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入库开单

1.入库开单描述

入库开单是仓储人员进行入库操作非常重要的一环。

针对采购、售后退货、调拨、生产等涉及到入库的操作,均需要进行入库开单。在进行入库开单时需要卖家添加入库原因、入库货品及数量、入库价、批次、有效期等信息,填写完整后点击保存/提交按钮即可生成入库单据。

入库单可以在入库单管理>>界面查看,以及做取消、审核等操作。

2.入库开单操作描述

2.1选择入库原因

在进行入库开单时,首先需要卖家选择入库原因,卖家可能会有多种原因进行入库操作,比如采购、调拨、退货等等。

旺店通支持的入库类型有:

  • 采购入库1)
  • 调拨入库2)
  • 退货入库3)
  • 生产入库4)
  • 保修入库5)
  • JIT退货入库6)
  • 其他入库

入库开单后,系统会根据不同的入库类型进行相应的流程控制。

其他入库意味着常规流程之外的入库行为。对于其他入库,系统还支持选择入库原因,例如领用入库、展览入库等,用来对入库行为做进一步管理。其他入库原因可以在原因列表>>中进行设置。

注:其他入库如果选择的是外部仓库 不是普通仓库,则建单失败。

2.2维护邮费成本

有时在运输入库货品时会产生物流费用,我们可以在入库开单时填写物流信息及费用,供日后对账和记账用。

2.3添加入库货品

我们可以通过以下几种方式来添加入库货品:

  • 针对不同的入库类型,选择原始单据,自动加载原始单据的货品信息
  • 点击“添加货品”按钮,手工选择需要添加的货品
  • 通过excel批量导入
  • 通过扫描条码的方式添加

2.4添加数量和金额

入库开单添加了货品之后,就需要卖家填写下入库货品数量和入库价

2.4.1数量和辅助数量

可以在“入库数量”下填写本次入库货品的数量。

如果货品使用了辅助单位,也可以直接填写辅助数量。比如某一种酒,辅助单位是箱(1箱=12瓶),入库清点时发现有4箱,卖家可以直接把辅助数量填上4,而不需要再人工计算出4箱共48瓶。

注:计量单位详见基本单位>>辅助单位>>

2.4.2入库价

下面我们着重对入库价格进行说明。旺店通提供多个字段对价格进行维护。如原价、入库价、总货款等等,填写的入库价是卖家本次入库货品的价格信息。所以一般来说卖家维护好入库价即可。维护好入库价,方便卖家进行账款处理,如采购入库7)的话,方便卖家与供货商进行结算。

货品相关价格:

  • 售价:即货品的销售价格,对应货品档案中维护的零售价,不可编辑。
  • 原价:入库单引用的原始单据中的价格,如采购入库单显示的是采购单中的价格。可理解为入库的预期价格(针对手工添加的货品,引用的是当前仓库中的成本价)。
  • 入库价:维护的是本次入库的价格,如采购入库单填写的是本次入库的采购价。可编辑,如果不修改的话默认与原价保持一致。如果是退货入库单,引入销售出库单出库时的成本价。
  • 总成本:显示每种货品的总成本。总成本=入库价*数量
  • 原货款:显示所有货品的原价之和。原货款=∑(原价*数量)
  • 税后价:如果您公司需要考虑税务问题,需要交纳增值税,可以维护下货品税率。那就可以查看税后价来看入库货品到底花了多少钱。税后价=入库价(1+税率),如果不需要考虑税务因素,那么您可以忽略税后价

入库单相关价格:

  • 入库总价:显示所有货品总成本。入库总价=∑(入库价*数量)
  • 税后总货款:各货品税后金额之和,如果未维护税率信息则等于入库总价
  • 税后总金额:税后总金额=税后总货款+邮费+其他费用
  • 辅助单价:辅助单价=入库价*辅助单位的换算系数
  • 优惠:优惠=原货款-入库总价

2.5采购单查看权限

系统在入库开单界面原始单选择时根据仓库权限显示采购单,管理员有该仓库权限,即可查看该仓库下的所有采购单,若没有权限,则采购单不会被查询到。

3.操作技巧

3.1复制预期到货量

在采购开单或其它开单时,卖家会填写每个货品的采购量,入库开单引用原始单据后,可以看到预期数量。如果入库数量和预期到货数量完全一致,卖家无需手动逐个录入,只需要点击【复制预期到货量】即可完成数量填写工作,简单方便。

3.2执行价格

如果我们有在货品档案维护好批发价、会员价、零售价等信息,我们在入库货品时可以直接点击相应的执行价格来修改入库价。比如,我们采购了一批货品,那么我们可以选择执行批发价,去批量修改入库价。

3.3应用所有行

在入库货品时卖家可能有这样的情况,采购员采购了一批货品,仓储人员入库时发现这批货品的数量完全一样,都是100个,此时仓储人员只需将其中一个货品的入库数量修改为100,然后点击【应用所有行】,然后您会发现所有货品的入库数量都变成了你填写的那个货品的入库数量。还有货位、入库价等完全一样时也可以使用这个按钮去批量修改。

注:强序列号货品的数量不能使用应用所有行

3.4引入计数单

针对频繁进行入库操作的货品,可以新建计数单(添加仓库和货品信息),然后再入库开单的时候直接引入计数单添加这些货品,不必去特意搜索这些货品。

3.5查看库存详情

如图,卖家在上海仓的多个货位都有维护即将入库的货品,在进行入库开单时不知道将这个货品入到哪个货位。此时您可以选中相应货品,点击【查看库存详情】按钮,查看下这个货品的具体信息。简单快捷。

3.6支持扫描包装箱条码

旺店通系统支持维护包装箱条码(ps:包装箱条码可以在条形码界面维护),然后通过扫描包装箱条码修改货品入库数量。比如如果一个箱子内有400只笔,扫描包装箱条码后,该货品入库数量则更改为400.

4.价格分摊

4.1邮费分摊

由于运输等原因,入库的货品有时候会涉及到邮费,那这个邮费到底要不要算到货品成本中呢?

您可以选择分摊,也可以选择不分摊。分摊支持按照货品数量和入库总价两种方式。

举例:入库单包含鸭脖和鸭翅,鸭脖入库价格为10元*100个,鸭翅入库价格为20元*200个,邮费开销为30元。

名称入库价入库数量入库总价按数量的邮资分摊按金额的邮资分摊
鸭脖 10 100 1000 0.1 0.06
鸭翅 20 200 4000 0.1 0.12

说明:如果按数量分摊,鸭脖分摊了1/3的邮资(10元);如果按金额,鸭脖分摊了1/5的邮资(6元)。

0.1=(30*1/3)/100 0.06=(30*1/5)/100

4.2成本分摊

预期采购10支笔,每支笔2元,一共向供货商支付了20元,但本次除了10支笔正常到货之外,供货商又赠送了两支,我们就希望这12支笔平摊20元的成本。

我们可以使用成本分摊功能,选择需要成本分摊的多条货品记录,点击成本分摊按钮,系统自动将选中货品的入库成本进行分摊(支持按照售价和原价两种分摊方式)

5.特殊业务

5.1入库货位、货品批次、有效期

针对商家的仓库管理,旺店通系统也提供了较为明确的货区货位机制,如果您的仓库比较大,划分了几个货区,同时针对每一个货区进一步划分了多个货位,此时您可以使用旺店通系统的货区货位管理您的货位信息。同时在入库时可以选择将这个货品入到哪个具体的货位。方便您进行统一化的管理。

有些商家(尤其是食品、母婴等行业),对货品批次、有效期等信息需要有较严格的管理。此时您可以使用旺店通的批次管理机制,在批次管理>>维护货品批次信息,然后在入库开单时可以选择已有批次,同时录入货品的生产日期、有效期等信息。

在入库的时候按照产品的有效期或者它的批次录入,这样在出库的时候就可以按照先进先出原则进行发货。

此外,生产日期+保质期=有效期,系统可以实现联动,根据任意两个条件可以自动计算出第三个。

设置方式为 设置->系统设置->库存设置:出入库

保质期可以在货品档案里面进行维护

5.2支持入库不同批次的货品

情景说明:入库开单时,为了防止用户误操作重复录入产品,系统规定每种入库产品只能录入一次,也就是说在货品列表中每种产品只可能出现一行。但同一个入库单中,有可能会出现同一种货品到货时不属于一个批次,或者我们想入到不同的货位。

系统配置–库存设置:出入库

开启这个配置,入库开单时就可以对同一种产品录入两条以上记录,但是货位、批次、有效期至少有一个不同才允许保存。

小技巧:选中某条货品记录,右击复制,将会复制并快速添加相同的一条货品记录。然后有针对性修改货位、批次、有效期等信息就可以了。

5.3强序列号货品入库

如果您的货品较为贵重,比如是卖手机的,此时对货品序列号就需要有较为严格的管理机制。因为一个手机对应唯一的序列号,通过这个序列号您可以进行很好的追踪机制。如果您的货品是强序列号货品的话,那么入库开单时需要扫描序列号或导入序列号才能进行入库操作。详见序列号管理>>

补充1:录入强序列号时支持进行长度校验

使用场景:强序列号货品本身有很多不同类别的条形码,在入库扫描时,用户担心将其他码扫成序列号。因为序列号长度唯一,所以可以在扫描时,通过确认扫码的长度进行控制。

配置位置:设置–系统设置–库存设置–其他

补充2:入库开单支持按照已设定的规则自动生成强序列号

情景描述:某商家进行3C产品销售,因参加618大促,进行紧急备货,仓库人员对这批采购货品进行入库操作,在引用采购单后,只需选中货品,输入实际抵达的货品数值,若全部抵达默认显示货品预期值,点击【生成序列号】按钮自动生成该货品对应的强序列号。

序列号格式设置:设置–>编码设置–>序列号

如何操作呢??

选中强序列号货品,如果存在预期数量,对应的序列号填写数值处关联着货品预期数值,若该货品全部到货,直接点击【生成序列号】按钮,按照预期数量和设置的规则生成对应的序列号,若货品为部分到货,则根据实际到货情况填写自动生成货品序列号的数值;如果预期数量为0例如其他入库开单,商家可根据实际抵达的货品数量来进填写生成序列号的数值。

使用自动生成序列号有两个注意事项:

  • 生成序列号数值最大可填写100
  • 批量生成序列号删除后,再次添加显示的序列号是在已删除的序列号基础上根据设定规则累加的新序列号

补充3:入库开单支持批量删除已录入的强序列号

情景说明:商家因误操作添加了多个商品和该商品对应的序列号,若想清空该单中无用货品,只需选中所要删掉的货品序列号,直接点击【删除】按钮即可实现批量删除序列号,方便商家操作。

5.4入库标记

针对特殊的入库单据,可以在开单时设置颜色标记,这样生成的入库单会显示商家设定的颜色,方便仓储人员对其进行集中处理。

5.5 最佳收货期

针对食品行业,旺店通系统除了可以维护保质期等信息之外,还可以维护最佳销售期和最佳收货期等信息。

最佳收货期指货品生产后,根据具体的货品设定的一段入库时间,在此期间内的货品允许直接入库;若超过设定的收货期,入库时会被阻止。

商家采购了一批芒果,为了保证芒果的新鲜度,为芒果设定了最佳收货期,如果当前入库时间>生产日期+最佳收货期,系统认定为超出了最佳收货时间,在入库单进行审核时会被阻止。

注:最佳收货期维护,详见货品档案>>.


页面负责人:史伟慈

1) 采购流程
3) 详见退货流程
4) 详见生产流程
5) 详见保修流程
6) 详见唯品会JIT退货入库流程
7) 采购入库如何结算,详见采购入库结算>>,也可以在应收应付管理>>进行结算。