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发票管理

1.功能背景

1.1产生背景

  • 客户下单之后需要商家给开具发票作为自己报销、维权、保修的有效凭据。我们系统支持商家为客户满足这一需求,可以在我们ERP内针对需开发票订单 进行开蓝票以及冲红操作。
  • 开蓝票场景:消费者下单需要开发票;售后补开发票
  • 冲红场景:消费者售后申请订单退款退货(部分或全退);改抬头(在手淘);申请换纸质(在天猫pc);只要是开票信息有误都需要冲红重新开

1.2功能简介

  • 为了实现商家为买家提供更好的服务,我们旺店通为广大商家对接了纸质发票服务商(金壬发票服务系统)与电子发票服务商(阿里电子发票、苏航电子发票、浙江航信电子发票),将商家在ERP内的发票信息传到发票服务商,由服务商开具发票后返还结果给商家。

纸质发票在系统内完成开票之后,服务商将开票成功的纸质发票寄往商家,商家在把发票寄给买家; 电子发票阿里发票服务平台为淘宝、天猫商家提供了一站式发票服务,针对使用了此服务的商家,我们支持其在ERP内管理全渠道(淘系、非淘系平台 以及线下门店等)订单开票事宜。

  • 针对天猫\淘宝的发票,在系统内完成开票之后,可以回传到平台。买家可在 “我的发票”模块获取到电子发票,针对淘系外订单,比如其他平台订单或者线下门店订单。也可以在ERP内完成开票,然后通过短信、旺旺提供下载链接发送给客户
  • 如此一来既可以提高买家的用户体验,也有利于商家更好的为客户提供服务。

1.3开通条件

(1)首先客户在使用前需要找销售,销售向刘英梅发起邮件,邮件内容包含:申请确认需求、成本、费用等信息;

(2)确认完毕,审核通过后。方可邮件向刘笑(liuxiao@wangdian.cn)申请开通(开通邮件需要抄送王晨晨 (wangchenchen@wangdian.cn)黄子芳 (huangzifang@wangdian.cn))

注:电子发票不支持试用,开通后无法关闭

1.4发票分类简介

  • 纸质发票:商家通过开票系统(例如:金税),读取旺店通的开票信息,然后自己审核,自己打印发票。(目前系统支持的第三方发票服务商为金壬)

具体流程:

  • 电子发票:电子发票是指在购销商品中,开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。根据国家税务总局的权威公告,电子发票为真实有效的合法发票,与传统纸质发票具有同等法律效力,可作为用户报销、维权、保修的有效凭据。
  • 目前我们对接得电子发票有:阿里电子发票、苏杭电子发票、浙江航信电子发票
  • 电子发票业务主要包括正向蓝票开具和逆向冲红,业务处理流程基本一致:

2.使用说明

2.1纸质发票使用说明

(1)前期准备

一份完整的电子发票由三部分组成:发票内容(货品信息及金额),对应服务商,对应收款方。

在建立电子发票之前,先要录入服务商和收款方信息。 位置:订单-系统订单发票

A、服务商录入: 服务商录入时,名称必须填写,并且全局唯一,不能重复。 位置:订单–>系统订单发票–>服务商管理

注意点:

  • a.必须保证服务商列表是普通服务商,子类别目前只有 金壬 一种。
  • b.需要进行服务商授权

B、收款方录入:录入收款方时操作同上,必填字段为公司名称和税务登记证号,公司名称不能重复。位置:订单–>系统订单发票–>收款方管理

(2)开具发票

A、 新建发票:点击新建按钮,进入发票填写界面填写订单、服务商、收款方等信息。 注释:除了在此处可以新建发票以外,也可以使用在财务审核界面选中订单右击开具电子发票的方式新建。

B、确认开票

针对编辑中的发票,确认无误后即可确认开票。确认开票后即进入待开票状态。此时发票信息会被同步到第三方发票服务商。 第三方发票服务商开票成功:回传开票成功到ERP内,相应发票状态更新为 开票成功。 第三方发票服务商开票失败:回传开票失败到ERP内,相应发票状态更新为票失败。

C、驳回

开票失败的原因通常都是发票信息填写有误,所以针对开票失败的发票,可将其驳回到编辑中状态,修改发票信息。然后重新确认开票。

2.2电子发票

(1)ERP内具体操作步骤流程图:

(2)前期准备

一份完整的电子发票有三部分组成:发票内容(货品信息及金额),对应服务商,对应收款方。

在建立电子发票之前,先要录入服务商和收款方信息。

位置:订单-系统订单发票

服务商录入:

服务商录入时,名称必须填写,并且全局唯一,不能重复。

收款方录入:

录入收款方时操作同上,必填字段为公司名称和税务登记证号,公司名称不能重复。

(3)正常开票

原始单递交之后,如果该订单需要开具电子发票,并且财审策略开启了开发票进财审设置;那么这类订单审核之后会自动进入财审。

财务人员可以在财审界面可以对该订单开具电子发票,各类订单均可开具电子发票,如果不需要的话直接强制财审就可以。

对订单开据发票时,会进入如下界面:

注:该界面中开票人,收款人,复核人采用的是本地配置,新建时默认加载该电脑上一次保存时填写的信息。发票明细界面默认加载的是改订单货品信息,货品名称默认加载的是规格名称字段,税率默认是0.17,单位默认为台,折扣默认为0。

修改注意事项:

  1. 界面中有两个备注输入位置:发票备注内容只会在本系统内展示;发票打印备注会打印到生成的电子发票中备注的中,填写时请注意。
  2. 发票明细中允许存在金额为0的行,目的是适应赠品。
  3. 如果修改税率,允许的值为:0,0.03,0.04,0.06,0.11,0.17。
  4. 如果明细数目过多,允许手动调整明细内容,删除之后添加一条记录,填写总的金额和优惠即可。
  5. 整张发票的实际开票金额不能为0,也不能超过对应订单中货品的金额,注意不包含邮费,邮费的发票不应有卖家开具。
  6. 金额计算公式:
    • 【明细行:】
      • 税前总价 = 总价/(1+税率);
      • 税额 = 总价-税前总价;
      • 税前单价 = 税前总价/数量(保留6位小数);
      • 折扣税额 = 折扣总额/(1+税率)*税率;
      • 税前折扣金额 = 折扣总额 – 折扣税额;
      • 总金额:
      • 实际开票金额 = 明细总价列求和 - 折扣总额列求和;
      • 货品合计金额 = 明细税前总价列求和;
      • 货品合计税额 = 明细税额列求和;
      • 税前折扣金额 = 明细税前折扣金额列求和;
      • 总折扣税额 = 明细折扣税额列求和;
      • 实际合金金额 =货品合计金额 -税前折扣金额;
      • 实际合计税额 =货品合计税额 – 总折扣税额;

注意点:【关于税务编码字段】

不同分类的货品会有不同的税务编码。注:税务编码严格按照国家规定维护,不支持自定义。

操作步骤:如果是第一次开启 发票功能的客户,需要联系旺店通技术人员后台为您开启发票功能并将 国家规定的《税务编码表》导入到系统中。

《税务编码表》导入完成后,商家即可以在货品编辑界面,为货品选择相应的税务编码。

绑定完成后,开票时就会自动加载相应货品的税务编码。

(4)开票后发票的状态变化

正常开票后,发票的状态是:编辑中;如果发票有问题可以进行修改操作,但是发票创建之后不能修改关联的订单,如果想修改需要取消后重新开票。

发票确认无误后,我们需要对发票进行确认开票。确认后发票的状态就会变成待获取流水号。此时ERP会自动去淘宝发票服务平台获取发票流水号。

  • 获取成功,发票状态变为:待开票;
  • 获取失败,发票状态变为:获取流水号失败,同步次数置为1。

发票状态为:获取流水号失败时,分为两种情况:

  • 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从获取流水号失败改为待获取流水号。

  • 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝获取发票流水号。
    • 获取成功,发票状态变为:待开票;
    • 获取失败,发票状态变为:获取流水号失败,同步次数加1。

发票状态为:待开票 。后台会自动去淘宝提交开票申请。

  • 提交成功,发票状态变为:待获取开票结果;
  • 获取失败,发票状态变为:开票申请失败,同步次数置为1。

发票状态为:开票申请失败 。分为两种情况:

  • 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从开票申请失败改为待开票。具体操作如下图:

  • 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝提交开票申请。提交成功,发票状态变为:待获取开票结果;获取失败,发票状态变为:开票申请失败,同步次数置加1。

发票状态为:待获取开票结果 。后台会自动去淘宝获取开票结果。

  • 获取成功,发票状态变为:开票成功;
  • 获取失败,发票状态变为:开票失败,同步次数置为1。

发票状态为:开票失败 。分为两种情况:

  • 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从开票失败改为待获取开票结果。具体操作如下图:

  • 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝获取开票结果。获取成功,发票状态变为:开票成功;获取失败,发票状态变为:开票失败,同步次数置加1。

发票状态为:开票成功。

开票成功后,会在界面看到一个url链接,可以给消费者提供链接进行下载。此链接下载一次就自动失效,如果需要重新下载,需生成新的链接,也就是需要重新获取开票结果,具体操作如下图:

注:开票成功的,如果是淘系订单,淘宝会自动同步到平台,不需去调用淘宝回流。

(5)手动改变状态 ====

电子发票在整个流程中,要经过多次与其他系统的交互,不免出现失败的情况,默认失败三次之后停止自动操作并进入对应的错误状态:获取失败,开票失败,开票申请失败。如果想让发票继续自动操作,在该票上右键→选择改成对应的状态即可,该操作会将发票改成对应的等待状态,并重置同步次数字段。

3.常见问题

3.1获取流水单号

接口:alibaba.einvoice.serialno.generate

(1).服务器异常,请重试

报错原因:旺店通服务器未知异常。

解决方案:请修改状态为“待获取流水号”,如果还报此错误,联系旺店通技术处理。

3.2开票申请

接口:alibaba.einvoice.createreq

(1).参数错误:providerAppkey和proxyAppkey不能为空

报错原因:开票的店铺和收款方不匹配。

解决方案:如果是收款方选错 需要更改收款方,发票状态改为待开票,同步次数改为0;如果是选错了店铺,则需要更改店铺后清空流水号,重新开票;

(2).用户和之前绑定的用户不一致

报错原因:成功获取流水号后,更改店铺,流水号作为唯一标识,只能对应一个店铺

解决方案:更改店铺,清空流水号,重新开票;

(3).参数错误:实际开票金额(invoiceAmount)不等于>合计金额(sumPrice)加上合计税额(sumTax)

报错原因:错误提示很清楚 在金额计算中由于保留两位小数产生了误差导致实际开票金额不等于合计金额加上税额

解决方案:查看推送到阿里的金额是否有问题,如果有问题需要联系研发人员

(4).Invalid session

报错原因:session失效,可能是店铺淘宝授权信息失效

解决方案:店铺重新授权,发票状态改为待开票

3.3.获取开票结果

接口:alibaba.einvoice.create.result.get

(1).第1行商品信息不合法

报错原因:推送的商品明细信息有误

解决方案:查询商品明细信息,找到错误后修改信息,重新开票;

(2).征收方式未填写

报错原因:推送的商品明细信息有误

解决方案:查询商品明细信息,找到错误后修改信息,重新开票;

(3).超过离线开票限定时长

报错原因:阿里后台店铺没有切换税务编码

解决方案:查看系统推送的税务编码是否正确,如果正确,联系阿里切换编码;

(4).请求税控系统超时

报错原因:税控系统接口处理超时

解决方案:将发票状态改为待获取开票结果重试,若多次重试后依然失败,需要联系阿里方面的人员解决;

(5).10087:服务器没有原票,大于原票金额,税额,不能开具

报错原因:阿里发票平台有自动冲红功能,如果订单发生了退换的操作,后台就会将蓝票自动冲红,我们系统再开红票的时候就会找不到蓝票

解决方案:需要客户关闭阿里后台的自动冲红功能;

(6).发票处于开票中

报错原因:阿里后台还未开出发票,所以无法获取开票结果

解决方案:在客户端将发票状态改为重新获取开票结果即可;

(7).已超过单张发票开票金额限额

报错原因:每个企业在税务局申请发票的时候都会根据企业的情况审批不同限额的发票(分为万元版、十万元版……),开票的时候总金额不能超过这个限额

解决方案:根据客户的意愿,分为多张发票开具,手动更改金额;

(8).淘宝返回信息异常[status] => processing

报错原因:淘宝后台正在处理发票

解决方案:稍后重新获取开票结果

(9).发票开票失败 获取开票服务地址失败:税盘无可用发票!

报错原因:税控盘可用发票不足

解决方案:需要客户去服务商购买发票后,重新申请开票

(10).发票开票失败 购货方纳税人识别号不合法!

报错原因:买家纳税人识别号填写错误

解决方案:检查纳税人识别号

(11).Remote service error参数错误:用户与税号的授权关系不存在

报错原因:该发票的店铺未添加到淘宝后台

解决方案:将店铺添加到淘宝后台,并设置为erp开票