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采购流程相关账目

下面介绍采购各类场景下,在系统内的操作以及生成的相应账目。

场景1:全部结清

场景操作生成单据(单据类型)金额
确定入库采购入库单审核生成应付单据(采购-入库货品) 应付金额=货款总额(如果入库时分摊了邮费则加上邮费)
结算本次入库采购入库单结算生成付款单据付款金额=现金付款+使用预付款

状态变化(核销)

示例:比如说一次入库,货款为100元。入库单审核后生成一个应付为100元的应付单。然后结算时候,现金付款100元,生成一个100元的付款单。100元的应付单 和 100元的付款单 相互核销。

场景2:部分结清,剩余不付

场景操作生成单据(单据类型)金额
确定入库采购入库单审核生成应付单据(采购-入库货品) 应付金额=货款总额(如果入库时分摊了邮费则加上邮费)
结算本次入库采购入库单部分结算[结算时将剩余未结算部分记为差额]生成付款单据;生成应付单据(采购-结算差异)付款金额=现金付款+使用预付款;应付金额=-(结算差额)

注:结算差额=调整后总货款-(现金付款+使用预付款) ;也就是未结算的部分。

状态变化(核销)

示例:比如说一次入库,货款为100元。入库单审核后生成一个应付为100元的应付单。后来供货商愿意优惠10元。于是结算时候,现金付款了90元 ,生成一个付款金额为90元的付款单;还有10元记为差额,生成了一个 应付金额为-10元的应付单。100元的应付单 和 90元的付款单 还有 -10元的 应付单 相互核销。

场景3:部分结清,剩余以后再付

场景操作生成单据(单据类型)金额
确定入库采购入库单审核生成应付单据(采购-入库货品) 应付金额=货款总额(如果入库时分摊了邮费则加上邮费)
结算本次入库采购入库单结算生成付款单据付款金额=现金付款+使用预付款

状态变化(核销)

示例:比如说一次入库,货款为100元。入库单审核后生成一个应付为100元的应付单。到了结算的时候,现金付款了90元 ,生成一个付款金额为90元的付款单;剩余10元以后结算。100元的应付单 和 90元的付款单 核销90元,还有10元等待后续结算。

场景4:预估入库价有误,需调整

之前预估的入库价格过高或者过低,和发票价之间有差异。于是结算时调整了发票价。

场景操作生成单据(单据类型)金额
确定入库采购入库单审核生成应付单据(采购-入库货品) 应付金额=货款总额(如果入库时分摊了邮费则加上邮费)
结算本次入库采购入库单结算,结算进行价格调整生成付款单据,生成应付单据(采购-价格差异)付款金额=现金付款+使用预付款;应付金额=调整后货款-原货款

示例:

①[预估价过低]比如说一次入库,货款为100元。入库单审核后生成一个应付为100元的应付单。到了结算的时候,发现实际发票价应该是120元,调整发票价为120元,付款了120元,生成一个付款金额为120元的付款单,上调的20元记为一个应付金额为20元的应付单。

一个100元的应付单,一个20元的应付单,一个120元的付款单。相互核销。

②[预估价过高]比如说一次入库,货款为100元。入库单审核后生成一个应付为100元的应付单。到了结算的时候,发现实际发票价应该是80元,调整发票价为80元,付款了80元,生成一个付款金额为80元的付款单,下调的20元记为一个应付金额为-20元的应付单。

一个100元的应付单,一个-20元的应付单,一个80元的付款单。相互核销。

场景5:入库纠错

采购入库单数量或者入库价错误,需要调整。然而无论是数量的增或减,价格的上调或下降,都会导致账目的变化。此时就会有账目上的新增与变化。不同时机的纠错会有不同的效果。下面就 入库单结算前的纠错 与 入库单结算后的纠错 分别说明。

入库单结算前的纠错:

操作生成单据金额
入库纠错生成应付单(采购-入库货品)应付金额=调整后金额-调整前金额(可以为负值)

示例:[以调整数量为例]

①[上调入库数量]比如说一次入库,入库了100个(1元/个)。入库单审核后生成一个应付为100元的应付单。此时发现入库数量实际应该是120个,于是通过入库纠错纠正了。生成了一个 应付金额为 20元的 应付单。 [注:纠错后——该入库单需要结算的金额变为120元。]结算时付款120元,生成一个120元的收款单。

一个100元的应付单,一个20元的应付单,一个120元的付款单。三者核销。

②[下调入库数量]比如说一次入库,入库了100个(1元/个)。入库单审核后生成一个应付为100元的应付单。此时发现入库数量实际应该是80个,于是通过入库纠错纠正了。生成了一个 应付金额为 -20元的 应付单。 [注:纠错后——该入库单需要结算的金额变为80元。]结算时付款80元,生成一个80元的收款单。

一个100元的应付单,一个-20元的应付单,一个80元的付款单。三者核销。

入库单结算后的纠错:

此时结算已经完成,不会生成账款单。