发票管理
目前发票主要分为 纸质发票 和 电子发票两种。
ERP本身并不具备开具发票的能力,但是可以通过和发票服务商对接的方式,将商家在ERP内的发票信息传到发票服务商,由服务商开具发票后返还结果给商家。
下面我们就这两类发票分别说明。
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一、纸质发票
1.1 开票步骤
1. 前期准备
一份完整的电子发票有三部分组成:发票内容(货品信息及金额),对应服务商,对应收款方。
在建立电子发票之前,先要录入服务商和收款方信息。
位置:订单-系统订单发票
服务商录入:
服务商录入时,名称必须填写,并且全局唯一,不能重复。
位置:订单–>系统订单发票–>服务商管理
注意点:
- a.必须保证服务商列表是普通服务商,子类别目前只有 金壬 一种。
- b.需要进行服务商授权
收款方录入:
录入收款方时操作同上,必填字段为公司名称和税务登记证号,公司名称不能重复。
位置:订单–>系统订单发票–>收款方管理
1.2开具发票
基本流程图:
A 新建发票
点击新建按钮,进入发票填写界面填写订单、服务商、收款方等信息。
字段解释详见:新建发票
B 确认开票
针对编辑中的发票,确认无误后即可确认开票。确认开票后即进入待开票状态。此时发票信息会被同步到 第三方发票服务商。
- 第三方发票服务商开票成功:回传开票成功到ERP内,相应发票状态更新为 开票成功。
- 第三方发票服务商开票失败:回传开票失败到ERP内,相应发票状态更新为 开票失败。
C 驳回
开票失败的原因通常都是发票信息填写有误,所以针对开票失败的发票,可将其驳回到编辑中状态,修改发票信息。然后重新确认开票。
二、电子发票
2.1前言
拓展阅读:
获取阿里电子发票信息的前提:
针对已经入驻阿里发票后台的商家是需要切换成ERP开票才生效。 对没有入驻的商家,订阅后即可直接生效。
切换erp开票操作流程:登录阿里发票后台,进入账户中心,点击店铺设置,里面有个平台切换选项,具体如下:
电子发票是指在购销商品中,开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。
根据国家税务总局的权威公告,电子发票为真实有效的合法发票,与传统纸质发票具有同等法律效力,可作为用户报销、维权、保修的有效凭据。
相比纸质发票,电子发票具有无纸化、低能耗、易保存、易查询等优点。对于受票方而言,电子发票可长期保存,可随时通过互联网查询、下载和验证。
阿里发票服务平台为淘宝、天猫商家提供了一站式发票服务,针对使用了此服务的商家,我们支持其在ERP内管理全渠道(淘系、非淘系平台 以及线下门店等)订单开票事宜。
- 针对天猫\淘宝的发票,在系统内完成开票之后,可以回传到平台。买家可在 “我的发票”模块获取到电子发票。
- 针对淘外订单,比如其他平台订单或者线下门店订单。也可以在ERP内完成开票,然后通过短信、旺旺提供可下载链接发送给客户。
大致流程如下图:
流程图↓下载:电子发票.zip
电子发票业务主要包括正向蓝票开具和逆向冲红,业务处理流程基本一致:
2.2使用场景
商家可以在ERP内 针对需开电子发票订单 进行 开蓝票 以及冲红 操作。
开蓝票 场景:
- 消费者下单选择电子发票
- 售后补开电子发票
冲红场景:
- 消费者售后申请订单退款退货(部分或全退)
- 改抬头(在手淘)
- 申请换纸质(在天猫pc)
2.3ERP内具体操作步骤
1. 前期准备
一份完整的电子发票有三部分组成:发票内容(货品信息及金额),对应服务商,对应收款方。
在建立电子发票之前,先要录入服务商和收款方信息。
位置:订单-系统订单发票
服务商录入:
服务商录入时,名称必须填写,并且全局唯一,不能重复。
收款方录入:
录入收款方时操作同上,必填字段为公司名称和税务登记证号,公司名称不能重复。
2.正常开票
原始单递交之后,如果该订单需要开具电子发票,并且财审策略开启了开发票进财审设置;那么这类订单审核之后会自动进入财审。
财务人员可以在财审界面可以对该订单开具电子发票,各类订单均可开具电子发票,如果不需要的话直接强制财审就可以。
对订单开据发票时,会进入如下界面:
注:该界面中开票人,收款人,复核人采用的是本地配置,新建时默认加载该电脑上一次保存时填写的信息。发票明细界面默认加载的是改订单货品信息,货品名称默认加载的是规格名称字段,税率默认是0.17,单位默认为台,折扣默认为0。
修改注意事项:
- 界面中有两个备注输入位置:发票备注内容只会在本系统内展示;发票打印备注会打印到生成的电子发票中备注的中,填写时请注意。
- 发票明细中允许存在金额为0的行,目的是适应赠品。
- 如果修改税率,允许的值为:0,0.03,0.04,0.06,0.11,0.17。
- 如果明细数目过多,允许手动调整明细内容,删除之后添加一条记录,填写总的金额和优惠即可。
- 整张发票的实际开票金额不能为0,也不能超过对应订单中货品的金额,注意不包含邮费,邮费的发票不应有卖家开具。
- 金额计算公式:
- 【明细行:】
- 税前总价 = 总价/(1+税率);
- 税额 = 总价-税前总价;
- 税前单价 = 税前总价/数量(保留6位小数);
- 折扣税额 = 折扣总额/(1+税率)*税率;
- 税前折扣金额 = 折扣总额 – 折扣税额;
- 总金额:
- 实际开票金额 = 明细总价列求和 - 折扣总额列求和;
- 货品合计金额 = 明细税前总价列求和;
- 货品合计税额 = 明细税额列求和;
- 税前折扣金额 = 明细税前折扣金额列求和;
- 总折扣税额 = 明细折扣税额列求和;
- 实际合金金额 =货品合计金额 -税前折扣金额;
- 实际合计税额 =货品合计税额 – 总折扣税额;
3.开票后发票的状态变化
正常开票后,发票的状态是:编辑中;如果发票有问题可以进行修改操作,但是发票创建之后不能修改关联的订单,如果想修改需要取消后重新开票。
发票确认无误后,我们需要对发票进行确认开票。确认后发票的状态就会变成待获取流水号。此时ERP会自动去淘宝发票服务平台获取发票流水号。
- 获取成功,发票状态变为:待开票;
- 获取失败,发票状态变为:获取流水号失败,同步次数置为1。
发票状态为:获取流水号失败时,分为两种情况:
- 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从获取流水号失败改为待获取流水号。
- 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝获取发票流水号。
- 获取成功,发票状态变为:待开票;
- 获取失败,发票状态变为:获取流水号失败,同步次数加1。
发票状态为:待开票 。后台会自动去淘宝提交开票申请。
- 提交成功,发票状态变为:待获取开票结果;
- 获取失败,发票状态变为:开票申请失败,同步次数置为1。
发票状态为:开票申请失败 。分为两种情况:
- 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从开票申请失败改为待开票。具体操作如下图:
- 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝提交开票申请。提交成功,发票状态变为:待获取开票结果;获取失败,发票状态变为:开票申请失败,同步次数置加1。
发票状态为:待获取开票结果 。后台会自动去淘宝获取开票结果。
- 获取成功,发票状态变为:开票成功;
- 获取失败,发票状态变为:开票失败,同步次数置为1。
发票状态为:开票失败 。分为两种情况:
- 情况1:同步次数为3. 此时尝试同步已经三次失败,后台不会再继续同步。客户如果想继续同步,需要把发票状态从开票失败改为待获取开票结果。具体操作如下图:
- 情况2:同步次数小于3.后台会自动去淘宝获取开票结果。获取成功,发票状态变为:开票成功;获取失败,发票状态变为:开票失败,同步次数置加1。
发票状态为:开票成功。
开票成功后,会在界面看到一个url链接,可以给消费者提供链接进行下载。此链接下载一次就自动失效,如果需要重新下载,需生成新的链接,也就是需要重新获取开票结果,具体操作如下图:
注:开票成功的,如果是淘系订单,淘宝会自动同步到平台,不需去调用淘宝回流。