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采购开单

1.简介

采购是指商品的选择与进货,在日常零售业中,商家通过对自己实际库存进行统计后,并补进相应的货品。

在进行采购时,得先确定供应商、仓库、货品、到货时间等一系列信息。

对货品进行采购时,我们比较关注这个货品的价格和数量问题,采购开单界面不仅展示了货品价格信息还显示了该货品某个时间段的销量、库存量和采购量情况,方便客户查看。

采购开单进行货品添加时,可以选择不同的方式进行货品添加,直接手动添加或者选择智能采购进行添加,方便客户操作。 我们可以用多种方式实现货品数量的填写。

商家通过扫描枪扫描货品进行采购开单,很容易出现混入其他货品(系统中货品档案不存在)或者未录入所需货品,旺店通系统支持货品扫描声音提示,对相关人员予以警示,从而避免这些问题的发生。

打开图片显示配置,能够清晰的查看到添加货品的实际情况,对于采购那些不同颜色规格的货品来说,这样显示更明了,人性化的设计。

此外界面上有许多辅助功能,灵巧使用提高工作效率,如:执行价格、执行数量、应用到所有行等

下面将对常用的一些操作和功能进行简述:

注:各种字段说明,详见各种库存量的含义>>

2.常用操作

2.1添加采购货品

采购开单货品添加方式多样化,客户可以根据自己实际需求选择直接添加货品或者依照系统提供的智能筛选方式进行货品添加

序号 添加货品方式 操作 位置
1 直接添加 点击【添加货品】按钮,直接手动添加货品
点击【货品导入】按钮,进行采购货品导入
点击【引用采购申请单】按钮,进行货品添加
通过扫描货品条码进行货品添加
2 根据智能筛选条件货品添加 自定义采购开单量
按警戒库存采购

2.2货品数量填写

客户进行货品数量填写时,有多个方案能够实现货品数值的改变

序号 数量填写方式 操作 位置
1 手动填写 在单品选择界面,选中货品后,对应的‘数量’字段下,填写所需数值
2 在采购开单界面,选中货品后,对应的‘采购量’字段下,填写所需数值
3 点击按钮 在采购开单界面,点击【执行数量】按钮,已选定的量作为货品开单数量
4 条码扫描 在采购开单界面,根据扫描货品的次数决定该货品的数量

2.3货品采购费用

企业在进行货品采购过程中会有各项费用的支出,包含货品成本费、运输费以及其他费用,在进行采购的时候,我们需要将这些费用计算到采购单中,这样会使采购费用更精准,开单时要对采购的货运方式、邮资(运输费)、其他金额进行填写

采购员根据采购需求,分析货品的质量状况和价格变动情况,选择物美价廉的货品进行购买,点击【执行价格】按钮,选取最合适的价格作为整体采购单中货品的采购价,使客户操作更加便捷。采购执行价格可以默认,在系统设置处开启配置,选择进行开单时货品的采购价

货品金额字段说明:

采购单总金额:进行当前采购花费的所有费用(采购单总金额=税后总贷款+邮资+其他金额)

2.4操作小技巧

2.4.1应用到所有行

对能够编辑的字段,进行修改,点击【应用到所有行】按钮,界面中所有的货品对应的该字段信息值都变为修改后的数值。适用于采购单中所添加的货品的信息值是一致的情况下,商家对其中的一个信息进行修改后,直接点击【应用到所有行】,该订单中所添加的所有货品的对应修改的字段下的值都变为所修改的数值,使操作更加便捷。可编辑的字段有辅助采购量、采购量、税前单价、折扣、税率、税前金额、税后单价、税后金额、备注。

2.4.2执行数量

对采购开单的货品数量进行设置,执行数量包括: 待发货量、7天销 售量、14天采购量、 月销售量、最小采购量

2.4.3采购开单填写采购量/辅助采购量支持上下键切换

在采购开单界面选择一些货品,将光标定位到填写采购量/辅助采购量一列,可以通过上下键和enter键,将光标进行上下跳转,便与用户修改数量

3.功能简述

3.1智能采购

智能采购主要根据卖家货品多天销量以及该货品当前的库存,判断该货品当前是否需要采购以及给予相应的建议采购量,客户可以通过设置相关的搜索条件筛选出所需采购的货品

智能采购目前有两种模式:自定义采购量和按警戒库存采购

3.1.1自定义采购量

用户进行货品采购时,可将某段时间的销量作为货品的采购量,对货品实现快速采购。

如某一商家要对近期销售的鲜果进行补货,想将这段时间的销量情况作为进货参考量,通过使用旺店通软件的自定义采购,就可以解决这个问题,商家只需将采购数量设置为 30天销量,那么这个月的鲜果销量就会作为商家采买货品的数量。

计算公式:

销售增长率参与计算:

采购量p=t*SUM(警戒库存/警戒天数)-[SUM(库存+待采购量+采购在途+采购到货-锁定-审核-待发货量)]

销售增长率不参与计算:

采购量p=前t天销量-[SUM(库存+待采购量+采购在途+采购到货-锁定-审核-待发货量)]

备注: t——天数

SUM——求和公式如果选择多个仓库,那么这个货品在这个仓库对应属性的累加和

操作步骤:

(1)设定相关的采购方式、采购数量,选择相应的仓库

(2)点击确定按钮弹出智能采购界面

(3)在智能采购界面根据实际需求进行货品筛选,选中要采购的货品后点击确定采购按钮

(4)选出开采购单时的供应商和仓库

(5)点击保存或者递交,生成采购单,在采购单管理界面可进行相关操作

备注:点击保存后的采购单在采购单管理界面为“编辑中”状态,还可以进行修改;递交后的采购单在采购单管理界面为“待客审”状态

3.1.2按警戒库存采购

可以根据缺货量和备货量计算所需要采购的货品数量。

计算公式:

采购百分比 P

采购量p=SUM(待审核量)1)+SUM(待发货量)2)+SUM(预订单量)3)+SUM(锁定量)4)-SUM(销售退货在途量)5)+P/100*SUM(警戒库存)-SUM(库存)-SUM(待采购量)-SUM(采购在途量)-SUM(采购到货量)

备注说明:

A.1,2,3,4,5若勾选了哪个,哪个量代入公式计算

B.若勾选了6,则系统会将所有待发货量不为0的商品加载进来,但是通过上述公式计算的采购量可能为负数,可以在生成的采购单界面,点击使用待发货量作为采购量就可以。该勾选主要用于零库存管理的卖家,每天都要对要发货的商品进行采购

C.若勾选了按价格优化供货商9,则系统将货品对应的多供货商价格进行升序排列.

D.若勾选了7(不备货),则P/100*SUM(警戒库存)为0

操作流程:

(1)根据实际需求,进行采购条件设置(选定进行采购的仓库,设定缺货计算公式参与量、备货量情况,是否进行供应商价格优化排序)

(2)点击确定后在智能采购界面根据设定的搜索条件筛选出采购的货品 (3)选出开采购单时的供应商和仓库 (4)在采购开单界面点击保存,生成的采购单在采购单管理界面可以进行编辑修改;若点击递交,采购单递交到采购单管理界面,显示状态为“待审核”

4.其他功能说明

4.1特殊字段

预计到货时间: 这批采购的材料或者货品,预估抵达的时间

用户进行采购的时候,采购补进一些原材料和货品,这些是有关下次生产的原料和下季度进行销售的货品。用户对到货时间比较敏感,期望这批货品能够按照与卖家协商好的时间抵达,在采购开单的时候填写预计到货时间,用户开启【采购单货品到货日期晚于预计日期—天标记颜色】配置,若未按时抵达时,该采购单进行颜色标记,提醒用户。

供应商:为用户提供生成原材料和货品等资源的企业

用户进行货品采购时,选中所需供应商上海施展,若未在供应商界面对该信息进行维护添加,采购开单时,没有所需供应商上海施展。进行货品添加时若没有供应商货品,需将供应商和收货仓库设置为全部,从全部货品信息中筛选所需货品并添加,开单完成后,这个产品会自动关联到供应商货品里

注意:采购开单时,必须添加供应商,否则不能正常进行开单

4.2采购时间、采购量校验

旺店通系统支持采购时间、采购量校验,并能够自动计算采购预计到货时间。商家在固定时间内对销售货品进行采购,只需根据实际情况,在供应商界面对所需采购货品的供应商信息进行维护,开启相关配置后,就可以校验采购开单时间、采购量是否符合设定值,方便商家进行使用和采购管理。

如何进行采购时间校验呢?

采购开单时间校验:采购周期+最后采购日期=允许采购开单时间

供应商信息设置为,开启配置商家允许进行采购开单的第一个时间段为2016年的6月23日,若不在设定时间内进行开单会弹出信息框予以警示。采购单保存后,对应的供应商的最后采购日期会自动更新为当前允许开单日期。若不开启,采购开单的时候不对开单时间进行限制。

如何进行采购量校验呢?

采购开单货品数量校验:是否大于供应商最小采购数量

供应商信息设置为,开启配置。商家进行开单时选择相应的供应商,若添加货品总数小于10,点击保存或者递交时,会提示“小于最小采购量,是否确定采购”,若依然想进行直接点击确定,可正常保存采购单;若不开启,采购开单的时候不对开单货品数量进行限制。

如何进行预计到货时间自动更新呢?

采购预计到货时间自动完善:到货周期+(更新后)最后采购日期=预计到货时间

供应商信息设置为,开启配置 商家允许进行采购开单的第一个时间段为2016年的6月23日,在采购单保存后,对应的供应商的最后采购日期会自动跟新为当前允许开单日期。根据供应商信息中的,采购单的预计到货时间自动更新显示为;若不开启,采购预计到货时间得手动填写。

5.采购开单填写各个量的变化情况

5.1 采购量变化

税前金额 = 税前折后单价 * 采购量

税后金额 = 税前金额 *(1 + 税率)

如果采购量 ≠ 0:税后单价 = 税后金额 / 采购量

如果采购量 = 0;税后单价 = 税前折后价 * (1 + 税率)

5.2 折扣 / 税前单价变化

税前折后价 = 税前单价 * 折扣

税前金额 = 税前折后单价 * 采购量

税后金额 = 税前金额 *(1 + 税率)

如果采购量 ≠ 0:税后单价 = 税后金额 / 采购量

如果采购量 = 0;后单价 = 税前折后价 * (1 + 税率)

5.3 税前折后价变化

如果税前单价 = 0 并且 折扣 = 0; 折扣 = 1; 税前单价 = 税后单价 税前金额 = 税前折后单价 * 采购量

如果税前单价 != 0 折扣 = 税前折后单价 / 税前单价 税前金额 = 税前折后单价 * 采购量

如果税前单价 = 0 并且 折扣 != 0; 税前单价 = 税前折后单价 / 折扣 税前金额 = 税前折后单价 * 采购量 税后金额 = 税前金额 *(1 + 税率)

如果采购量 ≠ 0;税后单价 = 税后金额 / 采购量 如果采购量 = 0;税后单价 = 税前折后价 * (1 + 税率)

5.4 税前金额变化(采购量不能为0)

税前单价 ≠ 0 税前折后价 = 税前金额 / 采购量 折扣 = 税前折后单价 / 税前单价 税后金额 = 税前金额 *(1 + 税率) 税后单价 = 税后金额 / 采购量

5.5 税率变化 税前单价 ≠ 0;税后金额 = 税前金额 *(1 + 税率) 如果采购量 ≠ 0;税后单价 = 税后金额 / 采购量

	否则
		税后单价 = 税前折后价 * (1 + 税率)
		

5.6 税后单价变化 税前折后价 = 税后单价 / (1 + 税率)

如果 0 < 折扣 ⇐ 1 税前单价 = 税前折后价 / 折扣 否则 折扣 = 1; 税前单价 = 税前折后价

税前金额 = 税前折后单价 * 采购量 税后金额 = 税前金额 *(1 + 税率) 总货款 = 邮资 + 其他金额 + 税后总金额 货款 = 税前金额之和 税后总金额 = 税后金额之和

6.采购开单货品导入填写各个量的变化情况

  • 折扣默认为1
  • 如果税后价 > 0
  • 如果税率 > 0 && 有采购单价权限
  • 单价 = (税后价 /(1 + 税率))/折扣
  • 否则
  • 如果有采购单价权限
  • 单价 = 税后价 / 折扣
  • 如果单价不存在 或者 为0 或者 没有采购单价权限
  • 根据系统配置来求单价
  • 如果税前金额 <> 0 && (单价 <> 0 或者 折扣 <> 0)
  • 如果单价 <> 0
  • 折扣 = 税前金额 / 采购量 / 单价
  • 否则
  • 如果有采购单价权限
  • 单价 = 税前金额 / 采购量 / 折扣
  • 否则 如果税前金额 = 0
  • 税前金额 = 单价 * 折扣 * 采购量
  • 如果税后价 ⇐ 0
  • 如果税率 > 0
  • 税后价 = 单价 * 折扣 * (1 + 税率)
  • 否则
  • 税后价 = 单价 * 折扣
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