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旺店通ERP企业版档口发货模式

1、业务背景

对于电商零售行业来说,库存的周转尤为重要。如果库存周转率较低,大部分的资金都压在库存上面,导致企业资金流转出现问题。如何做到有效的库存周转?部分商家是参考历史销量和现有库存做计划采购的,但是如果数据预测出现偏差同样会导致库存积压。

部分商家为了避免库存积压的风险,采用以销定采的采购模式。在系统中根据销售订单汇总需要采购的商品,每天去到供应商(档口)处集中采购,从而减少库存的积压。

2、业务的痛点

  • 商品需要到哪个供应商处采购无法精准的确定。
  • 档口商品到货后正常的发货流程较繁琐。
  • 从档口拿货后的对账较繁琐,需要手工记录。

3.企业版档口模式亮点

  • 灵活:可以任意选择哪类的订单创建档口的批次(配合分单策略使用);
  • 精准:根据货位库存,精准分配需要档口采购的商品;
  • 智能:去到档口取货后自动创建采购单,根据每天的实际到货情况,自动入库;

4、适用客户

  • 有档口拿货的采购需求。
  • 售卖的商品接受贴订单货品的明细编码。
  • 一单多货的订单较多。
  • 有足够的分拣框可用来分货。

5、名词解释

明细编号:创建档口分拣单后,订单中的每个货品,生成唯一的编号。直接扫描明细编码就可以确定是属于哪个订单中的哪个货品。

明细类型:创建批次时系统根据货品在当前仓库的可发库存判断,库存充足生成的明细类型是仓库明细,库存不足生成的明细类型是档口明细。

分拣框:档口取货后或者仓库拣货后,都需要进行分拣,将货品放到分拣框中。

6、操作流程

7、前期设置

7.1 货品允许负库存出库

因为档口的货品,都是根据销售订单进行采购的,所以实际的库存为0。订单审核的时候会校验订单中的货品是否库存充足,需要客户前期维护好档口的货品资料,勾选【允许负库存】。

操作位置:货品–>货品档案。

1.已有货品资料的客户可以通过更新导入,批量修改货品的属性为允许负库存。

2.未维护货品资料的客户,可以通过新品导入或者在系统中新建来选择货品允许负库存。(表格允许负库存字段中填写“是”)

7.2 维护供应商信息

在系统供应商界面,维护档口商信息。(档口商即供应商)

操作位置:设置–>基本设置–>供应商。

7.3 维护供应商货品

在系统中预先维护好供应商和货品的绑定关系,以便创建档口拿货单时快速选择货品的供应商。如果一个货品多个供应商,在维护了采购价的前提下,系统预先选择采购价最低的供应商。

注:档口货品不支持序列号货品。

操作位置:采购–>供应商货品。

7.4分拣框设置

分拣框的作用是针对一单多货的订单将档口分拣单中的货品,在到货后进行区分,判断全部到齐后进行发货。

选择该分拣墙的位置,优先设置分拣墙编号,然后设置分拣墙的行、列,自动生成每个分拣框的编号。

操作位置:设置–>基本设置–>档口分拣墙

7.5明细编码打印模板设置

创建档口批次的订单,无论是档口拿货的还是仓库拣货的货品,都需要贴上打印的明细编码,以便最后分拣的时候扫描。打印明细码需要在系统中预先设置唯一码的打印模板,确保打印出的明细编码一定要带有明细编码(条码)、货品信息、供应商信息、分拣框、订单类型(如下图)

明细编码的模板设置和物流单的模板设置操作一致,模板大小可以根据打印的纸张设置大小。

操作位置:设置–>打印设置–>档口明细码。

【必须字段解析】

明细码:订单中货品的唯一标识,通过扫描货品上的该标识确定订单的到货情况。

分拣序号:表示订单存放到分拣框的框号和在分拣框中该订单的序号。根据分拣框号和序号找到全部到货的订单。

订单货品数:表示该明细关联的订单中货品的数量,订单中只有一件货展示:单;订单中有多件展示:多+订单货品数量。

出库货位:如果档口分拣中的,有库存的订单是需要去仓库的货位拣货的,拣货的商品也需要贴上档口明细码,和档口拿货的商品一同使用到货分拣。

7.6 档口取货单&仓库拣货单打印模板设置

生成的档口明细和仓库明细需要生成一个汇总单,打印汇总单后方便去到档口拿货和仓库拣货。

8、操作流程说明

8.1取货前期准备

8.1.1创建档口分拣批次

操作:库存–>销售出库–>单据打印

客户可自行选择,什么类型的单据去到档口拿货。

在单据打印界面通过筛选条件,筛选满足条件的订单,选中订单后点击【创建档口分拣单】订单会根据货位的可发库存判断订单中的商品是去档口拿货还是去到仓库拣货。

注意:快捷筛选订单,可以配合分单策略共同使用。

创建档口分拣单时会给选中的订单分配货位,分配了仓库货位的货品表示仓库内库存充足,需要打印仓库类型的明细编号后到仓库去拣货;没有分配货位的货品,表示仓库库存不足,需要打印档口明细的明细编号后到档口拿货。

8.1.2打印汇总单&明细

操作:库存–>档口–>档口单管理

1)创建档口单

创建档口单的目的是,将所有缺货的商品汇总到一起,方便向档口商报货或者认为拿着汇总单去档口拿货。

在档口单管理界面(库存–>档口单管理)创建档口单,档口单的类型有两种:

①仓库类型的档口单:

针对订单去创建档口单时,订单中的货品有库存的情况下,会生成仓库类型的明细。仓库备货的商品,贴上明细码后同样需要到货分拣进行分货。

打印仓库类型档口单的目的是方便进行拣货。

②档口类型的档口单:

缺货的商品,生成档口类型的明细,将档口类型的明细生成汇总的档口拿货单,方便商家去到拿货或者到货后进行校验。

选择完需要采购的商品后,系统会根据预先维护的供应商货品和采购价,优先匹配采购价最低的供应商。如果和供应商沟通后确认货品存货不足,可以选择将档口当中的货品分配给其他供应商采购(已打印的档口单不支持修改供应商)。

档口取货类型的档口单,在打印时候会自动创建待结算的档口单(如不打印档口单可以选中档口单右键设置打印状态)。建议客户勾选采购入库自动结算的配置,每天晚上自动入库后,会自动将采购入库单结算。

注:打印不同类型档口单时,需要分别设置模板(设置–>打印设置–>仓库拣货单/档口取货单。)

2)取货前置打印明细

建议商家和档口商沟通后,可以把订单货品的明细编码打印好后,由档口商在准备货品时将明细编码贴到货品上。

打印明细码后会立即给订单分配到货后的分拣框。

8.2档口取货&仓库拣货

做好前期准备后,商家可以拿着预先打印好的明细编号和汇总单去到仓库拣货或者档口拿货。

8.2.1档口取货

采购人员在仓库预先打印好的档口拿货的货品明细编号和汇总档口单。档口单按照供应商货品的维度展示。

档口拿货时,每一件档口商品都需要贴上预先打印好的档口明细编号,以便到货分拣时可以判断订单中的货品是否全部到齐。如果档口商不支持贴商品的订单明细码,商家可以在档口的商品拿货后,自行打印贴码,建议操作如下:

在档口明细界面中,通过筛选供应商,筛选出明细编码,打印到出明细编码贴到商品上。

8.2.2 仓库拣货

仓库打印时的模板选择为分拣单的模板,仓库拣货的货品同样需要贴上预先打印的档口明细编号,使用到货分拣进行分货。

8.3 到货分拣

仓库拣货和档口拿货的商品,贴好明细编号后,需要在【到货分拣】界面扫描明细编号,确定订单中货品的到货情况。

8.3.1 到货扫描明细编码

在到货分拣界面扫描明细编码后,会展示明细编码的货品信息和关联的订单信息。订单状态分为:订单缺货、订单完成、订单异常。

本地设置:

针对到货分拣界面,可进行本地设置。

【语音提示订单状态】勾选配置后,扫描明细编号会根据三种到货情况进行声音提示。

【订单全部到货后打印发货单】勾选配置后,扫描完订单中的最后一个货品后会理解打印发货单。

系统设置:

【订单分拣完成后立即发货】勾选后,订单中货品全部通过到货分拣界面扫描后,订单会直接打印物流单后发货。

该配置的使用场景:确认货品到货后可以理解发货,主要针对不需要验货的商家。(分拣完成后立即同步物流,需要勾选下面的打印物流单的配置)

【订单分拣完成后打印物流单】勾选后,订单中货品全部到货后,立即打印物流单。该配置的使用场景:勾选改配置,商家在到货分拣界面直接确认订单中货品到货,通过打印的物流单找到分拣框中到货的订单,将货品下架打包发货。

注意:通过物流单找分拣框中的货品需要在物流单上添加分拣序号的字段。

8.3.2 到货后货品区分

在到货分拣界面扫描完全部待分拣的商品后,建议客户将扫描时提示部分到货的商品和全部到货的商品区分开放置。

方案1:①将提示部分到货的商品根据分拣序号放到分拣框中;

②然后拿着提示全部到货的商品到分拣框上去找已经放到分拣框中的货品。

方案2:在到货分拣,①扫描全部贴完明细编码的货品,将商品放到分拣框中;②勾选配置,货品全部到货的订单直接打印物流单;③根据物流单上的分拣框序号,找到分拣框中的货品进行打包发货。

8.3.3 PDA到货分拣

PDA订单模块同步新增档口模式的到货分拣功能,到货的明细货品可通过扫描明细码/手动输入明细码两种形式进行分拣; 其中扫描的方式可自动跳转到订单详情界面,手动输入明细码则还需点击确认才可进入详情界面,开始分拣前可以设置是否语音播报货品的分拣框号。

通过明细码识别到对应的订单进入到订单详情界面后,页面展示订单基本信息和订单当前货品分拣状态,在该页面可以继续扫描/输入明细码(可以扫描其他订单的明细码,当前订单的分拣状态会被保存)进行分拣。 针对订单不同的属性及状态有如下几种操作情况:

1、一单一货的订单,到货分拣后直接提示“订单XXXXXXXXXX,一单一货完成”且语音提示“一单一货,完成”。

2、 一单多货订单货品未全部到货时,界面展示订单状态为订单缺货,且颜色区分当前明细状态(取货中、已到货明细标记为绿色,未取货明细标记为红色),语音播报当前订单状态“多件,缺货,分拣框号xx”。

3、一单多货订单内全部全部货品到货时,全部明细标为绿色,且语音播报“订单XXXXXXXXXXXX,分拣完成”。

4、当扫描的明细遇到异常,如明细码已到货分拣、明细码不存在、当前明细码无分拣框等情况时,会进行相关的异常提示,且进行语音播报。

5、订单分拣完成后会根据erp档口的打印配置开启情况来自动打印,自动打印的前提是PDA已经配置好了批量打印的功能,详见:pda批量打印前期配置.doc

8.4 出库验货操作

订单全部到货后,需要走验货环节的商家可使用【出库验货】扫描明细编号打印物流单后进行发货。

确定拣货员后,选择明细码,扫描明细码即可快速进行验货。出库验货的操作同正常销售订单出库验货相同。

8.5 档口对账

档口单打印后(或者设置为已打印的状态),即生成待结算状态的档口采购单。档口明细出库后,每天晚上会根据出库数量自动统计采购单入库的数量。

可在采购的相关统计中查看到去到档口拿货的相关数据。(统计–>采购–>采购汇总账/采购明细账)

建议商家开启采购入库单自动结算的配置:设置–>系统设置–>库存设置。

勾选以上两个配置后,每天晚上的采购入库单会自动进行结算,采购单同样会变为已完成的状态。

9、异常情况处理

9.1 因为库存不准,仓库明细在拣货时发现没货了怎么办?

在档口明细管理界面,选择仓库明细,可以直接将仓库类型修改为档口类型,以便下次报货或取货时进行采购。

9.2 到货分拣的时候提示订单异常,该如何处理?

以下情况订单会异常:订单驳回、订单申请退款、订单退款。

扫描明细编号时提示订单异常,需要将提示异常的货品放到统一的位置,并撕掉货品上所贴的明细编码。

如果扫描明细提示异常前,订单中已有货品进行到货分拣,需要将已经上到分拣框中的货品,找到进行下架,统一到到一处进行处理。订单在驳回时,如果明细已经入库,在驳回订单时会提示订单所在的分拣框。

如果之后有订单创建档口批次,是之前已经失效的货品,订单会自动匹配原先的明细,更新状态为取货中但是未打印,需要重新打印明细码进行到货分拣。

9.3 今天档口拿的货全部分完了,但是有的订单货没到齐怎么办?

有两种处理的办法

1.已经到的货品放到分拣框中,继续等待第二天到货后再发货。

2.付款时间过长的订单,可以在分拣框明细界面(库存–>档口–>分拣框明细),选择分拣框或者分拣框中的订单进行拆分。

拆分出来的新订单,可以根据系统配置(设置–>系统设置–>仓库设置)控制是到订单审核,还是直接已审核的状态。

【订单分拣完成后立即发货】勾选后,订单中货品全部通过到货分拣界面扫描后,订单会直接打印物流单后发货。该配置的使用场景:确认货品到货后可以理解发货,主要针对不需要验货的商家。(分拣完成后立即通过物流,需要勾选下面的打印物流单的配置)