旺店通企业版外部链路仓操作手册

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序号 内容 时间 备注
1 文档创建

对接常用工具:

一、业务场景介绍

背景:淘系、拼多多等数据安全改造,要求线上订单必须走奇门、拼仓链路,各ISV需配合完成改造。

外部链路含义:ERP和WMS对接,无论是商品还是单据的交互,都可以将数据的传输理解为一个个的链路(管道),无论是ERP主动用WMS提供的接口,还是说用平台提供的接口(奇门、拼仓),都可以完成数据的传输。但是,订单数据来自于平台,平台会对数据的对外传输有所限制,因此限制只能使用对应平台提供的接口链路进行传输,防止数据泄露。

业务描述:

  • 淘系平台提供奇门平台;拼多多提供拼仓让各个ERP和ISV入驻,实现订单数据传输对接,即将上线的也有京东虎符 。某种意义上,ERP的A仓和WMS的B仓对接,只需要一一对应的物理仓,只不过不同的平台数据通过平台不同的接口推送即可,无需商家重复建仓,导致库存上难以维护等。
  • ERP改造仓库类型,支持一个仓库多链路,即对应平台订单走平台官方接口,其他平台或者其他业务单据走默认链路链路,来降低商家认知成本和维护成本。
  • 若WMS不支持一仓多链路,则每个仓库建一条链路即可。

二、基本概念及操作说明

2.1 残次仓

一般与仓储的对接中会涉及残次属性的商品管理,这部分是在采购或者存储过程中产生的残次品,无法再做二次销售。残次商品分两种管理模式:

1)分仓管理

WMS对残次品直接有一个单独的仓库去管理,在最初对接时,也会提供一个残次仓库编码。这种模式下,可以直接按一个单独的仓库进行建立,无需特殊配置。

在做入库时,会直接入到正品仓,之后通过调拨或者库存异动的方式将正品仓里的残次货品调拨到残次仓进行处理。

2)分货位管理

WMS会将残次品存放在另一个货位,这种模式下,与WMS对接,WMS在做入库时,会回传商品的库存属性“CC”标识,告知ERP残次商品数量。

步骤一:

商家在ERP建立残次仓,选择残次属性。残次仓的仓库授权里的仓库编码末尾追加“-CC”,与正品仓区分。

步骤二:

双击打开正品仓,匹配对应残次仓

步骤三:

实际入库之后,如果残次仓与正品仓有关联,则WMS入库中只要带有CC残次属性,则ERP会根据残次商品数量,生成一条残次仓入库单。

如果未进行关联,则默认都做正品处理,且在入库单备注会有对应的残次商品及数量。

2.2 物流映射

操作位置:【设置】【基本设置】【仓库】,双击建好的仓库。

操作说明:与店铺映射一样,系统交互都是根据物流编码进行匹配的,因此每个WMS需要发货的物流都必须在ERP做好编码匹配,这样才能保证WMS回传的时候可以匹配到对应的物流。

操作流程:

  • 1 双击打开已经新建并授权好的仓库,点击【下载物流公司】,该操作会下载已经默认的常用快递编码。
  • 2 跟WMS确认常用物流公司及编码,在仓库下方进行系统物流匹配。

  • 注意:匹配的系统物流必须是【线下普通】类型。
  • 如果WMS提供的物流编码不在仓库下的物流列表内,请点击【添加委外物流】,进行编码的添加,添加完成之后选择系统物流匹配好即可。

2.3 对接常见问题

1)推送失败

ERP上传商品到WMS系统、或者推送单据到WMS,这一类主动发起的操作为推送,推送失败会分两种情况:

  • ERP报错

ERP报错一般不会有接口日志,因此在日志查询系统是无法查询到报文的,推送失败的信息会直接展示错误内容,如下图:

  • WMS报错

ERP已经发送了请求给对方,但是可能存在中间层校验不通过,或者WMS校验不通过,这一类报错格式一般为“WMS返回推送失败:….”

解决方案:详情见推送常见报错及解决方案

2)回传失败

回传失败ERP单据状态不会改变,请查询日志,根据具体日志报错处理问题。

不同的报错内容有不同的处理方案,详情见回传常见报错及解决方案

2.4 外部单号和仓储单号

外部单号:ERP和WMS交互的唯一单号,每次撤销了重推都会有新的单号,保证接口请求唯一。

仓储单号ERP推送单据到下游后,WMS创建成功返回给ERP的,WMS系统的单据号。

注意:销售订单比较特殊,出库单号即为外部单号,与WMS系统交互的唯一单号;外部单号为WMS系统反馈的仓储订单号。销售出库单每次撤销了重推会在已有出库单后面追加-1,-2这样。

提交问题或进行日志查询请提供【外部单号】(销售订单提供出库单号)

2.5 一仓多货主

1)业务场景:

有时候,委外仓的使用可能涉及到多个货主的情况,此时就需要配置多货主的委外仓,即仓库编号相同的多个仓库。

首先,我们需要明确一点。在多货主模式下,其向奇门申请的“物理仓库”只有一个,只不过商家希望在一个仓库中通过多个货主去分类管理商品。

例如,某商家是品牌代理商。他通过奇门申请了一个物理仓,但希望维护多个货主ID去分别管理不同的品牌商品。

多货主模式相对于普通模式仅仅在授权时需稍加注意(详情请见下文),其他步骤和普通模式一致。

2)对接流程

模式1:WMS不绑定“客户编号(customerid)”和“货主编号(ownercode)”

————(客户编号相同,货主编号不同,所属仓库相同)

当通过奇门对接的WMS不绑定 客户编号 和 货主编号。那么,商家只需要向奇门申请一次,获取一个客户编号,然后在旺店通系统中 针对这一个客户编号 在 旺店通内 新建多个 货主编号不同的 仓库。

如下图,商家申请了一个客户编号S,然后新建了S1,S2两个货主编号不同的仓库。(仓库编号&所属仓库 信息一致)[下图为授权信息]

模式2:WMS绑定“客户编号”和“货主编号”

————(客户编号不同,货主编号不同,所属仓库相同)

当通过奇门对接的WMS 绑定 了 客户编号 和 货主编号。那么,需要走多货主模式的商家需要向奇门申请多次,获取多个客户编号和货主编号(此种情况下,通常 客户编号 和 货主编号 一致),然后在旺店通系统内分别新建多个仓库。

如下图,商家申请了一个客户编号S1、货主编号S1的仓库,然后又申请了一个客户编号S2、货主编号S2的仓库。(仓库编号&所属仓库 信息一致)[下图为授权信息]

注意:该业务模式与对接链路无关,无论是奇门还是拼多多,都可以按上述流程进行操作。

2.6 增值功能介绍

文档介绍的内容为标准对接的内容,也提供了一些增值功能(不收费,需要单独邮件开通),供特殊业务商家开通使用。例如奇门隐私金额、库存盘点等功能。

详情见:ERP对接WMS增值功能一览

三、操作流程

3.1 委外仓创建并授权

操作位置:【设置】【基本设置】【仓库】,点击新建。

注意仓库类别选择外部链路,仓库基本信息请填写完整,这些基本信息会作为发件人信息推给下游WMS。

如果与WMS之间已经对接了奇门链路,那么在这里可以新增一条拼多多链路,这样淘系订单就会默认走奇门,拼多多走拼多多链路进行推送。

1)拼多多-拼仓授权

客户编码(ownerCode):与奇门不同的是,不需要做线上申请,WMS与ERP线下约定即可,保证唯一,确认后提供给运维配置给对应卖家。

货主编码(ownerCode):与客户编码一致即可

仓库编码:联系WMS提供

所属仓库:ERP为每个WMS应用分配的唯一编码,可以在对接一览查询到: 企业版WMS对接一览

接口地址:为空。请不要填任何内容包括空格。

2)淘宝-奇门仓库授权

客户编码(customerid):奇门customerid,授权编码。需要申请奇门才有

货主编码(ownercode):联系WMS提供,若未提供,可与客户编码保持一致

仓库编码(werehousecode):联系WMS提供

所属仓库:ERP根据WMS的appkey为每个WMS定义的唯一标识,可在对接一览查到: 企业版WMS对接一览

接口地址:为空。请不要填任何内容包括空格。

【设置为默认链路】指多条链路的情况下,线下及其他平台订单和其他业务单据走哪条链路推送。

保存完之后请根据物流映射说明,维护并匹配好物流编码。

3.2 权限配置

1)员工权限

操作位置:【设置】【安全设置】【员工权限】,请给自己添加对应仓储的权限。

2)选仓策略

设置好店铺使用仓库和选仓策略。

3.3 同步商品至委外仓

1)正品仓商品新增

操作位置:【库存】【库存管理】,添加商品到仓储,并点击上传

说明:可以将ERP已有的商品信息同步到WMS进行新增创建,建立商品映射关系。

2)残次仓商品新增

  1. 添加需要上传的商品到残次仓
  2. 将同样的商品添加到正品仓
  3. 上传正品仓信息

注意:前后顺序不能乱,一定是先在残次仓添加,之后到正品仓上传才生效

3)商品更新

无论是正品还是残次,只需要在正品仓操作重新上传即可。

操作位置:【库存】【库存管理】,选择需要更新的商品右键【更新货品信息】或者【上传货品信息】都可以。

注意事项:

  • 正常操作上传时,ERP会自动校验该商品在当前ERP仓库是否上传成功过,如果上传成功,则之后的上传操作都默认为接口的更新商品
  • 但是菜鸟WMS除外,点击上传即为新增、点击更新即为更新操作。

3.4 采购单

采购单选择外部链路仓,则订单在审核完之后会变成待推送的状态,ERP可以将采购单推送给下游WMS,WMS做入库操作,回告ERP数量。

1)推单

操作路径:【采购】【采购单管理】,选择需要推送到委外仓的订单右键点击【推送采购单】即可。

操作说明:采购单的创建这里不予赘述,注意建单时,选择对应的外部链路仓库即可。审核完成采购单则会变成待推送的状态,点击推送。

  • 推送成功:单据变成“待收货状态”,接下来等WMS入库即可。推送会生成外部单号,请根据外部单号确认与WMS沟通确认单据状态。
  • 推送失败:请根据推送信息里展示的失败原因进行处理。

注意:“推送失败”状态下的单据请不要直接驳回,有时候推送失败是因为WMS响应超时,实际上WMS已经收到了这一单,为了防止出现这种异常导致的重复建单问题,请先与WMS确认是否有收到这一单,如果收到点击推送采购单即可,如果没有收到请直接“驳回审核”。

2)取消

操作路径:【采购】【采购单管理】

操作说明: 商家偶尔会因为某些原因需要将采购单取消或者重新编辑,采购单的取消分三种情况:

  • a、未推送到WMS系统,单据状态为:编辑中、待财审、待审核、待推送、推送失败。

该情况下,只需要单方面在ERP将单据取消即可。选中单据右键:【取消】或者【驳回审核】,取消成功的单子变成已取消,可以恢复。

  • b、已推送到WMS,ERP未入库,单据状态为:待收货。

这种需要通过接口将双方单据都取消成功。选中单据右键:【终止采购单】。终止会存在取消成功和取消失败,取消成功的单据会变成“待审核”,取消失败的单据需要线下联系WMS解决。

  • c、已入库的采购单,单据状态为“部分到货”、“待结算”。

已经入库的采购单是不允许取消的,这时在系统已经有了入库单。但是部分到货的情况,可以使用【停止等待】将系统单据终止变成“已完成”。

3)入库

WMS收到货之后,操作入库,通过入库单确认回传入库数量,只要单据状态未完成,WMS则可以继续入库。

3.5 采购退货单

业务场景:对于采购来的商品,可能出现一些情况,例如采购来的这批次的货品中存在残次品,对于残次品我们可以选择退回给我们的供货商;还有一些情况下,例如,我们错误采购,采购的商品有误,我们需要退掉这批次的采购物品;再有情况,如我们对于某种货品超量的购入,我们需要退回部分商品。上述的这些都涉及到了一个操作——采购退货。

委外对接中,采购退货单是指ERP发起建单出库申请,推送给WMS,WMS进行出库的退回给供应商的对接流程。

1)推单

操作路径:【采购】【采购退货单管理】,右键选择【委外操作】【推送采购退货单】

操作说明:已经审核好的采购退货单会变成“待推送”状态,可以进行推送单据到WMS系统

  • 推送成功:单子会变成“委外待出库”状态,可以根据外部单号跟WMS确认具体单据。如果推送失败,请根据具体的推送信息里展示的失败原因与WMS进行确认。
  • 推送失败:请根据推送信息内的报错内容处理。

2)取消

操作路径:【采购】【采购退货单管理】,右键选择【委外操作】【撤销采购退货单】

业务说明:对于已经推送到WMS下游的单据,仅仅操作系统单据的驳回是不被允许的,商家需要点击撤销,撤销成功表示WMS这一单也已经取消且系统单自动驳回。

3.6 销售订单

3.7 销售退货单

3.8 调拨

3.9 委外出库

3.10 委外入库单

3.11 生产

四、对接常见问题

1、同步失败怎么处理?

答:同步失败意味着这一单推给对方时,对方接单失败或者奇门接口异常失败。

解决方案:将外部单号提供给对方WMS查询失败原因

  • 如果WMS已存在这一单,商家可以重新推送(不要驳回再推,会改变外部单号,导致WMS接到相同两单却不同的单号,有重复发货风险),如果推送单据报类似“已存在”的错误,则需要联系WMS处理,WMS违背了奇门的幂等原则,对于已经处理过的请求,需要反馈相同的结果,即成功;

相关奇门幂等原则说明:https://open.taobao.com/doc.htm?docId=104247&docType=1

  • 如果WMS未收到这一单,则商家可以选择重推或者驳回修改,重新编辑单据。

2、外部单号重复?

答:ERP系统是独立部署的SAAS软件服务,因此单号规则生成相同,如果A商家和B商家同时对接了某个相同的WMS,那么就会存在一定的几率会推送相同的外部单号,不同的单据内容到WMS。

解决方案:

  • 方案1:商家可以自行设置外部单号的编码规则,从ERP端避免单号重复问题(设置-编码设置-外部单号/出库单号)
  • 方案2:WMS设置自己系统的唯一编码,避免直接使用外部系统编码。