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企业版预订单

1.前言

商家往往会通过预售来了解该种产品是否有市场,特别是针对一些只能通过批量化生产的产品而言,通过预售达到一定量后才可以投入生产,可以有效规避生产存在的风险。

另外服装鞋帽等类目,由于颜色尺码太多,对于非畅销品来说,每种规格都囤货显然是不明智的行为,买家往往都选择有订购了再去拿货。于是系统引出了预订单的概念来管理预售订单。

预订单从何而来?

  1. 手工新建订单可保存为预订单:线下订单新建之后进入预订单,可以安排专人在预订单界面进行复核。
  2. 店铺开启“订单自动转预订单”:店铺开启了此配置后,该店铺的所有订单都会自动转入预订单。
  3. 开启 转预订单>> 或者 备注提取转预订单>> 的策略,然后线上订单满足策略的自动转入预订单:根据策略设置,货品名称包含特定关键词(如“预售”),或者库存不足的订单,会自动转为预订单。
  4. 订单审核转预订单:有些待审核的订单暂时达不到立即发货的条件(例如货品库存不足、或买家要求特定日期发货),我们可以将这部分订单转入预订单,避免干扰我们的正常操作。 详见 手工转预订单>>

2.预订单处理

预订单本质上和待审核订单一样都是待处理的订单,不同之处在于预订单一般人为控制在某段时间内不发货。所以预订单的大部分操作和订单审核是一样的。比如设置物流/仓库/标记/业务员订单信息的修改签入签出冻结解冻赠送赠品以及处理退款等等。这些相同的操作介绍详见 订单审核>>,此处不予赘述。接下来主要讲述预订单的特殊操作:处理完成之后如何转入审核。

3.预订单转审核

3.1手动转入审核

转入审核/强制转入审核:订单处理完并且符合发货条件后,我们可以手动选中该订单右击转审核或者强制转入订单审核。需要注意的是系统会判断预订单是否满足进入审核的条件,不满足会被拦截。

订单->预订单

:?:什么情况不符合转审核要求?

  1. 订单状态不正确(订单已冻结)【强制审核也无法通过】
  2. 订单已被其他用户签出【强制审核也无法通过】
  3. 可订购量不足
  4. 设置了激活时间(激活时间的概念详见下文)但还未到时间的订单
  5. 激活时间提取失败的预订单转审核前要清除异常
  6. 天猫换货的预订单只能强制转审核,或者是等待自动转审核

可订购量如何计算?

可订购量=实际库存-待发货量-待审核量-锁定量

[-待调拨量(勾选了设置-系统设置-订单设置1)配置时扣减待调拨量)]

[+库存差异(如果是委外仓需要在加上库存差异)]

注意点:如果转入审核时采用的是“按付款时间占用库存的转审核方式”,那么 在上述算式的基础上还要扣减占用量。

示例:

  • 订单1:货品A 10个 (先付);
  • 订单2:货品A 5个(后付);
  • 库存量:货品A 8个;

在以上情况下进行“按付款时间占用库存的转审核”。于是当这个批量转审核过程进行到订单1时,虽然因为库存不足导致订单无法转入审核,但是订单1却占用了8个库存。于是等到订单2时,订单2也无法转入审核。

3.2智能转入审核

如果预订单太多,选择哪些订单转入审核是很困难的事情,下文中主要介绍预订单的一些十分智能的转入审核方式。

比如说:

  • 和买家约定的发货时间到了,能不能自动将这些到时间的预订单转入审核?
  • 预售货品到货了,能不能自动把包含这批货品的预订单转入审核?
  • 预售货品到货了,但是不能满足所有预售订单的订购量,是否能排出一个顺序,优先发货先付款的订单?
  • 订单中包含多款预售的货品,只有部分货品到货了,是否能把到货的拆分出来转入审核?

以上这些问题都是我们预售订单常遇到的问题。如果您也感到疑惑,那么请阅读后文了解我们系统时如何智能化处理的吧。

3.2.1定时激活转审核

前提:开启了全局配置“定时预订单自动激活”(设置–>系统设置–>基本设置)

和买家约定的发货时间到了,能不能自动将这些到时间的预订单转入审核?

回答:系统可以通过给预订单设置激活时间,让订单到了激活时间就自动转入审核。如果未到激活时间,除非强制审核,否则这类订单转审核操作不允许通过。

操作:

-设定时间→

注:自动激活只会执行一次。如果某预订单激活失败(如库存不足),它会自动进入“激活失败”列表,必须进行手工转审核操作。

3.2.2审核入库单后自动转审核

预售货品到货了,能不能自动把包含这批货品的预订单转入审核?

回答: 在系统配置勾选的情况下,包含预售货品的入库单审核后,其对应的预订单会逐条自动转入审核,直至库存不足。

位置:设置–>系统设置–>库存设置

场景:卖家做预售或者缺货的订单启用了预订单策略,仓库上午收到一批货,但是审单员未能及时知道货已入库,导致预订单一直挂起,无法及时发出。虽然在预订单页面批量转有库存订单可以达到这一效果,但无疑操作过于繁琐。启用这一功能可以很好的解决这类情况。

注:普通采购入库,快速采购入库,其他入库审核时会触发该动作,不管是手动审核还是自动审核都支持。此外其他入库指的是要链接bartender的那个其他入库开单界面2)进行的其他入库。

预订单通过以上配置自动转入审核时会进行日志记录:

换货产生的预定单合并以后,结算所有退换单才可以自动转审核

操作位置:订单→订单审核

功能说明:系统开启了“换货自动生成预定单”和“换货生成的预定单在退货结算后自动转为待审核订单”的配置(设置→系统设置→售后设置)的前提下,换货产生的预定单合并之后,要求合并前的退换单都完成了结算,才能自动转审核,当合并后的预定单中,只有部分退换单结算完成时,不能自动转审核

3.2.3拆分库存不足转审核

订单中包含多款预售的货品,只有部分货品到货了,是否能把到货的拆分出来转入审核?

回答:可以,我们可以选择预订单进行“拆分库存不足转入审核”操作,如果选中的预订单包含库存不足的货品,会把库存不足的货品拆分到另一个单子上,剩余库存充足的预订单转入订单审核。

操作:

3.2.4指定顺序转审核

预售货品到货了,但是不能满足所有预售订单的订购量,是否能排出一个顺序,优先发货先付款的订单?

回答:可以。首先可以按照 货品编码/商家编码 检索出预售订单,然后按照“付款时间”排序检索。当批量选中这批订单进行转入审核(按选中顺序占用库存),这些订单会按照排列顺序依次(从上到下)占用库存。如果到货的库存不足,所选订单会按照排列顺序优先将排序在前的订单转入审核,排序在后的订单则会留在预订单界面。我们通过这种占用库存的方式既可达到先付款订单先处理的目的。

操作:

3.2.5转入审核(按选中顺序占用库存,库存不足则拆分)

库存不足的拆分出,库存充足的转入到订单审核界面。

3.3批量转审核

转审核操作中除了选中订单批量进行以外,也可以通过批量“转审核功能”将当前检索出来的所有预订单(不仅仅是当前页)按要求转入审核。

  1. 批量转有库存订单(不足则拆分)→批量将有库存的预订单转入审核,如果有库存不足的预订单则把库存不足的订单拆分出去后转审核。(和3.2.4功能类似,只不过3.2.4处理的是选中订单,而这项功能处理的是全部预订单[仅可区分店铺])
  2. 转入审核(按付款时间先后占用库存)→批量将所有预订单按照付款时间的先后依次转入审核。(和3.2.3功能类似,同上)
  3. 转入审核(按付款时间先后顺序占用库存,分批操作)→该功能与原“转入审核(按付款时间先后占用库存)*”功能一致,只是对转审核的处理单据进行了限制,每次操作大约能过滤3万订单,过滤的预订单总数是预订单总量,两次操作间隔不能短于3分钟,如果中途出现断网等情况,需要重新操作,在操作过程中保持网络畅通。若用户预订单量较大,建议使用该功能进行转审核,分批操作可以使处理进程更加流畅,可避免超时问题。
  4. 转入审核(按激活时间先后顺序占用库存,分批操作)→和【转入审核(按付款时间先后顺序占用库存,分批操作)】类似,只不过是按照激活时间顺序先后转入审核,按照激活时间自动转审核的时候,会选择没到激活时间的时候是否转审核,如果没到激活时间转审核的话会校验订单货品的库存,没有库存也不会转审核。
  5. 自动激活转审核→将到达激活时间的预订单批量转入审核(和3.2.1功能类似,主要是服务器自动处理激活订单有15分钟的时间间隔,如果时间间隔还没达到,但着急激活,可以使用)

操作步骤:点击下图的[批量转有库存订单▽]按钮的下拉▽展开选项,然后选择符合当前情景的操作。

3.4其他

对于售后换货生成的预订单,在开启了(设置–>系统设置–>售后设置)后,会在换货单结算之后自动转审核。

3.4.1预订单导入

部分商家有电话订购的渠道,他们会将这些电话订购的订单汇总为EXCEL表格,然后将这些订单全部导入到预订单界面进行处理。如果是预售订单就停留在预订单,如果是非预售订单则转入审核。

导入的相关步骤和系统内其他的导入方式一致。详见:导入导出

3.4.2预订单货品汇总

货品汇总主要是用于汇总预售订单内货品的库存情况缺货情况,以此作为采购的依据。

商家针对预售的经营模式如下:
  推出预售货品(预售货品在平台名称上标注“预售”)
  预售一段时间后,会按照预售订单的付款时间汇总某段时间内的预售货品缺货量。然后进行采购。
  采购到货后,将预售订单按照付款时间先后转入审核进行处理。
  继续按照付款时间段汇总预售货品缺货量,然后进行采购
  ……
  循环进行下去。

货品汇总主要就应用在“按照预售订单的付款时间汇总某段时间内的预售货品缺货量”这个环节。

值得一提的是 货品汇总界面的汇总结果,支持按照某些条件划分分组 进行显示[图例如下]。

3.4.2右键操作

预订单的大部分操作和订单审核是一样的。比如设置 物流、仓库、标记、业务员、订单信息的修改、签入签出、冻结解冻、赠送赠品以及处理退款 等等。

右键功能增加备注换货

一次换货:指的是针对备注的信息,只更换一次货品;

循环换货:指的是针对备注信息循环执行,直至无法更换为止。

4.预订单自动拆分

路径:维护–>预售策略–>按照激活时间进行拆分

一个订单的货品可能有多个激活时间,卖家可在预售流程设置界面,勾选配置【按激活时间进行拆分】,订单会按照货品的激活时间进行拆分。

若配置②勾选,则订单拆分是进行金额校验,拆出的订单的应收小于转特殊单金额,则不进行拆分。若配置未勾选,则不进行金额校验,直接拆分。

1) 位置:设置-系统设置-订单设置
2) 库存–入库管理–其他入库开单