库存同步及前期配置操作流程说明

一、概述

对于使用唯品会JIT的客户,为了使其能更好的了解和使用库存同步和使用唯品会JIT的一些前期配置,提高管理效率,特此编写功能说明,包括以下内容:库存同步和前期配置的功能介绍以及一些注意事项。

下面我们逐一介绍前期配置和库存同步的流程的操作和注意事项。

二、流程说明

库存同步逻辑流程图:

(一)系统设置

1.基本设置

选择了使用JIT库存锁定策略,系统设置→基本设置中可发货库存的计算方式里就一定要勾选【锁定库存量】这项,以避免其他情况(非唯品订单发货)发货时,发货量 > 系统库存减去锁定库存量,会将锁定库存量占用,导致锁定库存量不足。 操作位置:设置→系统设置→基本设置

2.订单设置

操作位置:设置→系统设置→订单设置

(1)【是否使用锁定策略管理库存】

选择使用锁定策略的用户需要勾选此项,如果用户选择使用虚拟仓库,则不要勾选此项。

(2)【审核拣货单是否自动关联锁定策略】

这项功能是在常态模式下使用的,需要与【是否使用锁定策略管理库存】配合使用。这样审核完拣货单时,系统就会自动关联到已经设定好的锁定策略上。

(3)【审核拣货单是否自动关联仓库】

这项只适用于一个常态对应系统的一个发货仓库,正常系统下载的拣货单是没有发货仓库的,当拣货单审核后,系统会自动关联常态对应的发货仓库。

(4)【下载后的拣货单自动审核】

该项配置使用前必须结合【审核拣货单自动关联仓库】且编辑常态时一个常态对应了系统中的一个发货仓库才可开启此配置,当创建拣货单之后拣货单自动审核,系统也会自动关联常态对应的发货仓库

(5)【JIT退货入库默认仓库】

这项对于退货都退到一个仓的可以使用,勾选了退货时系统下载退货单后直接将收货仓库设置为设置的默认仓库。但是对于退货到多个仓库的需要选择无,无法使用这项功能。

(6)【JIT货品匹配规则】

用户根据自己使用的规则选择使用按照商家编码匹配还是按照条形码匹配。

3.库存设置

操作位置:设置→系统设置→库存设置

(1)【出库是否一定要装箱】

这个功能只支持JIT出库,适用于发货前必须进行装箱的客户使用,勾选了这项,如果出库审核前没有装箱,那么审核时会进行校验,提示没有装箱,审核失败。如果发货时不是必须装箱,那么可以不用勾选这个功能,审核不会因为没有装箱而失败。

(2)使用JIT库存锁定策略时,一定要勾选其他出库的可出库存量中【锁定库存量】这项,以避免其他出库量出库时将锁定库存量扣减,导致锁定库存量不足。

注意:当用户满足以下条件时,

1、启用了订单自动下载

2、唯品店铺授权成功;

3、不使用直发,只使用jit;

需要勾选禁止抓取订单,以防接口空跑。

操作位置:设置→基本设置→店铺

(二)唯品仓库管理

操作位置:订单→唯品JIT→唯品仓库管理

第一步,打开唯品仓库管理界面,点击【新建】,会出现如图所示界面

填写此界面时需要注意一下几点:

a.仓库编号、仓库名称、仓库地址需要严格按照唯品会给的五大仓的信息填写。

b.仓库编号不可以随便填写这个是非常重要的必须填写正确,这是唯品会给固定的编码,其他信息可以进行修改。

其他信息按照实际情况填写,填写完点击【保存】按钮,如图所示。

图中的固话、邮编、备注都不是必填项,是否填写可随意,其他项都必须填写。

(三)唯品库存同步

为了方便用户理解,从2.3.0.4版本起,唯品库存同步界面的几个名称改变如下:

1.同步库存→自定义数量同步

2.自动同步规则新建→常态默认规则

3.应用本规则到指定常态货品→应用常态默认规则到常态货品

以上三个仅更换了名称,功能不变

操作位置:订单→唯品JIT→唯品库存同步

第一步:库存同步前,需要维护一下系统内的货品,确保下载下来的平台货品与系统货品可以对应上,否则下载的货品匹配失败。如果下载的货品匹配失败了,就需要在系统维护该货品,然后再次下载,直到信息正确匹配成功为止。

第二步:点击【编辑常态】

编辑常态:先选择店铺的名称,填写唯品会提供的常态合作编码、JIT模式、品牌、仓库等信息。

JIT的发货模式存在两种:虚拟仓库和锁定策略。使用锁定策略的用户需要在编辑常态的界面点击“锁定策略编号”后面三个小点的按钮进入编辑库存锁定界面。

填写策略编号和策略名称(自行设置,自己能看懂即可)点击【保存】按钮。

第三步:点击【下载】按钮

根据界面显示选择常态合作编码,系统会根据所选的常态合作编码选择对应的店铺,再来填写好开始时间和结束时间就可以了。

第四步:创建同步规则

系统提供三种同步库存的方法:自定义同步库存(自定义数量同步)、自动同步规则同步库存(常态默认规则)、手动同步规则同步库存(货品指定规则)。

其中自动同步规则与手动同步规则的使用方法与区别:如果一个常态下多数商品规则相同,可以先将特殊的货品手动指定规则,之后根据常态批量应用所有货品。如果商品对应规则比例没有规律,请用货品指定规则设置。

下面操作流程展示的是以自动同步规则为例的操作方法,用户需要根据自己的需求选择使用哪种方法,如需要使用其他方法详细情况可以查看wiki上“企业版唯品会使用手册”文档。

首先,点击【常态默认规则】按钮,创建自动同步规则

根据界面显示填写规则内容:

(1)自行编写规则名字;

(2)选择使用同步规则的仓库,一次只能选择一个仓库;

(3)根据客户实际情况选择计算库存需要的数据,平台已支付量和系统拣货占用量已经默认选择,不能修改;

(4)设定同步时同步库存量的百分比,系统会按照百分比计算出同步上传的数量;

(5)设定最大、最小同步数量,系统会根据设定的最大量和最小量限制同步上传的数量。

填写完毕后,点击【保存】按钮即可。

规则保存之后不可以再进行修改,如果需要修改请重新创建。

第五步:使用同步规则

操作步骤:

(1)首先填写需要同步的货品的常态;

(2)选择上一步创建的同步规则;

(3)点击【应用常态默认规则到常态货品】;

(4)系统提示“确定选择本规则应用于所有匹配成功的货品吗?”,点击【是】,这样该常态下所有匹配成功的货品就使用了选择的库存同步规则。

第六步:查看与上传同步量

(1)选中货品,右键点击【计算同步数量】按钮

系统会按照该货品使用的同步规则展示出同步数量,方便查看。

(2)选中货品,右键点击【根据规则同步库存】按钮

系统会根据同步规则上传需要同步的数量。

到此为止就是前期配置和库存同步的操作流程,之后会根据普通仓库和委外仓库的不同分别介绍这两种发货方式的操作流程。