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采购计划单使用手册

一、简述

许多商家使用WMS仓库存储货品,在采购的过程中,可能会发生到货的实际货品数量与采购数量不相符的特殊情况,商家需要查找发生特殊情况的具体原因,需要查找相应的单据进行处理。

在采购的过程中,一张采购单可能需要多次采购才能完全完成,而且在采购入库过程中会有实际到货量与采购数量不相符的情况发生。就此系统新增采购入库计划单和采购入库计划管理2个界面来记录采购过程中的详细的情况。

采购入库计划单多次引用采购单,可以在采购入库计划单管理界面查看一张采购单的所创立的多张采购计划入库的单据,统计采购单的详细情况。WMS仓库处理采购入库计划单后回传信息并同时自动生成相应的采购入库单,可以在入库管理界面查看入库详情。

二、采购整体流程

一般流程:采购申请开单→采购申请单管理→采购开单→采购单管理→入库开单→入库单管理

使用采购入库计划单采购流程:采购开单→采购单管理/定制采购单管理→采购入库计划开单→采购入库计划单管理

采购,既可以使用一般采购流程,也可以使用通过采购入库计划开单入库的流程。当使用采购入库计划开单时,只支持WMS仓库的采购单的引用。

三、ERP操作采购详情

1.权限设置

设置→安全设置→员工权限

勾选采购入库计划开单和采购入库计划单管理

开启员工权限后可以查看相应的界面

2.采购开单

选择对应供应商和WMS仓库,填写相应的信息。创建时间和预计到货时间默认为开单当前时间,可以手动修改预计到货时间。预计到货时间和创建时间在采购入库后可以进行时间的统计,已发现采购的时间。备注信息可以填写需要的信息。商家通过状态属性来记录货品是新货采购,还是旧货采购,通过批次属性来记录货品采购的批次,方便以后查询采购货品的信息。批次、状态2个属性可以选择相应的选项。可以通过添加货品/扫描条码/采购货品导入方式添加采购货品。

注:批次和状态属性的设置方式

操作位置:设置→自定义属性→属性名称编辑

操作位置:设置→自定义属性→属性列表编辑

3.采购单管理

采购单进入采购单管理界面,当采购单审核后,采购单状态由待审核状态变为已审核状态。一般流程的采购单的状态也是已审核状态。当前可以进行驳回审核操作。在。此界面可以查看采购单的详细情况,可以进行合并,采购货品汇总等操作。

4.定制采购单管理

操作位置:采购单→定制采购单管理

在此界面可以查看所有采购单,可以按不同条件筛选出采购单,tab页显示采购单的货品详细情况、库存详情、入库单信息、申请单信息、日志、便签。采购单新建后进入定制采购单管理,可以在此界面进行审核、编辑、取消等操作,同等于采购单管理。商家在采购开单后,需要通过货品的实际到货时间统计采购货品的实际发货天数,从而根据实际发货天数在下次采购货品时选择最快的供应商进行采购。在定制采购单管理界面添加到货量百分比设置,不同的商家可以通过该设置记录货品的实际到货时间。在设置到货量百分比后,界面会根据满足到货量百分比来刷新定制采购单管理界面采购单的实际到货时间和实际到货天数,同时生成相应的日志信息。实际到货时间刷新后,再次修改到货量百分比后,实际到货时间将不会再次随之变化。

注:定制采购单管理界面,预计到货时间:商家如未在供货商界面维护到货周期,采购开单填写的预计到货时间,为货品预计到货时间。

实际到货时间-采购单建单时间=实际发货天数;预计到货时间-采购单建单时间-理论到货天数。

到货量百分比=实际到货数量总和/采购开单货品数量*100%

例如:商家在新的供应商A处采购货品B,100件,同时要求供应商A在7天后货品到货80件,以保证下周销售不断货。

供应商A到货周期的时间未维护,定制采购单管理界面设置到货量百分比为80%。

采购开单界面,填写货品创建时间2017/06/06 13:00、预计到货时间2017/06/13 13:00。

定制采购单管理界面,显示采购货品B的预计到货时间2017/06/13 13:00和建单时间2017/06/06 13:00,实际到货时间为0000-00-00 00:00:00,理论到货天数为7天,实际到货天数未显示。

货品B采购入库2次,分别为:第一次采购入库操作时间:2017/06/08 13:00,数量:40件;第二次采购入库操作时间:2017/06/12 13:10采购入库,数量:50件;第三次采购入库操作时间:2017/06/13 12:00采购入库,数量:10件。

定制采购单管理界面,在第二次采购入库时货品总数量为90件,到货量为90%,第二次采购入库后刷新实际到货时间为:2017/06/12 13:10,刷新实际到货天数为:6。

当再次设置到货百分比为70%时,该采购单将不会刷新实际到货时间和实际到货天数。

注:筛选条件中的排序方式/采购单状态在选择后,会默认为下次打开采购单排序方式。

注:搜索按钮可以按批次筛选订单。

5.采购入库计划开单

一张采购单可以有多张采购入库计划单进行采购。采购入库计划开单,选择采购单时,选择采购单界面显示的只有WMS仓库的已审核和部分到货的采购单,可以按采购单号、供应商、仓库、采购单状态、商家编码、货品编码、货品名称、标记、备注信息条件筛选搜索采购单。

注:备注支持模糊搜索功能。

采购入库计划单界面

支持物流公司选择(不显示已停用的物流公司)、物流单号填写、备注信息填写,预计到货时间默认为开单当前时间,可手动修改。

采购单引用后,可在下方查看采购单具体信息,填写计划入库数量,辅助数量随计划入库数量变化。

6.采购入库计划单管理

采购入库计划开单后进入采购入库计划单管理,在界面可以查看采购入库计划单的详细情况,同时也会显示对应的采购单的详细信息,如采购单的状态,采购需求时间等。Tab页可以查看采购入库计划单的货品信息、采购单详情、日志、便签。

采购入库计划单管理界面按不同的条件筛选采购入库计划单,如按供应商、物流公司、仓库,外部单号等搜索。

采购入库计划单进入采购入库计划单管理,状态为编辑中。递交后,状态变为待审核状态。审核后,状态变为待推送。右键推送采购入库计划单,状态变为待收货状态。WMS仓库进行处理,处理后会返回相应的信息,会生成相应的日志,采购入库计划单的状态也会随之变化(部分入库、全部入库、已完成状态)。

注:选择供货商,可以按编号、名称、座机、手机来筛选,也可以是全部供应商。采购入库计划单管理界面供货商默认为全部。

7.入库单管理/采购入库单管理

当WMS仓库处理完采购入库计划单后,会回传采购入库计划单的信息,并且会自动生成入库单记录此次采购入库,在入库单管理/采购入库单管理界面可以查看单据。

注:如未在系统设置开启采购入库自动结算,生成待结算状态的入库单。

四、常见问题

1、采购开单界面预计到库时间手动修改后,在定制采购单查询界面所显示的预计到库时间不相符。

原因:采购开单预计到货时间会在采购单进入采购管理时先根据供货商的到货周期时间自动修改时间,如供货商未设置到货周期,则根据填写的预计到货时间修改。

2、定制采购单管理到货量百分比再次修改后,实际到货时间没有重新刷新

原因:到货量百分比再次修改后,之前的已刷新过的实际到货时间将不会再次刷新。