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企业版平台对账

相关链接:平台对账视频讲解

为什么需要平台对账?

线上平台的网店交易基本都是担保交易模式。

在担保交易模式下,买家下单时支付的金额是先由平台保管,等到订单被确认收货后,平台才会将这部分钱交付给商家,其中还可能会扣除一些(佣金/卖家运费险/花呗支付服务费/信用卡支付服务费/代扣返点积分/公益捐款) 等。平台对账就是核对商家和平台针对这种金额交付&扣除的账目。(如下左图)

平台对账主要有两种方式:

  1. 抓取支付宝账单对账
  2. 导入平台收款单对账

1)针对支付宝的平台账单,我们在系统中开启支付宝对账功能,并将使用支付宝的店铺进行支付宝授权。然后系统每日就会自动抓取支付宝账单,并和相应的线上销售订单进行对账。在对账单中记录支出费用,已收金额 等(注:这些金额字段各自代表的含义以及计算方法,详见下文)。

2)针对其他不使用支付宝的平台账单,则是通过导入平台收款单的形式对账。将导入的收款金额 和 订单的发货金额 核对。

注:平台对账界面显示的是每一个线上销售订单的对账记录。如果需要汇总某段时期的对账情况,整体了解目前还有多少发货金额未到账,请查看平台对账报表

3) 平台对账

下文将对这两种对账方式进行逐个说明。

【注意事项】

  • 平台(支付宝)对账功能开启后,并非时时抓取对账,而是每日凌晨抓取,抓取之后再进行对账(抓取平台账单和对账这二个操作直接存在时间差,所以“平台账单已抓取,对账单未对账”的情况为正常情况,只需稍待即可)
  • 对账 对的是 对账单的 已收金额(即订单收款) 和 发货金额(即订单应收) 以及售中退款金额 【若 发货金额=已收金额+售中退款金额 则对账成功,反之则失败】

关于售前 售中 售后 在平台对账上的区别(关于“售前 售中 售后”在系统中如何区分请查阅退款明细

售前:【未发货订单】

  • 应收100 ,售前退款20,订单应收变成80。订单确认收货后商家收到平台打款金额80。
  • 于是我们发现商家和平台对账只需要核对【应收金额】和【收款金额】,不需要计算【退款金额】【应收金额=收款金额】

售中:【已发货未确认收货订单】

  • 应收100 ,售中退款20,确认收货后商家收到平台打款金额80。
  • 于是我们发现商家和平台对账不仅要核对【应收金额】和【收款金额】,还需要计算【退款金额】【应收金额=收款金额+退款金额】

售后:【已确认收货订单】

  • 应收100 ,确认收货后商家收到平台打款金额100,售后退款20。
  • 于是我们发现商家和平台对账只需要核对【应收金额】和【收款金额】,不需要计算【退款金额】【应收金额=收款金额】
  • 收款单的生成时机是有配置决定的,具体情况详见下文。

方式1)抓取支付宝账单对账目


【场景示例】:买家在绿岛淘宝店铺购买了一个蝴蝶衫,售价0.1元。

【前提】:开启了支付宝对账功能(需联系销售申请开启),且店铺进行了支付宝授权

【步骤以及产生的单据&数据变化】

注释:下文 蓝色字体为操作,【】为单据所在界面

订单发货(系统发货物流同步)

  1. 【订单管理】订单(状态:已发货)
  2. 【平台对账】生成 平台对账单(状态:未对账;已收金额:0;费用:0;发货金额:订单应收;确认收货金额:0)
  • 一个已发货的订单:
  • 生成的平台对账单:

订单确认收货(买家手动操作,或过期自动确认)

  1. 【订单管理】订单(状态:已完成)
  2. 【平台对账】平台对账记录(状态:未对账;确认收货金额:订单收款)
  • 确认收货后的平台对账单:

平台支付单抓取(自动每日一次:晚间)

  1. 【平台账单】【平台对账-支付单详情页】生成平台支付单[收入eg.平台向商家打款]
  2. 【平台账单】【平台对账-支付单详情页】生成平台支付单[支出eg.平台扣除掉佣金]
  • 平台账单[收入]
  • 平台账单[支出](注:由于本次示例场景中没有平台单据[支出],平台账单[支出]图是其他订单的平台单据截图)

注意:支付宝(只对订单买家付款等部分作为收入,佣金退款等收入不作为收入)

平台对账单与平台账单对账(自动每日一次:晚间)

  1. 【平台对账】平台对账单(状态:对账完成;已收金额:支付单收入和)
  2. 【平台对账】平台对账单(状态:对账完成;费用:支付单支出和)

* 已对账的平台对账单[收入] * 已对账的平台对账单[费用](注:由于本次示例场景中没有平台单据[支出],已对账的平台对账单[费用]图是其他订单的平台单据截图)


补充:收款单在不同设置下的生成时机不同 —-先不说

设置1:(设置位置:设置-系统设置-账款设置)

时机:订单确认收货 — 【收款付款管理】【平台对账-收款单详情页】生成收款单

设置2:(设置位置:设置-系统设置-账款设置)

时机:平台支付单抓取 — 【收款付款管理】【平台对账-收款单详情页】生成收款单


方式2)导入平台收款单对账


场景:商家在1号店平台出售商品

订单发货(系统发货物流同步)

  1. 【订单管理】订单(状态:已发货)
  2. 【平台对账】生成 平台对账单(状态:未对账;已收金额:0;费用:0;发货金额:订单应收;确认收货金额:0)
  • 已发货的订单:
  • 平台对账单:

订单确认收货(买家手动操作,或过期自动确认)

  1. 【订单管理】订单(状态:已完成)
  2. 【平台对账】平台对账单(状态:未对账;确认收货金额:订单收款)
  • 确认收货后的平台对账单:

【收款付款管理】平台收款单导入并结算

  1. 【平台对账-支付单详情页】 平台对账单(状态:对账完成;已收金额:平台收款单收款金额和)
  • 导入平台收款单→结算平台收款单–>平台对账单进行对账


补充:收款单在不同设置下的生成时机不同


设置1:(设置位置:设置-系统设置-账款设置)】

时机:

  1. 订单确认收货 — 【收款付款管理】【平台对账-收款单详情页】生成收款单
  2. 平台收款单导入并结算 — 【收款付款管理】【平台对账-收款单详情页】生成收款单
  • 在以上情况下,就会导致一个平台对账单拥有两个收款单,一个是系统在确认收货时生成的,一个是导入的平台对账单,比如下图

设置2:(设置位置:设置-系统设置-账款设置)】

时机:平台收款单导入并结算— 【收款付款管理】【平台对账-收款单详情页】生成收款单

旺店通平台对账

1.平台对账(淘宝)

淘宝平台是担保交易,商家发货之后并不能立即收到买家的货款,需等买家确认收货之后,款项才会到达商家的账户中。商家发货和实际收款间有一定的时差, 因此,我们可使用平台对账功能,将发货数据和支付宝收款进行核对,以便找出 已经发货,但没有收到款 或者 发货/收款数据不正确 等异常订单,并进行排查。

2.平台对账界面说明

旺店通系统中会下载支付宝账单,下载的支付宝账单会记录到 账款-现金管理-平台账单 界面中; 发货数据和支付宝收款进行对账,主要体现在 账款-现金管理-平台对账 界面中; 以下,我们主要围绕 平台对账 界面说明对账过程。

1)界面字段说明

* 原始单号:系统以原始订单号为维度进行对账。

* 发货金额:订单发货后,对应原始订单的发货金额。

* 已收金额:来源为支付宝账单,已收金额为平台对账-支付单详情中买家付款类型 的收款金额。

* 售中退款金额:来源为退换单结算后的平台售中退款金额。若原始单有退换货发生,当对此退换单结算时,若客户开启了退换货明细(退换明细中有退换阶段,区分售中/售后),若客户没有开启退换货明细,则默认退换单线上平台退款金额 作为售中退换金额。售中退款金额 后面也会详细解释。

* 费用:来源为支付宝账单,费用为平台对账-支付单详情中 所有支出的汇总金额。

* 确认收货金额:当客户打款,交易完成时,汇总已完成的原始子单金额,不参与对账。

* 对账时间:系统进行对账的时间。

* 对账状态:系统根据对账单中 已收金额 是否等于 发货金额-售中退款 ,来判定订单的对账状态。对账状态主要区分以下几个状态:

✔ 对账成功: 发货金额-售中退款金额 = 已收金额;

✔对账失败: 发货金额-售中退款金额 ≠ 已收金额;

✔部分对账: 当前对账失败,但由于可能拆分发货,客户只确认收货一部分货品,所以选择等待,若等待超过设置时间,状态转为对账失败(可在系统设置-账款设置中进行设置)

✔未对账: 已收金额 为 0,订单未有支付宝账单,或者支付宝账单中没有收款。

✔未关联:订单没有发货,但是有支付宝收款。此类订单发货金额为0(搜索中选择 显示未发货的对账单)。

2)对账逻辑说明

系统是自动执行对账过程的。当订单发货之后,系统会生成/更新 对账单的发货金额,此时对账单是未对账状态。 系统每天凌晨会抓取支付宝数据一次,若有 买家付款 类型的收款,则更新 对应对账单的收款金额。 对账单状态也会根据 发货金额 和 收款金额+售中退款金额 是否一致,更新状态为 对账成功/对账失败。 若订单有退换货,在对退换单结算时,会更新对账单的售中退款金额并进行对账,更新对账单状态是否为对账成功/对账失败。

如图所示,此订单发货金额与支付宝收款金额一致,对账状态为对账成功。

3)售中退款金额说明

对于退换单来讲,售中退款是平台上已发货,但是买家没有确认收货之 前进行的退款,售后退款是指买家已确认收货之后再发生的退款。

a.引入售中退款的目的:售中退款会影响到支付宝打款。举例来讲,若订单金额是100,客户没有确认收货,若平台上退款给客户20元。待此单完成后,支付宝实际打款给卖家为80元。 则通过100-20 与80 进行对账,对账成功。 若订单金额为100,客户确认收货之后,线上再退客户20元,此时,退款是由卖家承担。支付宝实际打款给卖家金额为100元。则对账为发货金额100 与支付宝收款100 进行对账。 为了区分这两者情况进行对账,引入售中退款。

b.退换单唯一功能: 在订单处理过程中,客户会有合并拆分、赠品等多种情况。因此,在建立退换单时,对应的原始单可能会是2323XXX0232,2323XXX0235 或者 2323XXX0232,,AT20170809002 这样的情况。这样,就不易找到实际是对客户哪一单进行退款,也无法记录售中退款金额。

对此,我们提供了另一解决方案: 即客服部门需要通过 订单管理-货品列表-右键新建退换单(原始单唯一) 按钮手工建退换单(订单管理有权限),同时,关闭客服人员退换管理界面建单 ,以及订单管理中对订单右键新建退换单的 权限。仅从订单管理-货品列表中建立退换单。 这样,对于合并的订单可根据不同原始单建立多个退款单据,线下、赠品的退换单在建单时也允许手工录入真正对应的原始单,从而系统可以准确的知道,某个原始单的退款金额,从而保证对账顺利进行。

3.平台对账处理流程

一般财务会在下月初或者下月中旬对上月订单进行对账,一般月中较多,上月月底发货的订单在月初都未确认收款,因此月初对账会有许多在途订单,但具体对账时间由财务业务确定。在平台对账界面,可通过搜索发货时间(或是其他时间)确定对账期间,对期间内的订单进行筛查。对账成功的订单基本不用处理。财务主要处理对账失败或者未对账的订单。针对这些订单,需要进行人工复查对应的订单情况,手工确认对账。

造成对账失败可能原因:买家部分确认收款、系统退换单未结算、售中售后退换阶段填写错误、少发货及其他原因;

造成未对账的可能原因:买家未确认收货,未收款;订单发货后全部退款等。

当确认订单情况后,主要有以下几种操作:

1)若对账单已收金额/售中退款金额有误,则在平台对账中可以右键操作–进行修改金额,对金额进行修正。修正后系统会自动进行对账。[注:修改金额时请确认原始单交易已完成]

2)某些特殊单据若本身无退款,可能会因优惠等情况,使得支付宝账单发货金额与支付宝账单金额不等,但人工确认后单据没有问题,则可使用平台对账中右键操作–设置对账成功 更新对账单状态。

3)对于未对账且无退款的原始单,为未确认收货订单,需财务留底保存,待下月支付宝打款后再进行核对。

4.平台对账(其他平台)

其他平台如京东、苏宁等,没有收款单的对接接口。但是平台也会提供给商家一份收款单,以便核对,旺店通系统支持将店铺后台的收款单导入到系统中,进行对账。

1) 在系统设置-账款设置中设置订单形成收款单方式-使用支付单形成收款单。

2) 使用账款-往来管理-收款付款管理界面中的导入功能,导入其他平台的收款单。 导入其他平台收款单时,对收款单结算时,系统也会将收款金额更新至平台对账中的已收金额中,对账过程与淘宝平台类似,完成对账操作。

其他


1)如何处理对账失败的单据?

原因分析:对账失败的单子,指的就是订单的 发货金额 和 已收金额 不一致,并且因为【】配置在10天后自动变为对账失败(该配置的天数支持自定义填写)。

  • 其中发货金额指的是订单的销售金额(应收)
  • 已收金指的是 平台账单支付单收入和/导入的平台收款单收款金额和。

通常产生这种情况的原因就是订单发生了退款,导致平台给商家退还了佣金,退还的佣金被记为收入 导致 已收金额[支付单收入和] 就大于 发货金额 ,于是状态变为部分对账。N天后发现金额仍旧对不上,则将该单据置为 对账失败。(N的值由【】配置决定)

处理办法:1.财务核对确认无误后,可以选中平台对账单 点击 手动设置对账成功,将该对账记录手动置为成功。2.平台对账界面支持修改收款金额,在每月对账时,若实际支付宝已打款,而系统内未作记录,可以手动调整。

示例:

注意点:关于平台对账的修改金额功能

因支付宝数据获取有延迟,在进行手动调整前,请确认是上月记录,如果是最近两天内的数据,请不要使用此功能调整,手动调整后系统再次下载,会造成重复。

2)对于平台对账一直没有平台账单怎么处理?

  1. 检查店铺是否支付宝授权,是否后台已开启支付宝对账。
  2. 如授权,是否是当天授权,若是当天授权,需要第二天再看平台对账。 是因为系统是每天晚上抓取支付宝数据一次
  3. 判断是最近没有抓取还是一直没有支付宝账单,联系技术。