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对接旺店通ERP2.0-虚拟仓模式

一、门店系统对接ERP2.0虚拟仓模式说明

1.1.文档目的

本文档主要为更好的介绍如何使用POS虚拟仓功能所制作的文档。通过实施与商家共同判定,需要使用虚拟仓功能时可根据本文档进行配置,判断依据主要有以下几点:

1、当前或未来时间段ERP中店铺or仓库数量>ERP规定数量,并且无升级考虑。

2、接受在POS与ERP中分别维护商品数据;POS中各个店铺做单,erp指定仓库做单的流程。

3、总仓代发可回传ERP,代寄与门店代发订单无法回传ERP。

4、库存以POS为主,报表以POS为主。

5、所有门店统一使用此方式。

1.2.名词介绍

名词 解释
客户 使用门店系统方
门店系统 分为商家后台、门店后台、门店前端三部分。
商家后台 商家对旗下门店进行管理的网站后台。
门店后台 商家旗下某个门店对其对应的门店前端进行管理的后台。
门店前端 操作员进行实体售卖的操作网页。
流程 操作的过程。
旺店通ERP企业版 一款从基础的仓库店铺到订单智能处理,乃至进阶的赠品策略等的进销存管理系统。
对接 通过对接接口使其订单、库存、商品信息等可以同步。

1.3.配置说明

为了实现商家在门店系统中的门店前端收银时可以将订单数据回传erp,可使用总仓调拨的功能,进行对接配置。

配置完成之后,可实现以下相关功能:

1、各门店可将线下销售单回传给ERP。

2、各门店可将总仓代发订单回传ERP,进行总仓发货等操作。

3、各门店可与总仓进行要货、返货等调拨操作。



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二、门店系统对接ERP企业版【实施人员负责】

2.1.实施提工单

当确定客户需要门店系统与ERP企业版进行对接时,门店实施需在邮件中提申请,开通api对接接口,技术开通之后方可开始对接。


2.2.商家后台店铺授权对接

由POS实施登录客户的商家后台。

http://pos.vpubao-mall.com/system/?c=shop&m=login

输入账号密码,进入之后在【商家管理→平台配置→旺店通Erp服务】中找到商家后台所添加的店铺。

在【操作】下面点击【授权使用本店铺数据】→将卖家账号填入回车→点击对应门店的【授权】按钮→将【授权密钥】保留。


2.3.ERP对接相关流程

2.3.1.系统登录

POS实施人员打开旺店通ERP2.0,点击【设置】按钮,进入服务器设置中输入开通的卖家账号,点击【保存】按钮。

之后通过商家给的账号密码,登录进ERP企业版系统。


2.3.2.系统设置

点击【设置→系统设置】进入到系统设置页面。

在系统设置中,原有已勾选设置无需关注。根据以下文字进行勾选。

【基本设置】

勾选【启用订单自动下载】【启用订单自动递交】→后期抓取门店销售订单用;

勾选【自动按商家编码匹配货品】→后期下载平台商品自动匹配用;

不勾选 【多规格货品匹配使用“主商家编码”+“规格商家编码”方式】 按钮→避免商家编码无法匹配导致无法对应商品的情况发生。

【库存设置】

勾选【自动审核分步调拨单】、【自动审核调拨出库】→创建的调拨单、出库单可自动审核。

勾选【调拨入库自动结算】→创建的调拨入库单结算后回传。


2.3.3.创建虚拟仓库

点击【设置-基本设置-仓库】,进入到仓库界面。

点击【添加】按钮,进入添加仓库界面。填写完成之后点击【保存按钮】。

【仓库编号】可根据实际情况填写。

【仓库名称】可根据实际情况填写。

【其他信息】POS实施根据实际情况是否填。

注:

1、若是对应门店系统的总仓,则只需要将【仓库编号】与门店系统中商家后台里总仓的仓库编号对应。【仓库名称】与门店系统中商家后台里总仓的仓库名称对应即可。

2、确定客户仓库编号是否已经对应商城,若已对接则需找技术更改POS店铺ID来对应,更改之后店铺相关报表、订单、会员信息、配置等都会消失,需在最开始就进行确认!


2.3.4.店铺与授权

2.3.4.1.创建虚拟店铺

点击【设置-基本设置-店铺】,进入到店铺界面。

点击【添加】按钮,进入添加店铺界面。填写完成之后点击【保存按钮】。

【店铺平台】选择微铺宝。

【子 平 台】选择POS。

【店铺编号】店铺编号可以不与门店系统商家后台中的店铺ID对应。建议一样【店 铺 名】店铺名可以不与门店系统商家后台中的店铺名称对应。建议一样。

【其他信息】可填可不填,ERP实施看情况是否填。

【禁止抓取订单】ERP系统默认勾选,人为取消掉,否则后期抓不到门店回传的线下销售订单。


2.3.4.2.虚拟店铺授权

在店铺界面将鼠标移动到之前保存好的店铺,点击【店铺授权】按钮或者鼠标右键,在出现的列表中点击【店铺授权】。在再确认界面点击【是】打开店铺授权信息框。

【 平台账号 】pos.wangdian.cn

【 AppKey 】将门店系统实施给的门店ID填写到此处。

【AppSecret】不用填写。

【SessionKey】将门店系统实施给的授权密钥填写到此处。

填写完毕之后点击【保存】按钮。

重新进入店铺界面,查看【授权状态】是否为【已授权】,【已授权】则授权成功。

注:

1、只需要建一个店铺即可。


2.3.5.人员权限设置


2.3.6.创建物流

2.3.6.1.无单号物流

点击【设置-基本设置-物流】,进入到仓库界面。

点击【添加】按钮,进入物流设置界面。填写完成之后点击【保存】按钮。

【物流类别】无单号物流→后期线下销售时避免出现无法自动递交的情况。

【单号类型】线下普通单号。

【其他信息】除了物流编号和物流名称必填,其他可填可不填,只要是无单号物流即可。


2.3.6.2.货到付款物流

点击【设置-基本设置-物流】,进入到仓库界面。

点击【添加】按钮,进入物流设置界面。填写完成之后点击【保存】按钮。

【支持货到付款】至少要有一个物流要勾选→门店系统现金支付方式的订单即为货到付款订单。


2.3.7.策略设置

点击【设置-策略设置-选仓策略-店铺使用仓库】,进入到店铺使用仓库界面。

选择对应店铺,再选择对应仓库,输入优先级;勾选允许缺货、选中仓库,点击【保存】按钮,则操作结束。

注:

1、需总仓发货的前提下,选中仓库优先级高于店铺优先级并勾选允许缺货。



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三、商品数据同步

因为ERP中商品定义为货品,门店系统中商品定义为商品,为方便识别,本文档中统一称为商品。

3.1.商品分类

ERP与POS对接的情况下若客户涉及分类。必须将分类设置为三级以内,超过三级需进行优化。分类主要作用于筛选条件。

若客户涉及多级分类,需先将多级分类维护到POS系统中,之后可通过入库单或按钮等方式直接回传到POS系统。若不维护多级分类,三级分类回传到POS系统直接变为一级分类。

3.2.商品品牌

ERP与POS对接的情况下若客户涉及品牌。可以在POS系统中维护品牌,也可以通过入库单或按钮的方式直接回传到POS系统。品牌主要作用于筛选条件。


3.3.商家后台商品数据导入

ERP货品档案数据需包含线下门店数据。线下门店数据部分需与门店系统商家后台商品数据一致,以下有3种方式,实施人员需要根据实际情况来进行选择操作

3.3.1.商家后台按钮批量导入

POS门店系统的商家后台可以通过【ERP商品导入按钮】选择对应时间段将ERP货品档案中在这个时间段内创建的商品数据全部拉取到POS商家后台中,时间段为一个月内全部商品。相较于人为导入,减轻工作量,更快捷。以下是操作方法。

在POS门店系统商家后台中点击【商品管理→商品管理→商品批量导入→ERP商品导入】进入到ERP商品导入的界面。

通过选择时间段,【开始日期】和【截止日期】来导入这段时间内在对接好的ERP货品档案中新增的商品数据。

选择好时间段之后,直接点击提交即可。

商品导入完成之后,会出现提示,即导入完成。

注:

1、不限制时间段,时长限制为一个月。

2、在ERP中修改了商品数据无法通过导入的方式修改门店系统中的商品数据,按钮导入只适用于新商品、新规格的导入。

3、如果导入的数据量比较大,需耐心等待。

4、可回传图片数据,多规格商品只回传第一个sku的图片。


3.3.2.商家后台表格批量导入

在ERP货品档案中新增完商品数据之后,可以通过点击【货品→单品列表】进入单品列表。

鼠标移动到列名处,右键导出商品数据,勾选【货品编号、货品名称、分类、品牌、规格名称、商家编码、零售价、基本单位】,这是商家后台导入表所需的字段。再交给POS实施即可。

之后门店系统实施在商家后台,点击【商品管理→商品管理→商品批量导入→文件导入】进入文件导入界面。

先下载样例文件,再根据样例文件复制ERP实施所给的数据表。保存之后再通过【选择文件→商品导入】的方式导入商品数据。

完成导入之后,系统会给予提示。

注:

1、注意CSV文件,用office的话前面带0的在保存打开之后,会自动消失,建议一份csv文件导入次数一次。

2、如果导入的数据量比较大,需耐心等待,并且建议导入的条数为5000条内。

3、多规格商品填写时,根据ERP规格名称来填写即可。规格组形式或规格值形式皆支持。

4、多规格商品后期增加规格可批量导入,也可通过入库单据回传和ERP按钮导入。

5、可以直接读取Excel文件 所有字段名除了最后四列属性可以更改,其余都需要一致。

3.3.商品数据更新

在ERP中通过手动修改或者表格批量修改商品数据后,无法通过任何快捷方式回传到商家后台让其自动修改的。所以只能通过和ERP一样的手动修改或者表格批量更新的方式来进行更新。

3.3.1.商品数据手动更新

在ERP中更新完商品数据之后,在门店系统商家后台中需要进行手动更新的方式。通过点击【商品管理→商品管理→商品列表】在商品列表界面找到在ERP中进行更新过的商品,通过【关键字】(货号、商家编码、名称)来进行搜索,之后找到对应商品点击【编辑】按钮进入商品详情页进行修改即可,修改完成之后点击【保存按钮】。

注:

1、一般适用于量比较少的情况。


3.3.2.商品数据批量更新

在ERP中更新完商品数据之后,在门店系统商家后台中需要进行批量更新的方式。通过点击【商品管理→商品管理→商品批量更新→文件导入】在商品批量更新界面,点击【样例文件下载】按钮,下载表格模板。再通过ERP那边批量更新的表格,将数据复制到商家后台导出的表格中再导入回去进行批量更新操作。

注:

1、一般适用于多种商品一起更新的情况。实施根据情况进行选择并且都要教给客户。

2、可以直接读取Excel文件 所有字段名除了最后四列属性可以更改,其余都需要一致。

3、批量更新一次性最多更新5000sku。

4、上下架不填以及填1的情况为上架商品,填2为下架商品。


3.3.3.商品数据自动更新

在ERP中更新完商品数据之后,若POS中也存在商品,则整点时会自动同步数据,同步数据包含【零售价、货品名称、规格条码】三个字段,其余更新皆需使用3.4.1或3.4.2的方式更新。



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四、相关单据流程

4.1.线下销售订单

通过登录到POS门店前端,进行相关收银操作(选择会员、商品、是否改价),确认无误,点击【去结算】按钮。

在结算界面选择相应的支付方式进行收款。收款完成即已销售出库。

打印小票。

等待十分钟后,订单被ERP抓取。虚拟仓库存扣减。


4.2.总仓代发订单

通过登录到POS门店前端,进行相关收银操作(选择会员、商品、是否改价),确认无误,点击【门店代寄】按钮,进入门店代寄页面。

在门店代寄页面中,选择地址、填写运费、开启开关、选择代发总仓。

确认无误之后回到收银台,点击【去结算】跳转到结算界面。

在结算界面选择相应的支付方式进行收款。收款完成即已销售出库。

打印小票。

订单详情页可查看到状态为待发货。

等待十分钟之后订单被ERP抓取,经由策略到订单审核界面。由ERP走代发流程。

ERP发货之后,等待回传,订单自动变为已发货状态,POS库存扣减。


4.3.要货单

流程:A门店开要货单并提交→商家后台审核要货单→再到ERP中审核回传的调拨单→开出库单并审核→开入库单并审核→回到A门店确认收货→即完成要货流程

进入门店系统门店前端,需要通过点击【小房子图标→商品管理→要货开单】进入要货开单界面。

点击【选择货品】按钮,进行选择货品,之后点击【保存要货单】按钮。进入要货单管理界面。

点击【提交】按钮。

登录门店系统商家后台,通过点击【商品管理→库存管理→要货单申请管理】进入要货单申请列表,找到刚才提交的要货单,选择发货的总仓、点击【审核通过】按钮。

通过点击【商品管理→库存管理→调拨单列表】中查看刚才审核通过的调拨单。此时为待审批状态。

在ERP中,通过点击【库存→货品调拨→调拨单管理】进入调拨单管理界面,找到ERP生成的调拨单进行审核操作(已勾选自动审核则无需)。

审核完毕之后,通过点击【库存→其他出库→出库开单】进入出库开单界面,选择出库原因为【调拨出库】,通过点击三点选择之前已审核的调拨单,复制预期出库量,点击【提交】按钮。

通过点击【库存→其他出库→出库单管理】进入出库单管理界面,找到刚才提交的调拨出库单,点击【审核】按钮进行审核。

通过点击【库存→入库管理→入库开单】进入入库开单界面。入库原因选择【调拨入库】,通过点击三点选择之前全部出库状态的调拨单,复制预期到货量,点击【提交】按钮。

通过点击【库存→入库管理→入库单管理】进入入库单管理界面,找到刚才提交的调拨入库单,点击【审核】按钮进行审核(如果没勾选自动结算则还需要结算)。

回到门店系统门店前端,通过点击【小房子图标→商品管理→店铺调拨管理】进入调拨单管理界面,点击【确认收货】按钮,即完成要货入库操作。

在门店系统商家后台,通过点击【商品管理→库存管理→调拨单列表】可以查看到已完成的调拨单。


4.4.返货单

流程:A门店开返货单并提交→商家后台审核返货单→ERP中审核出库单→开入库单并审核→流程结束

进入门店系统门店前端,需要通过点击【小房子图标→商品管理→返货开单】进入返货开单界面。

在返货开单界面,点击【选择货品】按钮,进入单品列表,选择要返给总仓的货品,点击【确定】按钮。

商品选完之后,点击【提交返货申请】按钮,进入返货单管理界面。

点击【填写物流】来进行填写物流的操作,再【提交】按钮,则变为待审批状态。

在门店系统商家后台,通过点击【商品管理→库存管理→返货单申请管理】进入到返货单申请列表中,选择总仓,点击【审核通过】按钮,库存则已成功增加。

在ERP系统中,通过点击【库存→其他出库→出库单管理】进入到出库单管理界面,可以看见之前在门店系统中调拨的待审核单据。

通过鼠标移动到单据右键审核或者通过点击【审核】按钮进行审核单据,也可以通过双击的方式进入查看。此时ERP中A门店库存扣减。

通过点击【库存→入库管理→入库开单】进入到入库开单界面。【入库原因】选择调拨入库。再点击原始单旁边的三点进行选择之前已全部出库状态的调拨单,输入入库数量,点击【提交】按钮。

在入库单管理界面可以看见状态为未审核的入库单,通过鼠标移动到单据右键审核或者通过点击【审核】按钮进行审核单据,也可以通过双击的方式进入查看。此时ERP总仓的库存已增加,商家后台总仓库存也已增加。

在调拨单管理界面则可以看见状态为已完成的调拨单。


4.5.调拨单(总仓给门店方向)

流程:A门店开调拨单并提交→商家后台审核返货单→ERP中审核出库单→开入库单并审核→流程结束

进入门店系统门店前端,需要通过点击【小房子图标→商品管理→创建调拨单】进入创建调拨单界面。

调拨类型选择【调入】;源仓库选择【实体仓库】;目标仓库选择【本门店】;通过导入或选择商品将商品添加进界面中,确认无误点击【保存调拨单】(导入则点击导入调拨单)。

ERP中生成待审核调拨单,进行审核操作。

ERP中开调拨出库单。

审核调拨出库单。

等待30分钟,状态回传到POS,在调拨单管理中点击【确认收货】。

Erp自动生成调拨入库单并且审核、结算。调拨单变为已完成状态,流程结束。


4.6.调拨单(商家后台创建)

流程与5.5基本一致,除了创建调拨单时由商家后台创建。