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采购单管理

1.采购单管理简介

简述:该界面可以显示所有的采购单情况,通过状态按钮,可对采购单进行各个状态间的相互转化,并展示各个状态间的变化情况,根据界面的搜索条件可以快速查找出所要搜寻的采购单,界面对采购单的状态、货品金额和货品数量情况进行了详细展示。除了正常的手工建采购单外还可以通过“导入”按钮,将采购单直接导入系统中。可对采购单进行合并,将符合条件的多个采购单简化为一个单子,对特殊的采购单可进行颜色标记,能够直接在采购单管理界面进行采购单打印。

2.采购状态及流程控制

2.1采购状态

备注: 红色框标注的地方表示,在开启采购财务审核流程配置的时候,才会有该部分流程

3.功能说明

3.1常用操作功能

3.1.1采购单合并功能

采购单管理界面的“合并”功能,只有仓库、货运方式、供货商完全一致,并且采购单状态必须为“编辑中”时,才可以进行合并操作,符合条件的采购单可以进行批量合并,相同的货品实现数量累加,不同的货品全部展示到最近新建的采购单中。若采购单中存在关联的入库单或者不同采购单中的同一货品的采购价不同时,不能进行合并。

3.1.2停止等待功能

商家进行货品采购时,有部分货品可能在运输途中破损,这些破损的货品是无法正常抵达入库的,在这批货品正常达到仓库入库后,商家只需进行停止等待操作,对应的采购单中的货品变为已完成。旺店通系统除了可对整个订单进行停止等待操作还支持采购明细停止等待,可具体到采购单中的某个货品,通过在采购单详情界面对其进行停止等待操作,该采购单中的别的货品还是按照正常流程进行操作。

场景说明:

场景一:整个采购单进行停止等待

采购单支持部分入库, 某商家进行备货,采购单中的巴旦木有100箱,每箱6袋,其中80箱已经到货入库了,剩余20箱不打算进行采购了,选中采购单并点击【停止等待】按钮,该采购单的状态由部分到货变为已完成 , 同时将采购在途库存清零. 场景二:采购单中的某个货品进行停止等待

某商家进行玻璃器具采购,因采购量较大供应商分两批进行发货,第一批发送厨房玻璃器具,途中因紧急刹车导致部分沙拉碗破碎,在该批货抵达入库后,破损的沙拉碗是无法正常入库的,此时商家只需对其进行停止等待操作,沙拉碗默认全部到货,该采购单中其余的货品还是按照正常流程来进行操作。

注意: 采购部分到货,用户不想再继续采购,点击停止等待后,整个采购单或者采购单中选中的货品变为已完成。在使用停止等待功能时,需将已到货的货品结算掉。

采购入库单未完全结算可用停止等待后台配置:

考虑不同用户使用情况,新增“采购入库单未完全结算可用停止等待”后台配置,在旺店通研发人员的开启下才可使用。商家根据实际情况决定是否使用该配置,如只在月初进行账款结算,开启该配置后,采购部分入库未完全结算也可以使用停止等待操作。若采购单进行了停止等待操作,对应的采购入库单不允许驳回。

注意:开启该配置后不能关闭。

3.1.3采购单导入功能

客户可以根据导出的模板进行相应的采购单填写,之后通过导入按钮直接将这些信息导入

采购单管理界面的采购员搜索条件新增“系统”和“接口”筛选条件

增加“系统”和“接口”关键字 ,以便搜索系统导入的单子和接口抓取的单子。 ==== 3.1.4界面打印功能 ==== 在采购单模板上进行设置,客户可以根据实际需求,选择打印采购单时货品的排列顺序。打印排序分为以下几种:默认打印排序、按商家编码排序打印、按货品编号排序打印 ==== 3.1.5终止采购单 ==== 已推送成功的采购单需修改,用户可点击右键菜单的终止采购,使其处于待审核状态,通过返回编辑,双击进入开单界面,可对采购数量、单价和货位等信息直接进行修改,方便用户操作。 ==== 3.1.6采购单管理选中订单右键加旺旺联系 ==== 操作位置:采购-采购单管理 功能说明:**为了方便采购员追踪1688平台的订单,现在采购单管理中增加旺旺联系

3.2系统配置功能

序号 配置类型 校验对象 校验内容 配置内容
1 采购单审核 库存 采购数量>当前库存设定值 阻止采购数量超过当前库存百分比_%通过审核
2 采购量 采购数量>在途数量 阻止采购数量大于在途数量通过审核
3 价格 采购价>上次采购价 阻止采购价大于上次采购价通过审核
4 价格 采购价>最低价 阻止采购价大于最低价通过审核
5 采购 权限 采购权限是否开启 开启采购权限(供应商、品牌)
6 价格 财审流程是否开启 开启采购财务审核流程
7 到货量 采购到货量≠采购量 采购单到货量与采购量不一致超过范围标记颜色
8 到货时间 到货时间晚于预计时间 采购单货品到货日期晚于预计日期_天标记颜色

3.3操作小技巧

在采购单管理界面想要进行搜索的区域用鼠标点击该区域内的任意位置,然后按下CTRL+F键,即可看到该区域左上角出现搜索框,输入想要搜索的关键字即可,含关键字的内容将会被显示在第一行,按方向键的下键可继续看其他搜索结果。