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订单管理

1.阅读前提

如果阅读过以下文档,可能帮助读者更好的理解本文。

搜索栏操作技巧 >>

订单字段说明 >>

订单状态与处理流程 >>

如果希望对本文有更深刻的理解,建议阅读

成本核算机制>>

各种库存量的含义 >>

2.前言

订单管理相较与订单审核和单据打印界面覆盖面更广,它会在界面中将系统内各个状态订单(不包括已归档订单)的信息进行表格化的罗列,清晰明了的展现订单实时情况。主要用于查询订单、审核前订单转审核以及退换处理等,例如商家在未过延时审核时间的情况下可在此界面将确认无误的延时审核订单直接转审核;还可以检索出申请退款的订单进行退款。

同时在本界面中商家还可以直接联系买家。好比说,商家可以检索出未付款的订单,然后短信提醒该买家有一条未付款单据。

上文中提及了“归档”二字,何谓归档?归档就是将一些处理完毕基本不会发生变动的且具有保存价值的订单保存到历史订单中。从而提高非历史订单处理效率。(归档操作可在本界面进行)

3.订单操作控制

3.1冻结解冻

冻结可以作为一种控制手段来防止他人操作订单。一般是针对暂时没有时间处理,但又必须修改后才可发货的问题订单。比如买家在淘宝上购买游戏币,后来客服发现此单中的买家填写的ID信息和他备注的游戏职业不符。于是先此单冻结,然后向买家确认。

3.2签入签出

签入签出主要是用于防止多人操作同一个订单导致订单出现问题。比如我负责的某订单需要开具发票,结果该订单在其他人的误操作下被标记为无需发票。导致买家未收到发票,为了补救,我只能将发票补发给买家。额外造成了邮费损失。

为了应对上述情况,推荐使用系统的签入签出功能。

何谓签出?何谓签入?

要修改一个订单,但是担心一时半会修改不完,这样就可以将订单签出来,订单就自动锁定的了,这个时候其他人操作不了。签出人修改完后再签入进来订单就自动解锁了。

如果签出人暂时没有办法处理被其签出的订单,其他人如何才能处理这些被签出订单?

使用强制签出。比如,一个员工因为个人原因需要请假一段时间。于是拥有强制签出权限的员工可以通过强制签出功能签出这些已签出的订单进行及时处理。(注意:强制签出需要输入密码)

注:由于签入签出强制签出属于敏感操作,如果出现问题可以通过查看订单签入签出操作日志去排查原因。

3.3驳回审核

在订单处理过程中,可能会出现订单起初审核通过,但是后续被驳回的情况,可以在本界面选择订单右击驳回。但是需要注意的是如果需要对打印过单据的订单驳回审核则需要在销售出库单或者单据打印界面进行。(交由第三方仓储发货的订单会在审核之后推送给第三方仓储进行处理,所以不允许进行驳回审核。)

3.4取消/恢复订单

对于已付金额为0的线下订单,如果确认该订单为无效订单(如客户改口不要或者建错了),可执行取消订单操作作废该订单。我们也可以把它理解为对已付为零的线下订单进行了全额退款。

如果后来买家又表示这个订单还要的话,我们可以使用“恢复退款订单”的功能将“已取消”订单恢复。

3.5拦截出库单和清除异常

系统会自动拦截线上订单。比如“客户地址发生变化”,拦截意味着在订单处理的特定环节(如验货)会被系统阻止。

在订单管理界面我们也可以进行手动拦截。比如说买家先联系客服需要换货,可是订单已经进入发货处理阶段,此时需要拦截出库单防止库房发货。

然后当我们处理完毕了这些需要拦截出库的订单后,我们需要进行“清除异常”,然后才能继续流程。

4.订单退换

4.1订单退款/恢复退款

(线上线下订单都支持)

这里的订单退款就是全额退款。如果后来需要恢复此订单可以使用恢复退款功能进行恢复。

4.2订单补款

针对未发货订单,商家和买家由于某一方原因导致该订单作废,协商补偿问题,可以新建订单补款单据,资金流向可以是商家–>买家,也可以是买家–>商家,具体可以根据卖家实际情况。

需要注意的是,已发货订单的订单不允许进行订单补款(订单补款单据审核的时会被拦截)。

举例:由于仓库缺货,导致订单作废,商家跟买家协商取消订单,可以新建订单补款单据,给予客户一定金额的补偿。这种情况下商家可以先新建订单补款,也可以先进行订单退款。

4.3订单退换

5.审核前订单处理

5.1延时转审核和等未付转审核

系统中有这样两种情况的订单,1.延时审核 2,等未付。

延时审核:相当于给订单一个观察期。比如说买家买了一个商品也付款了,但是后来他发现自己买错了,然后申请退款。为了防止这类订单占用我们的精力,我们可以设置延时转审核的期限给订单一个观察期。

等未付:就是已经付款的订单如果有同一个买家下的未付款的单,就先不着急转审核。而是等待一段时间,等同名未付款的订单一起转审核。

注意点:这里是否同名只看平台不看店铺。

然后订单管理界面的延时转审核和等未付转审核功能可以将上述订单手动转审核。

六、辅助功能

6.1订单回访

支持通过旺旺/QQ/短信的方式联系此订单的买家进行回访。

6.2订单归档

系统支持订单自动归档,也就是自动将完成多少天的订单自动归档。(天数最低不能低于30天)

设置-->系统设置-->基本设置

同时系统还支持手动归档。也就是将系统内的已完成订单自动归档到历史订单中。

为什么要归档?

为了减少系统压力,就像用电脑文件多了会越来越卡是一个道理。

注意点1:同一个原始单如果被拆分成了多个订单,必须所有订单都是已取消或者已完成才能归档完成。

注意点2:订单归档会影响时实报表

6.3导入导出

在订单管理界面的导入功能只能导入已完成或者已取消的订单。

导出:按照一定条件搜索订单,然后右击表头导出,即可将搜索到的内容全部导出(不仅限于当前页面显示的结果)。注意控制导出的记录数。

6.4打印小票

这个功能常用于现款销售,但是在订单管理界面也可以补打小票。点击按钮或者右击重打小票。然后选择小票模板1)以及打印机

选中订单–右击–>

6.5物流追踪

选择以及发货的有物流信息的订单,右击物流追踪即可查询到该订单的物流信息。方便时时掌控订单情况。

操作:选中已发货的有物流的订单–右击–>–打开网页进行物流信息查询

6.6多物流单查询

通过某种检索条件可以检索到某段时间或者某个订单的多物流单号情况。

6.7 复制订单

某些时候我们需要复制现有订单的信息作为新订单的信息。 操作步骤: 选中一个订单右击复制订单就会打开新建订单界面,该节目的信息默认加载选中订单的信息(允许修改)。

注意:该界面有一个“引用原始单号”的配置。(版本:2.2.1.8)

  • 配置开启:复制的订单会引用原订单的原始单号。
  • 配置关闭: 复制的订单不会引用原订单的原始单号。

复制”手工建单“类型的单据时,此配置无效。因为线下单据的原始单号属性没有意义。

1) 模板的设置详见打印模板