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智能退货入库

相关链接:智能退换视频资料

1.功能背景

针对售后退换货的处理,旺店通企业版有十分精准详细的流程。退换审批–>退换入库–>退换结算。这使得客服会有很大一部分精力需要投入到退换单的审批处理上。对一些退换量大的商家来说,按正常逻辑走一套退换流程十分的耗费人力。

于是我们就提出了一个构想:

如果我们将客服从退换货处理中解放出来呢?直接在仓库收到退换件的时候,直接索引到相应订单,退换处理-退换入库一步完成。这样一来是不是极大的提高了退换件处理效率呢?

在这样的构想上,我们深度挖掘,不断完善。推出了 智能退换 功能。

经过商家的试用,我们发现,一个退换包裹往往仅需要半分钟即可处理完毕。较之前而言至少提高了三倍以上的效率。

2.功能概述

智能退货入库能让商家快速的处理买家寄回的包裹,通过物流单号,客户网名,手机号等信息确认该包裹属于哪个订单的退回货品。除此以外商家还可以在 智能退货入库环节 打印 寄回货品的条码,用于后期入库。

1)


区域1:查询区域


!!请务必注意!!以下所有查询条件请尽可能精确的查找,否则会查询到很多干扰信息,这些干扰信息会干扰员工工作,提高了误退几率。

比如说,退回包裹的收件人手机号为15200010001。在使用物流单号查询时,截取了部分“010001”查询,查询出多个记录(例如:手机号为15200010001的订单;手机号为15300010001的订单;手机号为15201000103的订单……)。

通过包裹信息查询 得到 订单信息.

注意点1:查询条件自动跳转

使用物流单号没有查询到订单—>自动将查询条件跳转为手机号–>手机号没有查询到订单—>自动将查询条件跳转为网名–>网名没有检索到订单–>自动调整为条码扫描

通过这种方式提高工作效率,无需工作人员手动选选择。

注意点2:关于查询默认条件

可以通过2) 配置选择 查询条件初始默认条件。(通常默认条件为 物流单号)


此处可对备注回传模板进行自定义设置,备注的内容也可在入库管理界面的备注字段中查看。

区域2:信息加载以及备注标旗回传


物流单号:物流单号扫描后,默认记录在 本区域的 物流单号 文本框中

客户网名:智能退货入库确认了包裹对应的订单后,自动将订单网名信息加载到 [客户网名] 文本框中。

手机号:智能退货入库确认了包裹对应的订单后,自动将订单收件人手机信息加载到 [手机号] 文本框中。

退换原因:当智能退货入库通过物流单号确认了包裹对应的原始退款单后,自动加载原始退款单的退换类型以及退换原因,将二者拼接为“退换类型:退换原因”的内容显示在 [退换原因 ]文本框中。

[图例]

下面是针对备注回传以及信息加载的相关注意点:

注意点1:物流单号扫描后,默认记录在 本区域的 物流单号 文本框中

注意点2:当开启3) 配置时,默认将物流单号记录在入库备注中。

注意点3:如果在智能退货入库环节生成了退换单则会将 标旗 回写到平台,并在入库备注后拼接上日期和操作人,然后 追加到平台客服备注中

注意点4:如果智能退货入库环节生成了 预入库单 则 会在 入库备注后还拼接一个 预入库字样并拼接其入库单号(注意,如果一次智能退货入库生成了多个退换单,只有其中某一条订单会 拼接 预入库单的说明)

关于注意点3,4点:必须保证开启了下图中任意某条配置

注:关于备注回传的内容会受到 设置–>系统设置–>库存设置–>

比如说,回传货品简称追加备注:


区域3:提示以及信息填写区


提示区:

提示区显示的是操作过程中针对各种操作做出的提示,比如说 在没有选择 模板 的时候 点击打印货品,会在提示区域显示“

注意点:如果你开启了4) 配置,则此类提示还会以小弹窗的形式提醒。(如下图)

订单备注:

请进行退换工作的员工一定要注意订单备注信息,客服人员一般会为有特殊要求的客户的订单的客服备注 中 注上 某些特殊的字,比如说“换了AAA货品” 等。

物流公司

商家在处理退换件的时候,可能会需要记录退回件属于哪一个物流公司。可以在这里填写物流公司名称,填写后会记录到对应的退换单。

注意点:这里填写了物流公司后,处理新的退换件时不会自动清空。这么处理是因为商家处理退回件往往都是一个物流公司的退回件批量处理,如果每处理一件新的就需要重新填写十分影响效率。

区域4:打印设置

注意点:需要在电脑上安装bartender软件设计打印模板,连接打印机用于打印条码。

区域5:仓库设置

有时候商家退回的货品会存放在次品仓(上图中的北京仓)等待检验,同时也希望为货品打印的条码中显示的货位是该货品本应该存放的位置(上图中的PDA仓)。

于是这里的入库仓,就是货品退货入库时的仓库,货位仓则是货品正常销售时存放的仓库。

区域6:确认退款货品区

通过查询条件确认订单,通过条码确认退回货品以及数量。然后为退回货品打印 新条码,入库到 入库仓。

货品区新增品牌字段

以上是针对各个区域的相关概述。下面通过实际情况,进行流程说明。



3.正常件处理

一个正常的包裹通常是有物流单号等信息,并能定位到相应订单。

3.1确认退回包裹属于哪个/哪些订单

情景1:买家在 寄回包裹前 在 平台申请了退款,并 准确填写了 退回包裹物流单号。

前提:系统开启了抓取原始退款单的功能

直接通过物流单号即可 直接 定位到该 原始退款单 ,并加载 退回货品信息。

情景2:买家直接寄回了包裹,没有在申请退款时填写物流单号

在通过物流单号没有定位到原始退款单时,可以根据买家的 手机号 或者 网名 找到 该买家 近期的已完成订单

A)首先扫描物流单号,记录此物流单号。

B)然后通过 输入手机号 或者 昵称,查询该 买家 近 3个月的 所有状态已完成的订单。

如果订单数目小于4个,则直接在界面右侧列表中列出:

如果订单数目大于等于4个,则通过弹窗形式列出,如下图:

在上图中我们可以看到 部分记录 被标记为红色,这些记录就是 买家在平台申请了退款的货品。系统在列出买家近期的购买数据时,优先列出申请退款的记录,然后再按照发货时间前后进行排序。因为通常情况下,退回了包裹的买家都会在平台上申请退款,于是通过显眼的红色标记,我们 能快速的 定位到 申请退款的单据。

3.2确认退回货品以及退回数量

通过对比货品图片与实物图片确认退回货品,然后通过通过 扫描货品条码/手动填写 的方式确认退回的数量。

3.3确认退货,打印货品

A)确认退货:点击确认退货按钮,确认退货。确认退货后,自动生成 退换单。(超出预期数量时会生成退货预入库单,详情请见后文 异常件处理)

B) 打印货品:打印货品的方式有多种,并且配置控制。

配置位置:库存–入库管理-智能退货入库–设置按钮–智能退货入库设置界面

方式1-立即打印:每扫描一个货品条码就给该货品打印一个新的货品条码,同时退货成功(不用点击退货按钮)

方式2-整单打印:扫完所有条码,确认退货后 自动打印整单的货品条码

方式3-手动打印:手动点击“打印货品”按钮,打印界面上所有退回货品的条码

条码打印个数即退回货品个数,个数为0的货品不打印。

3.4 换出货品

如果本次退回的包裹,还需要换出货品。

在完成3.2以上步骤之后,点击换货按钮。

3.5退换入库单是否进行审核

现智能退货入库支持对入库货品进行审核判断,方便一些对货品质量问题深究的用户管控退回件,根据不同的退换情况进行入库审核。关闭配置,并在进行智能退货入库时填写相应的入库备注信息,最终由专职人员根据备注情况来确认是否可以正常入库。

4异常件处理

情景1:少退

将退回的货品关联订单生成 待结算的退换单 以及 已完成的退货入库单。

情景2:多退

将能关联上订单的货品 也就是 没有超出预期数量的 部分 生成一个退换单。将多退的部分(即超出预期数量的部分)生成预入库单据。

情景3:错退

生成预入库单

情景4:无头件

生成预入库单

5.使用技巧

技巧1:通过点击 退回货品区域中 货品行的 按钮,直接将预期数量 复制到入库数量。

技巧2:

当选择的退回货品订单的订单备注中有 换/邮 字样时,给出提醒

技巧3:物流单号放大提醒

当勾选上图配置时,扫描物流单号后,会在屏幕中央 出现黄底黑字的放大版物流单号。方便核对以及查看。

技巧4:针对一单一货货品,可以使用万能条码。

首先在 设置–系统设置–库存设置 界面 设置 万能条码。

设置完毕后,针对一单一货订单可以直接扫描万能条码,将退回货品的 入库数量 置为 预期数量。

技巧5:通过条码指令定位到相应查询条件 以及 执行相应操作

首先在 设置–系统设置–库存设置 界面 设置 条码指令

然后商家可以将这些条码指令贴在 工作台上。然后进行相应指令时,直接扫描相应条码。省去了手动选择或者手动点击按钮的操作。

6.常见问题

问1:智能退换之后在退换管理界面新建退换单没办法关联。

处理措施:流程错误,只有先在退换管理界面新建退换单后退换单处于待收货或者待收货已结算状态后,再做智能退货,如果根据订单号能匹配,才能关联。

问2:智能退货重复操作,出现多个退换单物流单号重复的情况。

处理措施:智能退货界面设置中选择“不允许物流单号重复”配置即可。

问3:智能退货界面更换或者新增一个货品后不能进行备注回传。

处理措施:更换货品后是生成的预入库单,预入库单不能进行备注回传。

1) 位置:库存–入库管理–智能退货入库
2) , 3) , 4) 位置:库存–入库管理–智能退货入库–设置按钮–智能入库设置界面