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旺店通顺丰仓储操作手册【企业版】

页面状态[ √ ] 草稿
作 者 黄子芳
技术指导 黄子芳
完成日期2016年1月25日

修订历史

审批人审批日期审批意见

一.前言

对于使用顺丰仓储的客户,为了使其能更好的了解和使用已对接的功能,提高管理效率,特此编写本手册,手册包括以下内容:基本使用流程及注意事项、常见问题汇总。

二.流程

截至2016年10月份,旺店通2.0已对接的顺丰仓储接口有:

  • 推送货品信息
  • 推送采购单、取消采购单、回传采购单
  • 推送采购退货单、取消采购退货单、回传采购退货单
  • 推送销售订单、取消销售订单、回传销售订单
  • 推送销售退货单、取消销售退货单、回传销售退货单
  • 推送调拨单、取消调拨单、回传采购单
  • 推送委外入库单、取消委外入库单、回传委外入库单
  • 推送委外出库单、取消委外出库单、回传委外出库单
  • 回传顺丰库存信息(支持批次、残次品级别)

其中推送是指旺店通主动推送信息到顺丰仓储,回传是指顺丰仓储将相应的出入库信息、库存信息回传至旺店通。下面将介绍使用的基本流程及注意事项。

1.添加仓库

功能:在旺店通系统中添加一个顺丰仓储类型的仓库。

功能位置:设置—>基本设置—>仓库—>添加

图1

注:图1为样例,具体配置信息以实际情况为准,配置完后点击保存即可完成添加。

2.仓库授权

功能:配置仓库的相关授权信息。

功能位置:设置—>基本设置—>仓库—>双击要配置的仓库—>仓库授权

图2

注:根据顺丰提供的授权信息填入到图2中相应的位置,然后点击保存,同时在仓库设置界面(图1)也要点击保存,同时授权信息需要给到技术,技术进行配置。

3.下载物流公司

功能:将顺丰仓储支持的物流信息下载到系统中并与系统中的物流进行匹配。

功能位置:设置—>基本设置—>仓库—>双击要配置的仓库—>下载物流公司

图3

注:如果使用了顺丰不支持或未匹配的物流,则默认使用顺丰速运。

4.店铺使用仓库

功能:配置店铺可用的仓库。

功能位置:设置—>策略设置—>选仓策略—>店铺使用仓库

图4

5.员工权限

功能:设置哪些员工可以使用顺丰仓储。

功能位置:设置—>安全设置—>员工权限—>单击要设置的员工—>仓库

图5

注:该功能仅对部分操作做出限制,比如库存方面操作。

6.同步供应商信息

功能:将旺店通系统中的供应商信息同步到顺丰系统中。

功能位置:手动。将旺店通系统中的供应商信息填入到供应商导入模板中,然后将该excel提供给顺丰,使其导入到顺丰系统中。

7.推送货品信息(手动)

功能:将旺店通系统内维护好的货品信息(不包含组合装)推送到顺丰仓储,使双方系统中货品信息保持一致并正确匹配。 功能位置:库存—>库存管理—>上传货品信息

图6

注:

1)推送到顺丰仓储的货品不允许修改商家编码,如果要调整商家编码,则新建货品,推送到顺丰仓储,然后通过出入库将旧货品库存维护到新货品下。

2) 如果选中某一条货品则只上传选中的货品,否则上传全部的货品。(请谨慎使用上传全部货品,如果一次上传货品过多,会导致客户端卡住)

8.推送采购单(手动)

功能:将旺店通系统中的采购单推送到顺丰仓储,使其正确处理入库操作。

功能位置:采购—>采购单管理—>右击审核过的采购单—>推送采购单

图7

注:

1)顺丰存在部分到货且关单的场景,即客户和顺丰商定因某些原因不要剩余的货品了,则顺丰对部分到货的采购单做关单操作,同时旺店通系统中应相应进行结算并停止等待操作;

2)如果采购货品以0价格入库,则推送前请检查货品档案中该货品是否勾选允许0成本,如果没有请勾选,否则会导致回传失败。

9.取消采购单(手动)

功能:通知顺丰仓储将已经推送到顺丰仓储且未入库的采购单作废,同时该采购单在旺店通中驳回审核。

功能位置:采购—>采购单管理—>右击待收货的采购单—>终止采购单

图8

注:使用该接口有两个前提条件:

1)客户使用的是顺丰OMS系统。

2)旺店通系统的仓库授权信息中接入编码填写正确。

如果不满足上面两个条件,则只会将旺店通系统中的采购单驳回,并不会同时将顺丰系统中的采购单取消,需要客户人工通知顺丰取消。

10.推送采购退货单(手动)

功能:将旺店通系统中的采购退货单推送到顺丰仓储,使其正确处理出库操作。

功能位置:采购—>采购退货单管理—>右击审核过的采购退货单—>委外操作—>推送采购退货单

图9

11.取消采购退货单(手动)

功能:通知顺丰仓储将已经推送到顺丰仓储且未出库的采购退货单作废,同时该采购退货单在旺店通中驳回审核。

功能位置:采购—>采购退货单管理—>右击委外待出库的采购退货单—>委外操作—>撤销采购退货单

图10

12.推送销售订单

功能:将旺店通系统中已审核过的订单推送到顺丰仓储,使其正确处理出库操作。

功能位置:服务器定时自动推送。

图11

注:顺丰会将该订单的各个状态回传到旺店通系统中,可在销售出库单界面的错误信息栏(如图11所示)查看各个状态信息。

13.取消销售订单(手动)

功能:通知顺丰仓储将已经推送到顺丰仓储且未发货的销售订单作废,同时该订单在旺店通中驳回审核。

功能位置:库存—>销售出库单—>右击已审核的出库单—>委外操作—>撤销委外出库单

图12

注:

1)订单在顺丰仓储状态走到已打包时,该订单就无法取消了。

2)该接口涉及的常用业务逻辑为退款操作。退款操作进行的前提为该订单能够取消,由于延迟原因,顺丰仓储的订单发货状态不能及时同步到旺店通系统中,所以判断该订单能否取消的主要依据就是做一下撤销委外出库单操作,如果取消成功,则可以进行退款,如果提示订单因已打包或者已出库无法取消,则不应进行退款,应走退货流程,否则会导致平台已退款,同时订单也发货的情况。

14.推送销售退货单(手动)

功能:将旺店通系统中已审核的退货单推送到顺丰仓储,使其正确处理入库操作。

功能位置:订单—>退换管理—>右击已审核的退货单—>委外单申请

图13

注:顺丰没有取消入库单接口,如果想要取消退货单,可以使用委外单取消(订单—>退换管理—>右击待收货的退货单—>委外单取消),取消后再通知顺丰作废该退货单即可。

15.取消销售退货单(手动)

功能:通知顺丰仓储将已经推送到顺丰仓储且未入库的退货单作废,同时该退货单在旺店通中驳回审核。

功能位置:订单—>退换管理—>右击委外待收货的退货单—>委外单取消

图14

16.推送调拨单(手动)

委外调拨业务请参见FAQ 1.旺店通2.0委外调拨详解。

17.推送委外入库单(手动)

功能:将旺店通系统中的委外入库单推送到顺丰仓储,使其正确处理入库操作。

功能位置:库存—>委外管理—>委外出入库单管理—>右击审核过的委外入库单—>委外操作—>递交委外单

图15

18.取消委外入库单(手动)

功能:通知顺丰仓储将已经推送到顺丰仓储且未入库的委外入库单作废,同时该委外入库单在旺店通中驳回审核。

功能位置:库存—>委外管理—>委外出入库单管理—>右击待入库的委外入库单—>委外操作—>撤销委外单

图16

注:使用该接口有两个前提条件:

1)客户使用的是顺丰OMS系统。

2)旺店通系统的仓库授权信息中接入编码填写正确。

如果不满足上面两个条件,则只会将旺店通系统中的委外入库单驳回,并不会同时将顺丰系统中的委外入库单取消,需要客户人工通知顺丰取消。

19.推送委外出库单(手动)

功能:将旺店通系统中的委外出库单推送到顺丰仓储,使其正确处理出库操作。

功能位置:库存—>委外管理—>委外出入库单管理—>右击审核过的委外出库单—>委外操作—>递交委外单

图17

20.取消委外出库单(手动)

功能:通知顺丰仓储将已经推送到顺丰仓储且未出库的委外出库单作废,同时该委外出库单在旺店通中驳回审核。

功能位置:库存—>委外管理—>委外出入库单管理—>右击待出库的委外出库单—>委外操作—>撤销委外单

图18

21.回传库存信息(自动)

功能:顺丰仓储定时将库存信息回传到旺店通系统中。

功能位置:服务器自动处理。

图19

注:回传的库存信息可在库存管理界面的仓储库存栏(如图11)查看。回传的库存为外部库存,库存差异栏是指外部库存与系统内部库存的差异信息,同步时间栏为本次外部库存的同步时间。

另外旺店通新增对回传的残次品、批次信息的处理,可以更详细的展示顺丰系统中货品的批次、残次品库存信息,如有此需求可以与旺店通销售同学洽谈。

三.FAQ

1.旺店通2.0委外调拨详解

旺店通2.0委外调拨业务现已全面支持:自有仓调委外仓、委外仓调自有仓、委外仓调委外仓(同类型)、委外仓调委外仓(不同类型),其中同类型是指调出仓与调入仓为同一仓库类型,例如顺丰A仓与顺丰B仓之间调拨;不同类型是指调出仓与调入仓为不同仓库类型,例如顺丰仓与奇门仓之间调拨,目前委外调拨的调拨方式只支持分步调拨—单品调拨。

调拨业务具体分为调拨出库业务和调拨入库业务,只有当调拨出库业务未进行时(相应出库单未审核),调拨流程才可以后退或取消,一旦执行了调拨出库业务(相应出库单已审核),则调拨流程只能前进不可取消。

功能位置:库存—>货品调拨—>调拨单管理—>右击调拨单—>委外操作

图20

递交调拨出库单:推送调拨出库单到顺丰仓。

撤销调拨出库单:取消顺丰仓的调拨出库单,同时旺店通中调拨单驳回审核。

递交调拨入库单:推送调拨入库单到顺丰仓。

撤销调拨入库单:取消顺丰仓的调拨出库单,同时旺店通中改为入库单待推送,

具体业务流程:

1)自有仓—>委外仓

总体流程图:

图21

重点流程讲解:

假设本次调拨货品为A,数量为100。

1.1)待审核—>已审核—>入库单待推送—>待入库—>待结算—>调拨完成

此为常规调拨流程,即自有仓出库A货品100,顺丰仓入库A货品100。

1.2)待审核—>已审核—>入库单待推送—>待入库—>部分入库—>调拨完成

此为部分入库调拨流程,即自有仓出库A货品100,顺丰仓入库A货品50(大于0小于100)。

1.3)待审核—>已审核—>入库单待推送—>待结算—>调拨完成

此为只出不入调拨流程,即自有仓出库A货品100,顺丰仓入库A货品0。

1.4)待审核—>已审核—>部分出库—>待入库—>待结算—>调拨完成

此为部分出库调拨流程,即自有仓出库A货品50(大于0小于100),顺丰仓入库A货品50。

1.5)待审核—>已审核—>部分出库—>待入库—>部分入库—>调拨完成

此为部分出库部分入库调拨流程,即自有仓出库A货品50(大于0小于100),顺丰仓入库A货品25(大于0小于50)。

2)委外仓—>自有仓

总体流程图:

图22

重点流程讲解:

假设本次调拨货品为A,数量为100。

2.1)待审核—>出库单待推送—>待出库—>全部出库—>待结算—>调拨完成

此为常规调拨流程,即顺丰仓出库A货品100,自有仓入库A货品100。

2.2)待审核—>出库单待推送—>待出库—>全部出库—>部分入库—>调拨完成

此为部分入库调拨流程,即顺丰仓出库A货品100,自有仓入库A货品50(大于0小于100)。

2.3)待审核—>出库单待推送—>待出库—>部分出库—>待结算—>调拨完成

此为部分出库调拨流程,即顺丰仓出库A货品50(大于0小于100),自有仓入库A货品50。

2.4)待审核—>出库单待推送—>待出库—>部分出库—>部分入库—>调拨完成

此为部分出库部分入库调拨流程,即顺丰仓出库A货品50(大于0小于100),自有仓入库A货品25(大于0小于50)。

3)委外仓—>委外仓

总体流程图:

图23

重点流程讲解:

假设本次调拨货品为A,数量为100。

3.1)待审核—>出库单待推送—>待出库—>入库单待推送—>待入库—>待结算—>调拨完成

此为常规调拨流程,即委外仓1出库A货品100,委外仓2入库A货品100。

3.2)待审核—>出库单待推送—>待出库—>入库单待推送—>待入库—>部分入库—>调拨完成

此为部分入库调拨流程,即委外仓1出库A货品100,委外仓2入库A货品50(大于0小于100)。

3.3)待审核—>出库单待推送—>待出库—>入库单待推送—>待结算—>调拨完成

此为只出不入调拨流程,即委外仓1出库A货品100,委外仓2入库A货品0。

3.4)待审核—>出库单待推送—>待出库—>部分出库—>待入库—>待结算—>调拨完成

此为部分出库调拨流程,即委外仓1出库A货品50(大于0小于100),委外仓2入库A货品50。

3.5)待审核—>出库单待推送—>待出库—>部分出库—>待入库—>部分入库—>调拨完成

此为部分出库部分入库调拨流程,即委外仓1出库A货品50(大于0小于100),委外仓2入库A货品25(大于0小于50)。

2.为什么订单无法取消?

有两种情况会导致订单无法取消:在顺丰仓储中该订单已发货或者已作废。对于已发货是正常逻辑,不能取消已发货的订单,而对于已作废,往往是客户先通知顺丰仓储要取消订单,然后顺丰仓储作废了该订单,这样旺店通系统这边就取消不了已作废的订单了。取消订单这个接口的意义就是通过接口的方式来实现订单在旺店通系统中驳回,同时在顺丰仓储中作废,所以如果要取消某订单,直接在旺店通系统内进行取消操作就好。

3.为什么某货品的外部库存一直为0或者不更新?

联系顺丰仓储确定该货品是否在其系统中已维护,如果没有维护则通过推送货品信息将未维护的货品推送到顺丰系统中。如果已维护则确定回传库存信息时是否回传了该货品的库存信息,如果没有回传则联系顺丰技术解决,如果回传了则联系旺店通技术排查解决。

4.顺丰物流支持多种服务类型,如何使用?

1)在系统中新建或编辑已存在的顺丰速运类型物流。

图24

注:单号类型选择线下普通单号。

2)选择相应的货运方式。

图25

注:配置完后保存该物流

3)在仓库设置界面匹配维护好的顺丰物流。

图26

注:要匹配到顺丰速运,然后点击保存。

5.顺丰物流支持保价服务,如何使用?

旺店通中保价功能是基于单品维度,即是否保价可最小区分至某一单品,其中保价金额默认为该单品的成本价,如果成本价没有维护,则取该单品的成交价。订单是否保价取决于是否包含保价单品。

举例:单品A成本价100元不需要保价,单品B成本价500元且需要保价,单品C成本价1000元且需要保价。订单1包含单品A,B,C各一个,则订单1需要保价且声明价值为1500元;订单2只包含单品A,则订单2不需要保价。

具体设置(保价功能需要使用到单品自定义属性6,如果已经使用请提前腾出

1)维护自定义属性名称

功能位置:设置—>自定义属性—>属性名称编辑—>单品

图27

在自定义属性6中维护“是否保价”或其他易理解的名称。

2)维护自定义属性列表

功能位置:设置—>自定义属性—>属性列表编辑—>单品

图28

在属性1中维护“需要保价”(注意不要带空格),属性2中维护“无需保价”。

3)设置单品保价属性

功能位置:货品—>货品档案—>双击某一商品

根据实际情况设置单品是否需要保价,全部设置完后,即可使用保价功能。