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发票管理

目前发票主要分为 纸质发票 和 电子发票两种。

ERP本身并不具备开具发票的能力,但是可以通过和发票服务商对接的方式,将商家在ERP内的发票信息传到发票服务商,由服务商开具发票后返还结果给商家。

下面我们就这两类发票分别说明。

相关链接:

一、纸质发票

商家通过开票系统(例如:金税),读取旺店通的开票信息,然后自己审核,自己打印发票。(目前系统支持的第三方发票服务商为金壬)

1.1 开票步骤

1. 前期准备

一份完整的电子发票有三部分组成:发票内容(货品信息及金额),对应服务商,对应收款方。

在建立电子发票之前,先要录入服务商和收款方信息。

位置:订单-系统订单发票

服务商录入:

服务商录入时,名称必须填写,并且全局唯一,不能重复。

位置:订单–>系统订单发票–>服务商管理

注意点:

  • a.必须保证服务商列表是普通服务商,子类别目前只有 金壬 一种。
  • b.需要进行服务商授权

收款方录入:

录入收款方时操作同上,必填字段为公司名称和税务登记证号,公司名称不能重复。

位置:订单–>系统订单发票–>收款方管理

1.2开具发票

基本流程图:

A 新建发票

点击新建按钮,进入发票填写界面填写订单、服务商、收款方等信息。

字段解释详见:新建发票

B 确认开票

针对编辑中的发票,确认无误后即可确认开票。确认开票后即进入待开票状态。此时发票信息会被同步到 第三方发票服务商。

  • 第三方发票服务商开票成功:回传开票成功到ERP内,相应发票状态更新为 开票成功。
  • 第三方发票服务商开票失败:回传开票失败到ERP内,相应发票状态更新为 开票失败。

C 驳回

开票失败的原因通常都是发票信息填写有误,所以针对开票失败的发票,可将其驳回到编辑中状态,修改发票信息。然后重新确认开票。

二、电子发票

2.1前言

拓展阅读:

获取阿里电子发票信息的前提:

针对已经入驻阿里发票后台的商家是需要切换成ERP开票才生效。 对没有入驻的商家,订阅后即可直接生效。

切换erp开票操作流程:登录阿里发票后台,进入账户中心,点击店铺设置,里面有个平台切换选项,具体如下:

电子发票是指在购销商品中,开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。

根据国家税务总局的权威公告,电子发票为真实有效的合法发票,与传统纸质发票具有同等法律效力,可作为用户报销、维权、保修的有效凭据。

相比纸质发票,电子发票具有无纸化、低能耗、易保存、易查询等优点。对于受票方而言,电子发票可长期保存,可随时通过互联网查询、下载和验证。

阿里发票服务平台为淘宝、天猫商家提供了一站式发票服务,针对使用了此服务的商家,我们支持其在ERP内管理全渠道(淘系、非淘系平台 以及线下门店等)订单开票事宜。

  1. 针对天猫\淘宝的发票,在系统内完成开票之后,可以回传到平台。买家可在 “我的发票”模块获取到电子发票。
  2. 针对淘外订单,比如其他平台订单或者线下门店订单。也可以在ERP内完成开票,然后通过短信、旺旺提供可下载链接发送给客户。

大致流程如下图:

流程图↓下载:电子发票.zip

电子发票业务主要包括正向蓝票开具和逆向冲红,业务处理流程基本一致:

2.2使用场景

商家可以在ERP内 针对需开电子发票订单 进行 开蓝票 以及冲红 操作。

开蓝票 场景:

  1. 消费者下单选择电子发票
  2. 售后补开电子发票

冲红场景:

  1. 消费者售后申请订单退款退货(部分或全退)
  2. 改抬头(在手淘)
  3. 申请换纸质(在天猫pc)

2.3ERP内具体操作步骤

1. 前期准备

一份完整的电子发票有三部分组成:发票内容(货品信息及金额),对应服务商,对应收款方。

在建立电子发票之前,先要录入服务商和收款方信息。

位置:订单-系统订单发票

服务商录入:

服务商录入时,名称必须填写,并且全局唯一,不能重复。

收款方录入:

录入收款方时操作同上,必填字段为公司名称和税务登记证号,公司名称不能重复。

2.正常开票

原始单递交之后,如果该订单需要开具电子发票,并且财审策略开启了开发票进财审设置;那么这类订单审核之后会自动进入财审。

财务人员可以在财审界面可以对该订单开具电子发票,各类订单均可开具电子发票,如果不需要的话直接强制财审就可以。

对订单开据发票时,会进入如下界面:

注:该界面中开票人,收款人,复核人采用的是本地配置,新建时默认加载该电脑上一次保存时填写的信息。发票明细界面默认加载的是改订单货品信息,货品名称默认加载的是规格名称字段,税率默认是0.17,单位默认为台,折扣默认为0。

修改注意事项:

  1. 界面中有两个备注输入位置:发票备注内容只会在本系统内展示;发票打印备注会打印到生成的电子发票中备注的中,填写时请注意。
  2. 发票明细中允许存在金额为0的行,目的是适应赠品。
  3. 如果修改税率,允许的值为:0,0.03,0.04,0.06,0.11,0.17。
  4. 如果明细数目过多,允许手动调整明细内容,删除之后添加一条记录,填写总的金额和优惠即可。
  5. 整张发票的实际开票金额不能为0,也不能超过对应订单中货品的金额,注意不包含邮费,邮费的发票不应有卖家开具。
  6. 金额计算公式:
    • 【明细行:】
      • 税前总价 = 总价/(1+税率);
      • 税额 = 总价-税前总价;
      • 税前单价 = 税前总价/数量(保留6位小数);
      • 折扣税额 = 折扣总额/(1+税率)*税率;
      • 税前折扣金额 = 折扣总额 – 折扣税额;
      • 总金额:
      • 实际开票金额 = 明细总价列求和 - 折扣总额列求和;
      • 货品合计金额 = 明细税前总价列求和;
      • 货品合计税额 = 明细税额列求和;
      • 税前折扣金额 = 明细税前折扣金额列求和;
      • 总折扣税额 = 明细折扣税额列求和;
      • 实际合金金额 =货品合计金额 -税前折扣金额;
      • 实际合计税额 =货品合计税额 – 总折扣税额;

注意点:【关于税务编码字段】

不同分类的货品会有不同的税务编码。注:税务编码严格按照国家规定维护,不支持自定义。

操作步骤:如果是第一次开启 发票功能的客户,需要联系旺店通技术人员后台为您开启发票功能并将 国家规定的《税务编码表》导入到系统中。

《税务编码表》导入完成后,商家即可以在货品编辑界面,为货品选择相应的税务编码。

绑定完成后,开票时就会自动加载相应货品的税务编码。

3.开票后发票的状态变化

正常开票后,发票的状态是:编辑中;如果发票有问题可以进行修改操作,但是发票创建之后不能修改关联的订单,如果想修改需要取消后重新开票。

发票确认无误后,我们需要对发票进行确认开票。确认后发票的状态就会变成待获取流水号。此时ERP会自动去淘宝发票服务平台获取发票流水号。

  • 获取成功,发票状态变为:待开票;
  • 获取失败,发票状态变为:获取流水号失败,同步次数置为1。

发票状态为:获取流水号失败时,分为两种情况:

  • 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从获取流水号失败改为待获取流水号。

  • 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝获取发票流水号。
    • 获取成功,发票状态变为:待开票;
    • 获取失败,发票状态变为:获取流水号失败,同步次数加1。

发票状态为:待开票 。后台会自动去淘宝提交开票申请。

  • 提交成功,发票状态变为:待获取开票结果;
  • 获取失败,发票状态变为:开票申请失败,同步次数置为1。

发票状态为:开票申请失败 。分为两种情况:

  • 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从开票申请失败改为待开票。具体操作如下图:

  • 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝提交开票申请。提交成功,发票状态变为:待获取开票结果;获取失败,发票状态变为:开票申请失败,同步次数置加1。

发票状态为:待获取开票结果 。后台会自动去淘宝获取开票结果。

  • 获取成功,发票状态变为:开票成功;
  • 获取失败,发票状态变为:开票失败,同步次数置为1。

发票状态为:开票失败 。分为两种情况:

  • 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从开票失败改为待获取开票结果。具体操作如下图:

  • 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝获取开票结果。获取成功,发票状态变为:开票成功;获取失败,发票状态变为:开票失败,同步次数置加1。

发票状态为:开票成功。

开票成功后,会在界面看到一个url链接,可以给消费者提供链接进行下载。此链接下载一次就自动失效,如果需要重新下载,需生成新的链接,也就是需要重新获取开票结果,具体操作如下图:

注:开票成功的,如果是淘系订单,淘宝会自动同步到平台,不需去调用淘宝回流。

4.手动改变状态

电子发票在整个流程中,要经过多次与其他系统的交互,不免出现失败的情况,默认失败三次之后停止自动操作并进入对应的错误状态:获取失败,开票失败,开票申请失败。如果想让发票继续自动操作,在该票上右键→选择改成对应的状态即可,该操作会将发票改成对应的等待状态,并重置同步次数字段。