阿里电子发票使用流程手册

电子发票是指在购销商品中,开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。根据国家税务总局的权威公告,电子发票为真实有效的合法发票,与传统纸质发票具有同等法律效力,可作为用户报销、维权、保修的有效凭据。

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商家使用电子发票主要分下面几个步骤: 1)资质申请 =⇒ 2)入驻阿里电子发票平台 =⇒ 3)ERP开票

下面详细介绍入驻阿里发票平台的流程和使用ERP开票的操作方法。

1.资质申请

商家想要开电子发票需要去税控厂商进行开票资质以及税控盘的申请,具体的申请流程可参考下面的指南:

航信金税盘商家线下操作指南: https://efapiao.bbs.taobao.com/detail.html?spm=a210m.7914384.0.0.GZ3T6P&postId=6523854

百望核心板卡商家线下操作指南: https://efapiao.bbs.taobao.com/detail.html?spm=a210m.7914384.0.0.AAYABb&postId=6524030

2.入驻阿里电子发票平台

所有商家入驻必要步骤主要包括:(1)签约订购服务(2)提交企业信息(3)税控设备准备及部署(4)开票验收;

淘系商家可选步骤(需要自动开票功能)主要包括:(5)添加淘系店铺,提交审核(6)上线。

2.1登录

① 进入阿里发票服务平台:https://efapiao.taobao.com

② 如果你是新用户:直接点击“立即订购”

③如果你是已订购用户:点击页面右上角“商家发票中心”直接进入

④ 进入登陆界面后如果是淘系店铺可直接使用卖家账号登陆,如果是非淘系的店铺可用买家账号+绑定企业账户支付宝登陆

⑤ 登陆后按照介绍填写相应的信息

2.2签协议及费用确认

勾选“我已阅读”并点击“同意协议”。页面包含协议内容及相关费用说明可详细查看。

2.3订购、付款

① 进入税控单元订购付款页面,如下。根据实际需要选择相应的税控服务单元个数,并点击“订购

② 进入确认付款页面,点“提交并付款”。

③ 进入付款页面。付款方式说明:任一方式(支付宝、网银等)完成支付均可,任一支付宝账号进行付款均可。

④ 如果付款未成功,可以刷新页面重新订购,将看到以下提示,点击“付款”

⑤ 进入服务市场订购记录页面,可以继续完成付款,或关闭订单重新订购

2.4提交企业信息、选择税控厂商

购买付款成功后,需要提交企业信息,选择相应的税控厂商,企业开电子发票需要用到专用的税控硬件,即税控盘。目前国家税务局规定的税控厂商只有航信和百望两

2.5税控设备部署及准备

① 提交信息后,会进入税控设备部署阶段。此时商家需将税控盘寄到指定税控机房(页面会给出详细指引及说明,包括税控盘邮寄地址,收件人等;若商家之前并无电子发票资质及税控盘,页面会引导完成资质申请及购买,按页面提示操作即可)。

② 税控机房收件后,在1-2工作日内完成部署。部署完成后您可以点击“下一步”。

2.6开票验收

点击“开票测试”,将在您的税控单元中开出真实的蓝票和红票各一张,请仔细检阅票面信息是否正确(包括公章)。

开票测试成功后就成功的入驻了阿里发票平台。如需查看祥情,请登录淘宝论坛 https://efapiao.bbs.taobao.com/detail.html?spm=a210m.7914384.0.0.hGp0yd&postId=6840348

3.ERP开票

商家成功入驻阿里发票平台后就可以通过ERP开具电子发票了,下面详细介绍ERP客户端电子发票使用方法:

3.1设置

3.1.1税务编码、税率设置

a)税务编码和税率为发票的必填项,维护在货品档案中,使用发票之前必须先完成货品的税务编码税率的设置工作。

b)对于新增货品,可以直接在新建货品界面选择税务编码

具体界面如下,支持行业小类和税务编码检索,双击一行进行选择

或者使用新品导入新增货品,新品导入模板中新增了税务编码字段,在模板的最后一列,在填写税务编码之前需先确认淘宝平台提供的税务编码在系统是是否存在,如果不存在,新品导入结果是税务编码一项为空。

c)修改货品与新增类似,可以再货品详细界面手动选择,也可以使用更新导入;使用更新导入只需要填写商家编码和税务编码两列即可,如果税务编码在系统中不存在或者填写错误,更新导入会以错误的形式进行提示。

如果税务编码列不填,则不会刷新货品原有的税务编码

3.1.2店铺、服务商、收款方设置

a)新建收款方,在收款方管理界面新建,多个收款方的公司名称不可重复

b)新建服务商,在服务商管理界面新建服务商,服务商需要填写的是名称,类别和子类别,放在发票中仅作为区别电子发票还是普通发票

c)店铺设置

订单→系统订单发票→店铺设置

设置界面主要是三个选项,服务商、收款方和关联淘系店铺,这里要明确一个概念“关联淘系店铺”,阿里电子发票不仅可以开淘宝天猫平台的发票,也可以开其他平台的发票,但是其他平台的店铺并不在淘宝天猫平台存在,所以需要一个淘宝店铺来关联其他平台的店铺。

淘系店铺的不需要“关联淘系店铺”,禁止选择

非淘系店铺的收款方禁止手动选择,选择关联淘系店铺之后自动加载淘系店铺选择的收款方

3.2发票操作

3.2.1电子发票策略设置

设置→策略设置→系统订单发票

a) 基本设置

一个订单只能开一张发票:当改配置勾选时,单个开发票时,如果该订单已经开过发票,保存时会直接拦截,禁止保存。批量开票时即使改配置未勾选,一个订单页只能开一张发票,如果需要一单多票,则需要取消该配置,手动单个创建发票。

发票金额包含邮费:不勾选改配置时,发票金额默认取订单明细的分摊后金额,勾选该配置后,默认取订单明细的已付金额(已付金额包含邮费),改配置对单个创建发票和批量创建均生效。

货品名称:可选平台货品名称、系统货品名称、系统货品简称、系统货品别名

强制取消密码:针对开票失败的发票进行处理,后面详细描述。

短信签名:使用短信通知功能时必填项,格式为【签名】

默认发票明细单位:即发票中货品的单位,首先取单品的单位,如果单品单位未设置,则取货品单位,如果货品单位未设置,则使用该配置填写的单位。

开票货品默认税率:如果货品的税率未设置或设置为0时,将使用该配置的设置值作为税率,如果货品税率确认为0,则在该配置上填写0

b)批量或自动设置

启用自动开票、启用自动冲红:这两个功能尚未正式上线。

电子发票创建后立刻确认开票:在创建完电子发票后,发票处于编辑中的状态,这时需要手动点击确认开票按钮进行发票推送,当勾选该配置后,在发票创建之后便立刻进行推送,无需再手动点击。(使用初期不建议开启)

发票抬头包含关键字:关键词通过英文符号逗号进行分割,在发票创建时,判断如果发票抬头包含这些关键字的任何一个,则判断为对企业开票。

对企业开票发票抬头长度小于:有一种情况,发票内容上有纳税人识别号,实际是对企业开票,但是发票抬头是具体人的姓名,如“张三”,这种发票不能报税,一般人的姓名不会超过4位,所以设置长度4时,将对异常发票进行拦截。

c)设置平台优惠

功能说明:有如下场景,货品A平台售价120,商家优惠20元,平台优惠10元。那么买家购买货品A共花费90元。商家应收款100元,其中来源客户付款90元,来源平台付款10元。当买家要求开票时,目前我们系统给买家开票时开了100元。这样就导致多给买家开了10元,商家需要给平台再开10元的发票,这样商家就损失了10元。针对上述场景,系统做出了优化。(优先级:平台发票信息>平台优惠关键词设置>自动匹配平台优惠类型)

① 平台发票信息:当有对应的平台发票明细时,系统直接以平台发票明细的金额作为对应明细的开票金额,忽略关键词设置和平台优惠类型。

②平台优惠关键词设置:新增平台优惠设置,在平台下拉框选择对应平台,关键词输入框输入平台优惠关键词。当没有平台发票明细,设置了平台优惠关键词,若订单的优惠明细中优惠名称匹配到系统设置关键词,则使用该条明细对应的分摊金额扣减该明细对应优惠金额(平台优惠没有对应子单时,按所有订单明细的分摊金额占比分摊到各个子单明细中)。

③自动匹配平台优惠类型(后台):没有平台发票信息也没有配置优惠关键词时,系统自动匹配订单平台优惠明细类型,金额计算与②相同

开发票的订单类型:包括三种类型

  1. 仅平台申请电子发票的订单:即在淘宝或者京东等支持电子发票的平台,下单时选择电子发票,这类单据会有一个单独的电子发票内置标记。
  2. 仅申请发票的订单:卖家在淘宝或者京东未开启电子发票服务,或者其他支持开发票但是不支持电子发票的平台,下单时会有一个普通发票的标记。注意:如果订单有电子发票的标记,则一定有普通发票的标记,但是有普通发票标记的订单,不一定有电子发票的标记。
  3. 所有订单:即所有进入erp系统的订单

3.2.2创建发票

a)在财务审核和订单管理界面右键订单有“开系统订单发票”的选项,选中之后弹出发票界面。抬头类型默认为商家对个人,可选“商家对企业”,如果选择商家对企业,那么企业的税务证号必须填写;发票抬头取自系统订单的发票抬头;收件人联系方式为系统订单的买家联系方式;创建发票时,如果系统订单的店铺设置了服务商与收款方,那么在创建发票界面时自动加载,开票人收款人复核人设置在收款方界面中,如果有值,自动加载。在发票管理界面也有新建功能,使用新建弹出发票窗口后选择系统订单,界面数据的加载方式同上。

b)发票金额数据的计算

  • 明细中的总价取自系统订单明细的分摊后总价,税率支持0.03、0.04、 0.06、0.11、 0.17
  • 税前总价 = 总价/(1+税率)
  • 税额 = 总价-税前总价
  • 税前单价 = 税前总价/数量 (6位小数)

c)复制明细,复制具体来说就是新增一条明细,使用时必须先选中一条明细,要根据选中的明细给新增的明细加载平台、原始单号、税务编码,货品数量加载为1,金额均为0.00,具体金额、货品名称、规格由使用者手动修改

注 意:复制明细中的金额,是提供给卖家自己修改,保存的时候会进行校验,不能为0

d)关联所有货品,针对的是拆分订单的情况。例如:原始订单A在系统中被拆分成三个系统订单a1、a2、a3,针对这三个系 统单任意一个进行开票的时候使用关联所有货品,都会加载出原始单A 中包含的所有货品

注 意:关联所有货品是不会展示,退款货品和赠品的

e)明细合并,针对发票明细较多的情况,假如说明细中有30条信息,显然如果直接用这30条信息开发票数量太多,这时候可以将30条合并为一条信息;合并时校验三个条件:原始单号、税务编码、税率。合并后名称和规格可由客户自主修改。

3.2.3确认开票、状态变更、短信提醒、冲红

a)点击发票管理界面“确认开票”按钮,编辑中的发票状态发生变更,并被接口获取处理,这时该发票在erp的操作流程暂时结束,等候接口返回结果

b)状态变更,如果接口返回错误,发票状态可能变更为:获取流水号失败、开票申请失败、开票失败。

如果继续推送,可以改变当前状态,右键发票列表“修改状态”:

  • 流水号获取失败—>带获取流水号
  • 开票申请失败—>待开票
  • 开票成功、开票失败—>带获取开票结果

状态修改后,接口会获取继续推送。

c)冲红,只有状态是开票成功开可以冲红,冲红是根据当前发票数据创建一个金额为负数的发票,其他数据相同,注意,发票明细的价格和税率均为正数。红票的处理和蓝票类似,同样点击“确认开票”推送到接口端处理。

d)短信通知,当一个发票开成功,或者被冲红时,客户想要通知买家,则可以使用“短信通知”功能,选中发票点击“短信通知”按钮,自动生成一条信息,内容为:短信签名+店铺+原始单号+(开具成功+下载链接或者冲红)。点击按钮之后,发票被标记为已发送短信,限制统一发票多次发送短信,不过为了防止平台推送失败,提供了一个右键“清除短信标记”的功能,使用之后发票被更改为未发送短信。

注意:如果一个发票下载链接失效后重新获取发票链接,此时不需要再次发送短信,用户再次点开短信中的链接,会读取阿里给的最新的发票下载链接

3.2.4强制取消、修改手机号、售后退换货处理

a)强制取消:当发票处于 获取流水号失败、开票申请失败、开票失败 等状态时,可能是由于发票本身一些数据问题导致的,这时回退状态并不能处理,则该发票需要取消后重新创建一张新发票。这时可以使用强制取消的功能,输入密码,失败的发票将被取消。强制取消密码在之前自动开票策略中设置。注意:开票失败这个状态比较特殊,有可能会出现平台回传erp的是开票失败,但是实际上在发票平台确实开票成功。这种发票就不能取消,需要联系研发处理。

b)修改手机号:发票的手机号默认取订单的买家手机号,但是有时候会出现下单的买家并不是实际收发票的人,短信应该发送到实际接收发票的人手里,这时可以使用修改手机号的功能,支持批量操作,除已取消的发票外,其他状态均支持修改。

注意:修改手机号需要重新发送短信

c)售后退换货处理:如果出现买家退货换货,那原有发票就可能需要冲红处理,在“售后退换货需处理发票”按钮上将展示有过退换货并且货品进行入库的发票

点击一个发票,在下方展示退换单的信息,在这个界面提供冲红处理,选中一张发票点击冲红按钮,将会生成一张红票。有时候买家进行换货,是由于质量问题,新货品和旧货品的发票信息一致,这时就不需要冲红,选中发票点击“无需冲红处理”,使用这个功能时要谨慎,和冲红不同,如果红票被取消,原来的蓝票还会在这个界面展示,但是使用无需冲红处理后,该发票将不会在这个界面再展示

3.2.5批量开票处理

a)在订单管理和财务审核界面提供了批量开票的按钮,只要批量选中一批订单,点击按钮即可生成对应的发票,详细操作如下:

i.首先做批量开票的设置:策略设置—>自动开票 策略中有关批量开票的配置,上面已经介绍,这里不再赘述。

ii.审单员可以再订单审核修改开发票的标记,双击一个订单到订单详细界面

圈红的下拉列表可调整订单是否开发票,如买家下单时未选择开发票,需要补开的,则可在订单审核这里选择“需要发票”,如下单时选择了开发票后续不要的,也可以在这里改为“不需要”

iii.以订单管理界面为例进行批量开票

1.在订单管理界面通过如下条件搜索,建议加上时间和状态限制

系统内每次开电子发票,都会对订单做一个已经开发票的标记,所以通过这个搜索条件,即可筛选出需要开发票而且尚未开发票的订单

2.批量选中一批订单,点击“批量开电子发票”按钮,系统即进行开票,如果有开票失败的,则以列表的形式展示

发票明细为空的情况一般包含:订单货品全部退款、订单货品已付或者分摊后金额为0的情况。开票人可以通过错误信息取检查订单。

批量生成的发票都会在发票管理界面展示,后续操作和之前介绍的相同。

3.3接口推送流程

想要用ERP系统在阿里电子发票平台开出电子发票还需要后台接口与阿里平台对接,详细的接口对接流程请参考《电子发票ERP接口推送流程》文档。

4.注意事项

①如果商家没有在淘宝开店,则需要在系统新建并授权一个虚拟的淘宝店铺,用于非淘系店铺的关联。获取授权需要在阿里服务市场订购旺店通ERP,

订购完成后去系统店铺设置中给相应店铺授权即可获得授权信息

②电子发票的PDF下载链接使用一次之后会失效,如果需要重新获取链接,可将发票状态改为待获取开票结果,即可重新获取链接。

③获取到的电子发票链接可以通过短信的方式发送给客户。

④因为淘宝的电子发票链接只能使用一次,为了防止在发短信过程中出现有第三方系统爬取URL,以及提醒用户链接只能使用一次,我们特意做了一个跳转页面,既能保证链接的安全,又能提醒用户。

⑤短信签名是必要的,如上图的【小狗电器】,如果没有短信签名,短信发送会失败,短信签名在策略下电子发票设置中