维护好的物流公司名称及物流编码,选择对应的系统物流点击保存即可。 若WMS支持物流下载功能可以直接点击“下载”按钮将物流下载下来再手动匹配系统物流。

三、同步商品信息

仓库建好以后,我们首先要把系统中要存放到该仓库的商品同步过去。

1)打开【仓储】-【库存管理】界面,选择新建的仓库,(只有该员工有了这个仓库的权限,该仓库才能显示到下拉框里)。点击【搜索】按钮之后,界面应该是空的,因为我们还没有给这个仓库添加任何的商品。

2)点击【添加货品】按钮,给该仓库添加货品,添加完成后,点击【保存】按钮进行保存。

3)此时,库存管理界面就会出现刚刚选择的商品。选择需要推送到WMS的货品,右键点击【向WMS推送】按钮,.系统会提示是否同步的询问窗口,点击【是】,然后进行货品的同步。如果同步失败,会提示出错原因,商家可根据错误提示原因对商品信息进行修改后再同步,如果错误原因不明显,可以咨询我们技术人员询问同步失败原因,并进行进一步操作;如果同步成功,这时需要和对方的系统相关工作人员进行核实,查看对方系统内商品是否同步成功,货品信息是否正确。

4)当把一个商品成功同步到仓库时,仓库就有了该商品。此后,如果商家需要修改某个商品的信息(注:同步到仓库的商品,商家编码和主条码都是不可以修改的),例如商品名称或者图片,更改之后就需要使用更新货品信息的操作了,依旧是在【仓储】–>【库存管理】界面,选择指定仓库,左键选中要更新的商品,点击右键,在出现的框中点击【向WMS推送】。若WMS已经有个这个货品就会执行更新。

四、采购单的操作

仓库里有了商品信息,还没有库存,那就需要采购。对委外采购单的额外操作有推送、撤回(即取消)和停止等待。下面我们就详细的讲解一下。

(1)采购单的推送

1)建一个收货仓库是相应委外仓的采购单,添加要采购的货品。保存并审核。这个流程和建一张普通的采购单的流程是一样的,这里我就不详细叙述了。

2)审核采购单时会自动将采购单推送至WMS,在单据日志中可以查看到推送成功的日志。

若推送失败,会给予相应提示(不会有失败的日志),根据失败的提示原因对采购单进行修改,修改后可以重新推送,选中采购单,右键点击【向WMS推送】。 推送成功的采购单,会变为“已审核”“未入库”状态。

(2)采购单的取消

“待入库”的采购单,我们可能不采购或者采购的货品需要修改,那我们是不是首先要告诉仓库,这个采购单我们要取消了。这时候,就要用到【从WMS撤回】操作了。

(3)采购单停止等待

WMS对于采购单的入库可以部分入库,例如采购100个货品,第一次入库70个,第二次入库30个,那么在第一次入库后采购单的状态为“部分入库”,此时若不想再进行入库可以将采购单停止等待。选择货品右键点击【WMS停止等待】停止等待后单据状态变为“已完成”以终结这个采购单。

五、采购退货的操作

对于采购来的商品,可能出现一些情况,例如采购来的这批次的货品中存在残次品,对于残次品我们可以选择退回给我们的供货商;还有一些情况下,例如,我们错误采购,采购的商品有误,我们需要退掉这批次的采购物品;再有情况,如我们对于某种货品超量的购入,我们需要退回部分商品。上述的这些都涉及到了一个操作——采购退货。所以,采购退货是一个必要功能,下面讲述一下关于采购退货的推送和撤回(即取消)的操作。

(1)采购退货单的推送

1)首先,我们需要开出一张采购退货单,在【采购】-【采购退货开单】界面进行开单操作,点击保存,我们就成功建立了一张采购退货单。

2)新建的单子就是【编辑中】,我们需要先【递交】变成待审核的单子,然后进行【审核】

3)审核后系统会自动将采购退货单推送至委外仓库。推送成功信息可在单据日志中查看。如果推送失败,则会返回信息告诉商家,采购单推送失败,以及失败原因,如果提示原因清晰,商家可以自行修改,修改后选择单据右键点击【向WMS推送】即可重新推送;如果提示原因不明,需要找仓库咨询,并做进一步处理。

(2)采购退货单的取消

当想撤销这单采购退货单的时候,我们对委外待收货状态的单据进行【从WMS撤回】的操作,进行撤销。单据日志中可查看撤回信息。撤销成功,则提示成功,如果失败则可以根据相应信息,联系仓库人员处理。

六、订单的操作

(1)订单的推送

委外的订单,在审核之前的流程和普通的订单也是没有区别的。当审核后,在【库存】–>【销售出库】–>【销售出库单】界面,能看到对应的出库单。那么委外的出库单的状态为 “排队中”状态,这时就不需要手动推送订单了,我们旺店通的系统,后台会自动推送此类订单。如果推送成功,出库单状态会变为 “WMS已接单” ;如果推送失败,“错误信息”栏里会显示错误信息,处理推送失败的单据方式是一样的,根据提示信息对单据进行修改后,右键点击【向WMS推送】。

(2)订单的取消

对于推送成功,状态为“WMS已接单”的销售出库单,如果出现客户取消订单或者要修改商品的情况,首先要做的是通知仓库,这个单子取消了。选中要取消的出库单,右键点击【驳回审核】(在订单管理界面驳回审核效果相同),如果成功,弹出成功窗口,订单也变为了“已取消”状态,可以回到订单审核界面对订单修改后再审核过来,这时候销售出库单界面回生成新的销售出库单。如果失败,同样也会弹窗通知失败原因,解决方案同之前说的失败解决方案一致。

此处要说明的是,我们的订单发到仓库那边,是不允许他们部分发货的!

(3)订单的多物流单号

推过去的订单,如果仓库发的是多个包裹,也就有了多个物流单号。当他们回传回来信息时,我们只回传了其中一个物流单号(未装箱前的物流单号)在订单的信息里,其他的物流单号不会回传。

七、销售退货单的操作

卖出的东西,肯定是有退换货的情况。如果是换货,那我们要给仓库两个单子,一个是退货单,一个是销售订单;如果是退货,那肯定是只给仓库一个退货单就好啦。所以,不论是退货,还是换货,我们给仓库的肯定会有一个退货单!委外退货单的操作也是在【订单】–>【退换管理】界面操作的。怎么建退货单、怎么审核退货单我在这里就不详细描述了。在这里我要讲的是【审核】后的委外退货单怎么操作。

(1)退换单的推送

【审核】后的委外退货单状态为“已审核”。此时,选中该退货单,右键点击【向WMS推送】,就执行了推送操作。

(2)退换单的取消

对于“已审核”且”待入库”的退货单,要取消的话,也是选中退货单,右键点击【向WMS撤回】按钮进行取消。如果成功弹窗提示,会有相应的日志记录;如果失败,提示失败原因,处理方法同上。

八、调拨单

调拨单可以在erp开单,也可以在wms开单。对于erp开调拨单又分成三种类型:

a 普通仓-委外仓

b 委外仓-普通仓

c 委外仓-委外仓

九、其他入库单

(1)其他入库单的推送

1)首先在【仓储】–>【其他入库业务】–>【其他入库业务开单】界面开其他入库业务单。审核后系统自动将单据推送至WMS,状态为“已审核”。可在【仓储】–>【其他入库业务】–>【其他入库业务管理】界面查询,推送成功的单据在日志中可查看到记录。推送失败的单子修改后可以右键点击【向WMS推送】。对失败消息不明确原因,切勿擅自驳回,联系仓库是否建单以免重复入库。

2)推送其他入库单成功的单据,就是等仓库入库回传入库信息,系统自动入库。当仓库回传完成时,委外单的状态有两种情况“部分入库”和“已完成”。“部分入库”很明显是入了一部分货,委外仓还可对此单继续入库,直到状态变为“已完成”即为全部入库。

注意:此时若对部分入库状态的单据右键进行【停止等待】操作就不可以再继续入库了。

(2)其他入库单的取消

其他入库单状态为“待入库”可以执行取消操作,取消成功状态仍然为“已审核”。有弹窗提示和日志记录。

十、其他出库单

(1)其他出库单的推送

1)首先在【仓储】–>【其他出库业务】–>【其他出库业务开单】界面开其他出库业务单。审核后系统自动将单据推送至WMS,状态为“已审核”。可在【仓储】–>【其他出库业务】–>【其他出库业务管理】界面查询,推送成功的单据在日志中可查看到记录。推送失败的单子修改后可以右键点击【向WMS推送】。对失败消息不明确原因,切勿擅自驳回,联系仓库是否建单以免重复出库。

2)推送其他出库单成功的单据,就是等仓库出库回传出库信息,系统自动入库。当仓库回传完成时,委外单的状态有两种情况“部分出库”和“已完成”(开启结算功能状态为“待结算”)。“部分出库”很明显是出了一部分货,委外仓还可对此单继续出库,直到状态变为“已完成”即为全部出库。

注意:此时若对部分出库状态的单据右键进行【停止等待】操作就不可以再继续出库了。

(2)其他出库单的取消

其他出库单状态为“待出库”可以执行取消操作,取消成功状态仍然为“已审核”。有弹窗提示和日志记录。

十一、查询及通知接口

(1)单据流水状态

由WMS回传销售出库单状态,可在销售出库单界面日志中查看。

(2)库存异动

由WMS回传货品库存的异常出入库情况(旺店通只支持“一单一仓一种单据”类型异动),改变ERP实际库存。可在库存管理货品的库存变化中查看,操作类型为其他出/入库,备注中会记录“库存异动出/入库”。同时生成已完成的系统其他出入库业务单及其他出入库单。

目前增加支持:销退预入库类型的库存异动,同时生成已完成的系统销退入库单据。

(3)库存盘点

由WMS回传货品库存的由于盘点导致出入库情况,改变ERP实际库存。可在库存管理货品的库存变化中查看,操作类型为盘亏出库/盘盈入库,备注中也会记录。同时生成系统盘点单。